Welkom in de chaos: inzichten en tips uit een gesprek met een bevlogen gemeentesecretaris

‘De essentie van het werk is om effectief te blijven in onzekere tijden.’

De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar bij een gemeente en heeft in principe twee hoofdtaken: secretaris van het college van burgemeester en wethouders en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris beweegt zich in een omgeving waarin vrijwel alle domeinen in transitie zijn, waardoor hij of zij voor de uitvoering van steeds meer taken ambtelijk verantwoordelijk is en de politiek-bestuurlijk gevoeligheid van de rol toeneemt. Het is ook een kwetsbare rol: als gemeentesecretaris werk je in een zeer complexe en chaotische omgeving en heb je met veel verantwoordelijkheden en onzekerheden te maken.(1)

Hoe kan je in dergelijke omgevingen stand houden, waarde toevoegen en blijven groeien? Wat kunnen we leren van iemand die zich in zo’n rol bevindt? In deze blog enkele inzichten en tips voor mensen in secretarisrollen, uit een boeiende ontmoeting met Jan van Ginkel, voormalig gemeentesecretaris bij diverse gemeenten en co-auteur van het boek Werken aan de Wakkere Stad.

De veranderende omgeving van de gemeente
Gemeenten zijn volgens Van Ginkel geneigd om nog steeds van binnenuit naar de maatschappij te kijken en van daaruit een beeld te vormen van wat die maatschappij nodig heeft, wat goed is voor de inwoner. Het gevolg is dat de overheid met ‘oplossingen’ komt voor problemen die niet worden ervaren en onvoldoende faciliteert van waar wél behoefte aan is. De inwoners van de gemeente, buiten de muren van het gemeentehuis, voelen zich vervolgens niet begrepen en houden de overheid steeds meer op afstand. Zo ontstaat er als het ware een parallelle maatschappij waarin zij hun zaken regelen met zo min mogelijk ‘bemoeienis’ van de gemeente.

Om gemeente en maatschappij weer te verbinden pleit Van Ginkel hartstochtelijk voor een lerende overheid die de veranderende samenleving radicaal centraal zet: om je als gemeente te verhouden tot dominante ontwikkelingen in de samenleving moet het verandervermogen omhoog. Dat vraagt een radicale omslag van de gemeente én van de rol van de gemeentesecretaris.

De secretaris als maatschappelijk verbinder
Er is een belangrijke derde hoofdtaak voor de gemeentesecretaris ontstaan: die van maatschappelijk verbinder. Dit is een significante ontwikkeling: als maatschappelijk verbinder zet de gemeentesecretaris zich ervoor in om de overheid aangehaakt te houden bij de maatschappij en kan zich niet meer beperken tot de interne processen en informatiestromen op het gemeentehuis. Het betekent dat je de samenleving moet kennen, ermee in verbinding moet staan en deze wil faciliteren. Om dat goed te kunnen doen is het zaak dat je continu naar buiten gaat en het contact opzoekt met inwoners van de gemeente. Het gemeentehuis uit dus.

Welkom in de chaos vogel

Afbeelding Cornelie Gogelein (copyright De Secretarisvogel)

Welkom in de chaos: 5 tips voor de secretaris
Voor iedere gemeentesecretaris is de chaotische omgeving een gegeven. Van Ginkel ziet het als een welkome en waardevolle bron voor reflectie, zelfonderzoek en ontwikkeling.

Hieronder enkele tips om de omgeving te benutten om vanuit jouw secretarisrol waarde toe te voegen en je verder in de rol te ontwikkelen.

Kijk naar wat er gaande is
Wanneer zich iets voordoet, vraag dan niet ‘wat is er aan de hand’ maar ‘wat is er gaande’.  De vraag ‘wat is er aan de hand’ is statisch en leidt tot eenmalige, losse acties. Wanneer je vraagt wat is er gaande?, dan beschouw je het grotere geheel, kun je verbanden en patronen ontdekken en zo nodig interventies plegen die bijdragen aan een fundamentele oplossing.

Beweeg mee met wat zich aandient
De toekomst dient zich vanzelf aan. Je hoeft (kunt!) deze niet regisseren. Wat gehoord wil worden komt op je af: ‘De samenleving klopt vanzelf aan.’ Door mee te gaan met wat zich aandient sluit je beter aan op wat nodig is. Als je zo kunt kijken en aansluit op wat de maatschappij zelf aangeeft nodig te hebben (waarin het gefaciliteerd wil worden om vooruit te komen), dan kun je versnellen.

Maak wat je ziet bespreekbaar
De beste interventie die je kunt doen om een thema te adresseren is een goede vraag stellen. Intervenieer wanneer je bijvoorbeeld ziet dat gebeurtenissen los van hun context worden beschouwd of wat zich aandient niet wordt opgepakt. Benoem wat je ziet gebeuren, breng het onder de aandacht, stel vragen.

Ken je verlangen
Wat drijft je? Waar werk je naartoe? Wat wil je zo graag bereiken, dat je je er steeds opnieuw voor in zult zetten, zelfs als je weet dat je het nooit kunt bereiken? Als je je verlangen kent, reflecteert op wat er gaande is en herkent en werkt met wat zich aandient, dan kan je ieder dossier, iedere handeling, benutten om dichterbij dat verlangen te komen. Als je je werk zo beschouwt, dan ervaar je geen werkdruk, maar alleen maar kansen om jezelf en de omgeving waarvoor je je inzet laten groeien.

Doe wat goed en nodig is
Kies er steeds voor om de maatschappij radicaal voorop te stellen. Doe dat door naar buiten te gaan, want vanachter je bureau kan je niet echt weten wat er buiten speelt, in verbinding met anderen en (zo mogelijk) binnen de regels. Maak wat je ziet bespreekbaar, ook als dat zal stuiten op weerstand en/of mensen je niet (direct) zullen begrijpen. ‘Doe het toch. Doe wat goed en nodig is.’

Van Ginkel in Wonderland

De Dag voor de Secretaris heeft dit jaar als thema ‘Secretaris in Wonderland’, geïnspireerd op het boek ‘Alice in Wonderland’. Het boek kan worden beschouwd als een verhaal over hoe je je met verwondering door je omgeving kunt bewegen en hoe je daarin continu verandert.

Dit jaar geeft Jan van Ginkel invulling aan een deel van het programma van de dag. Net als de karakters in ‘Wonderland’ beschouwt Van Ginkel chaos, onzekerheid en gekte van onze omgeving als een gegeven, als iets waar we allemaal onderdeel van uitmaken en waarin we continu kansen tegenkomen om te kunnen groeien en dichter bij ons verlangen te komen. Tijdens de Dag voor de Secretaris zal hij ons meenemen naar het wonderland van de gemeentesecretaris. Zijn bevlogen verhaal inspireert om te reflecteren op de eigen wonderlijke omgeving, de rol die je daarin kunt vervullen en geeft concrete handvatten om je hierin te ondersteunen.

Meer weten? Klik hier voor meer info over de Dag voor de Secretaris 2017

Om op te broeden

  • Welke dominante trends zie jij in de omgeving van jouw organisatie?
  • Hoe verhoudt jouw organisatie zich tot deze trends?
  • Wat is er gaande in jouw organisatie? (Hoe) maak je dit bespreekbaar?
  • Wat is jouw verlangen?

Op de hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

 

(1) Binnenlands Bestuur berichtte in 2015 nog dat gemiddeld 1 op de 4 gemeentesecretarissen gedwongen voortijdig moest vertrekken. Dit lijkt, kort samengevat, te maken te hebben met het minder snel nemen van hun politieke verantwoordelijkheid door bestuurders, een toename van incidentenpolitiek en het ontstaan van een afrekencultuur.  http://www.binnenlandsbestuur.nl/ambtenaar-en-carriere/nieuws/gemeentesecretaris-steeds-vaker-de-sigaar.9468841.lynkx

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s