De Eeuwige Secretaris – gastblog

29 januari 201827 maart 2018 / secretarisvogel / Een reactie plaatsen

Onlangs sprak ik een auteur van een nieuw boek over Noord-Korea. Zij vertelde mij dat ze daar ook een secretaris hebben. Leek mij interessant om daar een gastblog over te lezen! En zo geschiedde… Veel leesplezier met deze gastblog van Birgit Gruisen, coauteur van het vorig jaar verschenen boek ‘Noord-Korea unframed: observaties en achtergronden’. Onderaan de blog vind je zoals gebruikelijk enkele vragen om op te broeden én meer info over het boek.

De Eeuwige Secretaris

Door: Birgit Gruisen

‘Ik weet niets van secretarissen, ik geef het onmiddellijk toe. Het woord ‘secretaris’ klinkt streng, vind ik. Dat komt misschien door mijn ervaringen als jonge ambtenaar op het ministerie van Economische Zaken onder Frans Rutte. Deze hoogste EZ-ambtenaar was ooit berucht om zijn vlijmscherpe Nieuwjaarsartikelen in het economenblaadje ESB. Minder bekend was zijn harde aanpak van jonge academici die hun eerste carrièrestappen zetten bij EZ. Maar ja, een secretaris-generaal is geen secretaris.

Ik dacht de functie van secretaris wel eens vaker te zijn tegengekomen bij beschrijvingen van de organisatiestructuur van communistische partijen in dito landen. De Sovjet-Unie schijnt lange tijd als voorbeeld te hebben gediend van hoe je zoiets moet aanpakken.

Bij het teruglezen van deze lectuur las ik dat de leiding van het partijapparaat inderdaad in handen is van Het Secretariaat. Maar de baas ervan heet niet ‘secretaris’, maar (ook hier weer) ‘secretaris-generaal’. Negen van de tien keer is deze SG ook baas der bazen: als baas van de Communistische Partij is hij lid van het Politbureau en de facto leider van het land.

Behalve het partijapparaat is ook het staatsapparaat van een communistische dictatuur onbekend met de functieaanduiding ’secretaris’. Er is geen secretaris te bekennen in de centrale comités of in Politbureau, Partijdag of Presidium. Dat valt bij nader inzien dus vies tegen.

Er is echter één lichtpuntje: Noord-Korea. In de Hermit Kingdom is alles nét een slag anders geregeld dan in collega-dictaturen. De Partij in Noord-Korea volgt weliswaar de organisatiestructuur van het Sovjet-voorbeeld, maar heeft niet het adjectief ‘communistisch’ (zoals in Sovjet-Unie, Tsjechoslowakije, Roemenië en China) of ‘socialistisch’ (zoals in DDR). Ze heet simpelweg De Partij van de Arbeid van Korea.

De PvdAK staat niet naast het staatsapparaat, de PvdAK ís de staat. Ze doordringt en controleert alle andere staatsorganen en instituties, inclusief het leger. Tegelijkertijd is De Partij de hoeder van de ideologie. Geen communisme-leninisme, socialisme of marxisme in Noord-Korea, maar een door de Vader des Vaderlands zelf ontwikkelde ideologie: Juche. En hier wordt het interessant. Een belangrijk onderdeel van de Juche-leer is de persoonscultus rondom de leiders. De persoonsverheerlijking gaat zó ver dat Kim Il Sung, zoon Kim Jong Il en kleinzoon Kim Jong Un als goden worden vereerd. En niemand staat boven God. Zo ontstond een praktisch dingetje toen aan Kim Il Sung als Vader des Vaderlands al de eretitels Grote Leider en Eeuwige President waren toebedeeld. Hoe moest dat nu met een passende eretitel voor de in 2011 overleden Kim Jong Il en zijn zoon en opvolger Kim Jong Un? Wellicht is aan dit probleem een kleine brainstormsessie gewijd. Want hergebruik van eretitels is uitgesloten en de ene God kan niet boven de andere staan. Bovendien moest men op zoek naar een functieaanduiding die eveneens grootsheid uitdrukt.

Voor de Noord-Koreanen was het snel zo klaar als een klontje. Als het gaat om gezag en goddelijke uitstraling dan doet een secretaris niet onder voor een president. En zo geschiedde dat op het Partijcongres in april 2012 de oplossing werd gepresenteerd: Kim Jong Il kreeg als aanspreektitel Geliefde Generaal en werd postuum benoemd tot Eeuwige Secretaris. En voor de kersverse leider Kim Jong Un werd een nieuwe functie bedacht; die van Eerste Secretaris (van de Partij).

In Nederland kan een beetje secretaris nu denken: “Ik ben eigenlijk een god, al is het maar in het diepst van mijn gedachten”*.’

*Vrij naar het gedicht van Willem Kloos uit 1894

De Eeuwige Secretaris

Om op te broeden

Volgens de auteur is een secretaris-generaal geen secretaris. Wat vind jij? Wat kenmerkt ‘een secretaris’ volgens jou? (In hoeverre) verschilt dit van wat een secretaris-generaal doet?
Bij het zoeken naar afbeeldingen viel het mij op dat de Eeuwige Secretaris in ieder geval in beeld veel prominenter en imposanter aanwezig lijkt dan de Eerste Secretaris (de huidige Kim Jong Un). Hoe zou het voor de laatste zijn, om zo’n voorganger te hebben? Dat roept de volgende vraag op om op te broeden: (Hoe) wordt of werd jouw rol(invulling) beïnvloed door jouw voorganger? Hoe ging of ga je daarmee om?
Wat zijn jouw diepste – al dan niet goddelijke – gedachten over jouw rol en invloed?

Meer weten? Boek bestellen?

Ga voor meer informatie naar www.noordkoreaunframed.nl. Bestellen van het boek is mogelijk via deze website en via de boekhandel.

Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

29 mei 201727 maart 2018 / secretarisvogel / Een reactie plaatsen

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek. Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.

Hoeden en petten (ook damescorsetten) in de secretarisrol

30 augustus 2016 / secretarisvogel / Een reactie plaatsen

Wanneer heb je welke pet(ten) op? En zet je die zelf op, of doen anderen dat voor je? Hoe beter je weet welke petten jij in je collectie hebt en wanneer je welke opzet, hoe effectiever je kunt handelen. Aan het einde van deze blog een paar vragen en tips om je te helpen aan inzicht in jouw verzameling.

Hoeden en petten
Mensen in secretarisrollen hebben doorgaans een brede en complexe verzameling petten. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuner, adviseur, spin in het web, procesbegeleider, verslaglegger, sparringpartner, manager, vragensteller, schrijver, coördinator, jurist, verbinder, expert, mediator, spiegel, bewaker, leidinggevende, geweten, projectleider, smeerolie, beleidsdeskundige, politicus, strateeg, geweten, luisterend oor, filosoof, jurist, observator, et cetera.

(ook damescorsetten)
Als je niet helder hebt welke petten wel en niet in jouw collectie horen, dan is het goed denkbaar dat je ook van alles oppakt dat eigenlijk niet bij jou thuishoort. Zo loop je voor je het weet ongewenst (en onbewust) rond met het ‘afvoerpetje’, dat waarschijnlijk steeds strakker en ongemakkelijker gaat zitten. Of er wordt een omvangrijke opgave bij jou neergelegd, zoals het doorvoeren van een ingrijpende organisatieverandering of het effectief implementeren van nieuwe wet- en regelgeving. Dit soort grote, organisatiebrede opgaven komen soms bijna als vanzelfsprekend bij de secretaris terecht, die dan bijvoorbeeld de projectleiderspet opkrijgt. Maar het is de vraag of het altijd in het belang van de organisatie is en werkelijk past bij de betreffende secretarisrol om deze specifieke pet erbij te krijgen.

Jongleren en reflecteren: oefening baart kunst
Omgaan met de verschillende petten kan een intensieve (dagelijkse) uitdaging zijn, waar de één meer plezier aan beleeft dan de ander. Het kan een groot verschil maken of je bij het schrijven een meerjarenplan bijvoorbeeld alleen de pet opzet van de schrijver, of ook die van sparringpartner, adviseur, inhoudelijk expert en bewaker van de organisatievisie. En hoe stevig je deze petten opzet. Dat is niet alleen van invloed op het stuk zelf, maar ook op het proces en, daarmee, op de organisatie.

Door regelmatig te reflecteren op jouw collectie petten en hoe je deze inzet, word je steeds bewuster worden van de voor- en nadelen van iedere pet, welke goed zitten en welke nog wat aandacht nodig hebben, leer je sneller afwisselen en combineren en zal je jouw collectie kunnen uitbreiden en verfijnen. Zo ontwikkel je je als een soort jongleur tot een rolbewuste secretaris.

Vragen

In deze blog worden enkele petten genoemd. Welke petten herken je? Welke zou jij, kijkend naar jouw rol, daaraan toevoegen?
Probeer eens een werkdag bewust stil te staan bij de petten die je opzet tijdens je werk, bijvoorbeeld tijdens een overleg. Welke petten kom je tegen?
Welke petten zitten comfortabel, welke vind je lastiger? Waarom?
Zet je petten bewust op, of ‘overkomen’ ze je?
Kan je je een situatie herinneren waarin je met tegenstrijdige petten opzat? Hoe ben je daarmee omgegaan?

De Rolbewuste Secretaris: effectief handelen in strategisch complexe rollen

Klik hier om je aan te melden voor een van de laatste plaatsen in de leergang.

brain and heart art balance Op 6 oktober start de leergang De Rolbewuste Secretaris. In deze leergang voor mensen in secretarisrollen verdiep je je in inhoudelijke en persoonlijke vraagstukken in het vak. Centraal staat het effectief handelen vanuit de thema’s visie en focus, positionering en zichtbaarheid, macht en politiek handelen en veranderdynamiek. De leergang wordt gegeven door Fons Groen (Movinex) en Laura Bos (De Secretarisvogel).