Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel  of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Format voorbeeld werkdoc ZBGC

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

  • Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
  • Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
  • Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
  • Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek.  Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.

Welkom in de chaos: inzichten en tips uit een gesprek met een bevlogen gemeentesecretaris

‘De essentie van het werk is om effectief te blijven in onzekere tijden.’

De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar bij een gemeente en heeft in principe twee hoofdtaken: secretaris van het college van burgemeester en wethouders en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris beweegt zich in een omgeving waarin vrijwel alle domeinen in transitie zijn, waardoor hij of zij voor de uitvoering van steeds meer taken ambtelijk verantwoordelijk is en de politiek-bestuurlijk gevoeligheid van de rol toeneemt. Het is ook een kwetsbare rol: als gemeentesecretaris werk je in een zeer complexe en chaotische omgeving en heb je met veel verantwoordelijkheden en onzekerheden te maken.(1)

Hoe kan je in dergelijke omgevingen stand houden, waarde toevoegen en blijven groeien? Wat kunnen we leren van iemand die zich in zo’n rol bevindt? In deze blog enkele inzichten en tips voor mensen in secretarisrollen, uit een boeiende ontmoeting met Jan van Ginkel, voormalig gemeentesecretaris bij diverse gemeenten en co-auteur van het boek Werken aan de Wakkere Stad.

De veranderende omgeving van de gemeente
Gemeenten zijn volgens Van Ginkel geneigd om nog steeds van binnenuit naar de maatschappij te kijken en van daaruit een beeld te vormen van wat die maatschappij nodig heeft, wat goed is voor de inwoner. Het gevolg is dat de overheid met ‘oplossingen’ komt voor problemen die niet worden ervaren en onvoldoende faciliteert van waar wél behoefte aan is. De inwoners van de gemeente, buiten de muren van het gemeentehuis, voelen zich vervolgens niet begrepen en houden de overheid steeds meer op afstand. Zo ontstaat er als het ware een parallelle maatschappij waarin zij hun zaken regelen met zo min mogelijk ‘bemoeienis’ van de gemeente.

Om gemeente en maatschappij weer te verbinden pleit Van Ginkel hartstochtelijk voor een lerende overheid die de veranderende samenleving radicaal centraal zet: om je als gemeente te verhouden tot dominante ontwikkelingen in de samenleving moet het verandervermogen omhoog. Dat vraagt een radicale omslag van de gemeente én van de rol van de gemeentesecretaris.

De secretaris als maatschappelijk verbinder
Er is een belangrijke derde hoofdtaak voor de gemeentesecretaris ontstaan: die van maatschappelijk verbinder. Dit is een significante ontwikkeling: als maatschappelijk verbinder zet de gemeentesecretaris zich ervoor in om de overheid aangehaakt te houden bij de maatschappij en kan zich niet meer beperken tot de interne processen en informatiestromen op het gemeentehuis. Het betekent dat je de samenleving moet kennen, ermee in verbinding moet staan en deze wil faciliteren. Om dat goed te kunnen doen is het zaak dat je continu naar buiten gaat en het contact opzoekt met inwoners van de gemeente. Het gemeentehuis uit dus.

Welkom in de chaos vogel

Afbeelding Cornelie Gogelein (copyright De Secretarisvogel)

Welkom in de chaos: 5 tips voor de secretaris
Voor iedere gemeentesecretaris is de chaotische omgeving een gegeven. Van Ginkel ziet het als een welkome en waardevolle bron voor reflectie, zelfonderzoek en ontwikkeling.

Hieronder enkele tips om de omgeving te benutten om vanuit jouw secretarisrol waarde toe te voegen en je verder in de rol te ontwikkelen.

Kijk naar wat er gaande is
Wanneer zich iets voordoet, vraag dan niet ‘wat is er aan de hand’ maar ‘wat is er gaande’.  De vraag ‘wat is er aan de hand’ is statisch en leidt tot eenmalige, losse acties. Wanneer je vraagt wat is er gaande?, dan beschouw je het grotere geheel, kun je verbanden en patronen ontdekken en zo nodig interventies plegen die bijdragen aan een fundamentele oplossing.

Beweeg mee met wat zich aandient
De toekomst dient zich vanzelf aan. Je hoeft (kunt!) deze niet regisseren. Wat gehoord wil worden komt op je af: ‘De samenleving klopt vanzelf aan.’ Door mee te gaan met wat zich aandient sluit je beter aan op wat nodig is. Als je zo kunt kijken en aansluit op wat de maatschappij zelf aangeeft nodig te hebben (waarin het gefaciliteerd wil worden om vooruit te komen), dan kun je versnellen.

Maak wat je ziet bespreekbaar
De beste interventie die je kunt doen om een thema te adresseren is een goede vraag stellen. Intervenieer wanneer je bijvoorbeeld ziet dat gebeurtenissen los van hun context worden beschouwd of wat zich aandient niet wordt opgepakt. Benoem wat je ziet gebeuren, breng het onder de aandacht, stel vragen.

Ken je verlangen
Wat drijft je? Waar werk je naartoe? Wat wil je zo graag bereiken, dat je je er steeds opnieuw voor in zult zetten, zelfs als je weet dat je het nooit kunt bereiken? Als je je verlangen kent, reflecteert op wat er gaande is en herkent en werkt met wat zich aandient, dan kan je ieder dossier, iedere handeling, benutten om dichterbij dat verlangen te komen. Als je je werk zo beschouwt, dan ervaar je geen werkdruk, maar alleen maar kansen om jezelf en de omgeving waarvoor je je inzet laten groeien.

Doe wat goed en nodig is
Kies er steeds voor om de maatschappij radicaal voorop te stellen. Doe dat door naar buiten te gaan, want vanachter je bureau kan je niet echt weten wat er buiten speelt, in verbinding met anderen en (zo mogelijk) binnen de regels. Maak wat je ziet bespreekbaar, ook als dat zal stuiten op weerstand en/of mensen je niet (direct) zullen begrijpen. ‘Doe het toch. Doe wat goed en nodig is.’

Van Ginkel in Wonderland

De Dag voor de Secretaris heeft dit jaar als thema ‘Secretaris in Wonderland’, geïnspireerd op het boek ‘Alice in Wonderland’. Het boek kan worden beschouwd als een verhaal over hoe je je met verwondering door je omgeving kunt bewegen en hoe je daarin continu verandert.

Dit jaar geeft Jan van Ginkel invulling aan een deel van het programma van de dag. Net als de karakters in ‘Wonderland’ beschouwt Van Ginkel chaos, onzekerheid en gekte van onze omgeving als een gegeven, als iets waar we allemaal onderdeel van uitmaken en waarin we continu kansen tegenkomen om te kunnen groeien en dichter bij ons verlangen te komen. Tijdens de Dag voor de Secretaris zal hij ons meenemen naar het wonderland van de gemeentesecretaris. Zijn bevlogen verhaal inspireert om te reflecteren op de eigen wonderlijke omgeving, de rol die je daarin kunt vervullen en geeft concrete handvatten om je hierin te ondersteunen.

Meer weten? Klik hier voor meer info over de Dag voor de Secretaris 2017

Om op te broeden

  • Welke dominante trends zie jij in de omgeving van jouw organisatie?
  • Hoe verhoudt jouw organisatie zich tot deze trends?
  • Wat is er gaande in jouw organisatie? (Hoe) maak je dit bespreekbaar?
  • Wat is jouw verlangen?

Op de hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

 

(1) Binnenlands Bestuur berichtte in 2015 nog dat gemiddeld 1 op de 4 gemeentesecretarissen gedwongen voortijdig moest vertrekken. Dit lijkt, kort samengevat, te maken te hebben met het minder snel nemen van hun politieke verantwoordelijkheid door bestuurders, een toename van incidentenpolitiek en het ontstaan van een afrekencultuur.  http://www.binnenlandsbestuur.nl/ambtenaar-en-carriere/nieuws/gemeentesecretaris-steeds-vaker-de-sigaar.9468841.lynkx