De Eeuwige Secretaris – gastblog

Onlangs sprak ik een auteur van een nieuw boek over Noord-Korea. Zij vertelde mij dat ze daar ook een secretaris hebben. Leek mij interessant om daar een gastblog over te lezen! En zo geschiedde… Veel leesplezier met deze gastblog van Birgit Gruisen, coauteur van het vorig jaar verschenen boek ‘Noord-Korea unframed: observaties en achtergronden’. Onderaan de blog vind je zoals gebruikelijk enkele vragen om op te broeden én meer info over het boek. 

De Eeuwige Secretaris

Door: Birgit Gruisen

‘Ik weet niets van secretarissen, ik geef het onmiddellijk toe. Het woord ‘secretaris’ klinkt streng, vind ik. Dat komt misschien door mijn ervaringen als jonge ambtenaar op het ministerie van Economische Zaken onder Frans Rutte. Deze hoogste EZ-ambtenaar was ooit berucht om zijn vlijmscherpe Nieuwjaarsartikelen in het economenblaadje ESB. Minder bekend was zijn harde aanpak van jonge academici die hun eerste carrièrestappen zetten bij EZ. Maar ja, een secretaris-generaal is geen secretaris.

Ik dacht de functie van secretaris wel eens vaker te zijn tegengekomen bij beschrijvingen van de organisatiestructuur van communistische partijen in dito landen. De Sovjet-Unie schijnt lange tijd als voorbeeld te hebben gediend van hoe je zoiets moet aanpakken.

Bij het teruglezen van deze lectuur las ik dat de leiding van het partijapparaat inderdaad in handen is van Het Secretariaat. Maar de baas ervan heet niet ‘secretaris’, maar (ook hier weer) ‘secretaris-generaal’. Negen van de tien keer is deze SG ook baas der bazen: als baas van de Communistische Partij is hij lid van het Politbureau en de facto leider van het land.

Behalve het partijapparaat is ook het staatsapparaat van een communistische dictatuur onbekend met de functieaanduiding ’secretaris’. Er is geen secretaris te bekennen in de centrale comités of in Politbureau, Partijdag of Presidium. Dat valt bij nader inzien dus vies tegen.

Er is echter één lichtpuntje: Noord-Korea. In de Hermit Kingdom is alles nét een slag anders geregeld dan in collega-dictaturen. De Partij in Noord-Korea volgt weliswaar de organisatiestructuur van het Sovjet-voorbeeld, maar heeft niet het adjectief ‘communistisch’ (zoals in Sovjet-Unie, Tsjechoslowakije, Roemenië en China) of ‘socialistisch’ (zoals in DDR). Ze heet simpelweg De Partij van de Arbeid van Korea.

De PvdAK staat niet naast het staatsapparaat, de PvdAK ís de staat. Ze doordringt en controleert alle andere staatsorganen en instituties, inclusief het leger. Tegelijkertijd is De Partij de hoeder van de ideologie. Geen communisme-leninisme, socialisme of marxisme in Noord-Korea, maar een door de Vader des Vaderlands zelf ontwikkelde ideologie: Juche. En hier wordt het interessant. Een belangrijk onderdeel van de Juche-leer is de persoonscultus rondom de leiders. De persoonsverheerlijking gaat zó ver dat Kim Il Sung, zoon Kim Jong Il en kleinzoon Kim Jong Un als goden worden vereerd. En niemand staat boven God. Zo ontstond een praktisch dingetje toen aan Kim Il Sung als Vader des Vaderlands al de eretitels Grote Leider en Eeuwige President waren toebedeeld. Hoe moest dat nu met een passende eretitel voor de in 2011 overleden Kim Jong Il en zijn zoon en opvolger Kim Jong Un? Wellicht is aan dit probleem een kleine brainstormsessie gewijd. Want hergebruik van eretitels is uitgesloten en de ene God kan niet boven de andere staan. Bovendien moest men op zoek naar een  functieaanduiding die eveneens grootsheid uitdrukt.

Voor de Noord-Koreanen was het snel zo klaar als een klontje. Als het gaat om gezag en goddelijke uitstraling dan doet een secretaris niet onder voor een president. En zo geschiedde dat op het Partijcongres in april 2012 de oplossing werd gepresenteerd: Kim Jong Il kreeg als aanspreektitel Geliefde Generaal en werd postuum benoemd tot Eeuwige Secretaris. En voor de kersverse leider Kim Jong Un werd een nieuwe functie bedacht; die van Eerste Secretaris (van de Partij).

In Nederland kan een beetje secretaris nu denken: “Ik ben eigenlijk een god, al is het maar in het diepst van mijn gedachten”*.’

*Vrij naar het gedicht van Willem Kloos uit 1894

Kim Jong Il

De Eeuwige Secretaris

Om op te broeden

  • Volgens de auteur is een secretaris-generaal geen secretaris. Wat vind jij? Wat kenmerkt ‘een secretaris’ volgens jou? (In hoeverre) verschilt dit van wat een secretaris-generaal doet? 
  • Bij het zoeken naar afbeeldingen viel het mij op dat de Eeuwige Secretaris in ieder geval in beeld veel prominenter en imposanter aanwezig lijkt dan de Eerste Secretaris (de huidige Kim Jong Un). Hoe zou het voor de laatste zijn, om zo’n voorganger te hebben? Dat roept de volgende vraag op om op te broeden: (Hoe) wordt of werd jouw rol(invulling) beïnvloed door jouw voorganger? Hoe ging of ga je daarmee om?
  • Wat zijn jouw diepste – al dan niet goddelijke – gedachten over jouw rol en invloed?

 

flyer1

Meer weten? Boek bestellen?

Ga voor meer informatie naar www.noordkoreaunframed.nl. Bestellen van het boek is mogelijk via deze website en via de boekhandel.                           

De dienstbare secretaris

Een (door mij) veelgehoord kenmerk van een secretaris is dat deze zich dienstbaar op moet stellen. Ik denk dan om de een of andere reden altijd direct aan een butler. En dan in het bijzonder aan de butler Jeeves uit de hilarische verhalen van P.G. Wodehouse. Wat houdt dat in, ‘diensbaar zijn’? Aan wie ben je precies dienstbaar? Hoever ga je daarin? In deze blog wat vrolijke inspiratie om je eens luchtig te bezinnen op hoe dienstbaar jij je opstelt (en in hoeverre je het daarin met jezelf eens bent).

Op mijn 19e reisde ik naar China, cover thank you jeevesmet tussendoor een korte stop in Hong Kong. Ik zou er kort blijven, maar ontdekte ergens in een boekhandel de boeken van P.G. Wodehouse over de welgestelde, vrolijke en wat naïeve vrijgezel Bertie Wooster en zijn geniale ‘gentleman’s personal gentleman’ Jeeves. De verhalen spelen zich af in de periode 1920-1940. Voor ik het wist bracht ik, gegrepen door de hilarische verhalen, vele dagen lezend door op de kade bij het operagebouw en in de stadsparken van Hong Kong – bijzondere oases van opmerkelijke stilte te midden van de hectiek van de stad. Terwijl ik het ene na het andere boek verslond en tussendoor met allerlei interessante mensen in gesprek raakte, stelde ik mij voor hoe het zou zijn om een ‘Jeeves’ te zijn… Zouden hier mijn ‘roots’ liggen voor mijn ontwikkeling en verdieping in het secretarisvak?

Dienstbaar zijn is. . .

… altijd klaar staan
Jeeves runt niet alleen het huishouden, maar zo’n beetje het hele leven van Bertie Wooster. Hij lijkt altijd aanwezig te zijn. De zeldzame momenten dat Bertie alleen is, bijvoorbeeld op de herenclub, krijgt hij het onmiddellijk voor elkaar om zich in een onmogelijke situatie te manoeuvreren. Jeeves wordt dan voor een voldongen feit gesteld. Met een ‘very good, sir’ beweegt hij mee in een of ander absurd plan, maar neemt alvast voorzorgsmaatregelen om de schade te beperken, die hij al van heinde en verre ziet aankomen.

… uitstekend geïnformeerd zijnjeeves knows everything
Jeeves is bijzonder slim en goed geïnformeerd: hij lijkt alles te weten en is zijn werkgever altijd een stap voor – maar laat dit vaak niet merken. Hij heeft oog voor de grote lijnen, de (betekenis van de) kleinste details en verreikende verbanden tussen oorzaken en gevolgen. Hij luistert en observeert goed en heeft toegang tot een uitstekend netwerk van ‘gentleman’s gentlemen’. Hierdoor is hij altijd op de hoogte van wat er allemaal speelt in de wereld van de welgestelden en kan hier gebruik van maken om zijn gentleman te ondersteunen, zonder bronnen en geheimen te hoeven onthullen.

… je werkgever altijd een stap voor zijn
Achter de schermen leidt Jeeves alles in goede banen – als lezer of kijker zie je wat hij op de achtergrond allemaal doet om Wooster te behoeden voor naderend onheil en om hem uit benarde situaties te redden, zoals een aanstaande verloving, een opdracht van een tante om een schilderij te stelen, of het geven van een speech. Jeeves is zijn werkgever altijd een stap voor: voor Wooster zelf concludeert dat een reis naar elders noodzakelijk is om naderend onheil af te wenden, blijken de tickets al geboekt en de koffers gepakt.

… optreden als geweten en altijd beleefd blijven
Jeeves attendeert Wooster erop wanneer hij over de kidnappingschreef dreigt te gaan en distantieert zich van plannen als het kidnappen van een kind, om een ruziënd stel weer bij elkaar te brengen. Verder treedt Jeeves op als ‘ons’ geweten met de nodige kritische kanttekeningen bij bijvoorbeeld een orkest van ‘black faces’. Een groep onnozele welgestelden smeren in deze aflevering hun gezicht in met schoensmeer om zo als ‘minstrels’ op te treden.

… de rots in de branding zijn
Ongeacht de omstandigheden: Jeeves blijft altijd kalm en pragmatisch. Wanneer Wooster achterna wordt gezeten door een woeste kennis, Sir Roderick Spode, staat Jeeves de situatie rustig te bekijken. In het voorbijgaan stopt hij Wooster een briefje toe met een effectieve tip om zijn achtervolger tot stilstand te brengen.

… voor lief nemen dat wat je allemaal doet niet altijd zichtbaar is
In een van de verhalen moet Wooster zich voordoen als een communist. Hij kan hij zich niet door Jeeves laten bedienen en moet alles zelf doen. Op dat moment wordt zichtbaar hoe afhankelijk hij is van Jeeves – hij heeft bijvoorbeeld geen idee hoe hij thee moet zetten. De afhankelijkheid wordt nog duidelijker in een aflevering waarin Jeeves en Wooster besluiten dat ze ieder hun eigen weg moeten gaan omdat Bertie zijn nieuwe hobby niet op wil geven – het bespelen van een schuiftrompet. De nieuwe butler is het tegenovergestelde van Jeeves en brengt Wooster in allerlei problemen. Eindigend in een afgebrand huis.

…loyaal zijn en doen wat je werkgever vraagt. Tot op zekere hoogte.
straw hatJeeves schroomt er niet voor om min of meer subtiel zijn mening te geven, maar legt zich er bij neer als Wooster een andere keuze maakt. Zo schrijft hij een kinderboek over vogels om Wooster uit een penibele situatie te halen (een lang verhaal – het beste is om de serie te bekijken als je wilt weten hoe dit zit). Maar er is een grens – deze ligt bij Jeeves bij zaken die in zijn ogen negatief op hem als professionele gentleman’s gentleman af kunnen stralen. Naast de eerdergenoemde kidnapping maakt Jeeves zich vooral druk wanneer Wooster een strohoed wil dragen in de stad of een snor laat groeien.

Om op te broeden

  • In hoeverre wil jij een ‘Jeeves’ zijn?
  • Wat betekent dienstbaar zijn voor jou? Waar ligt voor jou de grens in dienstbaarheid?
  • Wat zou je anders kunnen/willen doen?

BBC-Serie
De boeken van P.G. Wodehouse over Wooster en Jeeves zijn geweldig om te lezen, maar de vertaling naar de serie van de BBC is ook een aanrader. Hugh Laurie (als Bertie Wooster) en Stephen Fry (als Jeeves) spelen daarin de hoofdrollen – een betere casting kan ik mij niet voorstellen. Zelden heb ik de verfilming van een boek gezien dat het boek evenaart of zelfs overtreft, maar dat is hier wat mij betreft absoluut gelukt. Daarnaast is er veel oog voor detail waardoor je een mooi beeld krijgt van het leven van welgestelden in de periode 1920-1940.

De serie is te bekijken op YouTube door hier te klikken of de volgende link te gebruiken: https://www.youtube.com/playlist?list=PLI79LrGavcf3gZHX5Ggi1qjrKC-ndRMz7

 

In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Gatekeeper ‘Light’? – De veranderende rol van de Chief of Staff in het Witte Huis

Een belangrijke aspect van de functie van Chief of Staff van het Witte Huis is de rol als ‘gatekeeper’. Wat houdt dit in, hoe zal de nieuwe Chief of Staff Kelly hier invulling aan geven en wat kunnen we daarvan leren?

De gebeurtenissen in het Witte Huis zijn een sprekend voorbeeld van de invloed van verhalen en hoe deze bij kunnen dragen aan een steeds complexer wordende omgeving. Hoe houd je als secretaris stand in zo’n omgeving met een – zacht gezegd – wispelturige baas, die deze omgeving zelf heeft gecreëerd en er baat bij lijkt te hebben om deze in stand te houden? Chief of Staff Kelly staat voor de enorme uitdaging om het kaf van het koren te scheiden en de president in het gareel te houden zonder hierbij beschadigd te raken.

Hoofdtaken Chief of Staff
De Chief of Staff in het Witte Huis dient de president en moet zorgen voor een soepele gang van zaken in het Witte Huis. Het takenpakket heeft op hoofdlijnen altijd bestaan uit dezelfde hoofdtaken: je bent adviseur en ‘gatekeeper’ van de president – degene waar alle informatie voor de president eerst langsgaat en eerste aanspreekpunt voor iedereen die contact met de president wil – en leidinggevende van de organisatie. Als Chief of Staff ben je de spin in het web van mensen, informatie, instanties,  processen, verhalen, etc. en het is de kunst om een balans te vinden in de uitvoering van de verschillende verantwoordelijkheden.

‘Ultimate Gatekeeper’
Om de rol goed in te kunnen vullen is het volgens voormalige Chief of Staff Baker cruciaal om als ‘ultimate gatekeeper’ te functioneren. Het is bepalend voor jouw positie en invloed in het Witte Huis dat alle lijnen naar de president langs jou lopen. En dat mensen zich houden aan wat jij beslist. Voorlaatste Chief of Staff Reince Priebus was duidelijk niet opgewassen tegen de ontstane dynamiek om dit aspect van de rol goed in te kunnen vullen. De hele situatie deed mij denken aan een scene uit Monty Python’s The Holy Grail, waar de Black Knight een brug bewaakt (‘None shall pass!’) en tot aan zijn laatste afgehakte arm volhoudt dat er niets aan de hand is. De vijandige, onzekere en chaotische omgeving die is ontstaan onderstreept het gebrek aan invloed van Priebus nog maar eens – hij werd zelf onderdeel van roddels en geruchten, raakte verstrikt in het web en verloor zijn positie. Van een excellente Chief of Staff van het Witte Huis kan worden verwacht dat hij/zij dit in de kiem weet te smoren.

‘Gatekeeper light
Het is natuurlijk de vraag of íemand in het Witte Huis van Trump opgewassen is tegen de gecreëerde dynamiek en de rol als ‘ultimate gatekeeper’ goed kan invullen. Het is ook de vraag of Kelly werkelijk is aangesteld om de interne situatie op het Witte Huis op orde te krijgen, of dat hij in de eerste plaats is aangesteld wegens de opgelopen spanningen met landen als Noord-Korea – ik kan het mij voorstellen dat de president graag een generaal in de buurt heeft. De nadruk van Chief of Staff Kelly zal dan liggen op een rol als (militair) strategisch adviseur. In het verlengde daarvan is het op orde brengen van de interne organisatie noodzakelijk.

De rol als gatekeeper hierin is cruciaal. Kelly kan ervoor kiezen om erop te staan dat alles en iedereen eerst bij hem langskomt. Dit brengt echter een enorm afbreukrisico met zich mee: zijn positie wordt onmiddellijk ondermijnd zodra iemand (de president?) zich hier niet aan houdt. Een alternatief wellicht is dat hij de rol ‘lichter’ invult. Bijvoorbeeld door op bepaalde personen of informatiestromen minder strikt te zijn. Een soort gatekeeper light. De tijd zal het leren, maar de eerste signalen zijn daar: terwijl ik dit schrijf hoor ik in een interview op MSNBC dat Invanka Trump heeft getwitterd dat zij er naar uitkeek om ‘alongside’ Kelly te gaan werken en zich, met andere woorden, dus niet bij hem hoeft te melden… (1)

Om op te broeden

  • In hoeverre fungeer jij als gatekeeper? Wat houdt dit voor jou in?
  • Welke lijnen lopen (niet) via jou? Zijn dat bewuste keuzes?
  • Hoe zorg je ervoor dat je het kaf van het koren in de informatiestromen kan scheiden?

Op 17 november verdiepen we ons op de Dag voor de Secretaris 2017 in verhalen en de complexe omgeving. Klik hier voor meer informatie en om je aan te melden.

Bronnen:

(1) Bron: ‘Donald Trum Lashes Out at Military Advisers, 3 augustus 2017 – https://youtu.be/7qsJDkGDpHo, 7.20)

De Secretarisvogel heeft op YouTube de playlist ‘Chief of Staff WH’ aangemaakt. Hier zijn div. interviews en gesprekken terug te vinden waarin het functioneren en/of de functie van de Chief of Staff van het Witte Huis aan de orde komt. Klik hier om naar de lijst te gaan.

Op hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

 

Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel  of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Format voorbeeld werkdoc ZBGC

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

  • Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
  • Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
  • Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
  • Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek.  Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.

Welkom in de chaos: inzichten en tips uit een gesprek met een bevlogen gemeentesecretaris

‘De essentie van het werk is om effectief te blijven in onzekere tijden.’

De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar bij een gemeente en heeft in principe twee hoofdtaken: secretaris van het college van burgemeester en wethouders en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris beweegt zich in een omgeving waarin vrijwel alle domeinen in transitie zijn, waardoor hij of zij voor de uitvoering van steeds meer taken ambtelijk verantwoordelijk is en de politiek-bestuurlijk gevoeligheid van de rol toeneemt. Het is ook een kwetsbare rol: als gemeentesecretaris werk je in een zeer complexe en chaotische omgeving en heb je met veel verantwoordelijkheden en onzekerheden te maken.(1)

Hoe kan je in dergelijke omgevingen stand houden, waarde toevoegen en blijven groeien? Wat kunnen we leren van iemand die zich in zo’n rol bevindt? In deze blog enkele inzichten en tips voor mensen in secretarisrollen, uit een boeiende ontmoeting met Jan van Ginkel, voormalig gemeentesecretaris bij diverse gemeenten en co-auteur van het boek Werken aan de Wakkere Stad.

De veranderende omgeving van de gemeente
Gemeenten zijn volgens Van Ginkel geneigd om nog steeds van binnenuit naar de maatschappij te kijken en van daaruit een beeld te vormen van wat die maatschappij nodig heeft, wat goed is voor de inwoner. Het gevolg is dat de overheid met ‘oplossingen’ komt voor problemen die niet worden ervaren en onvoldoende faciliteert van waar wél behoefte aan is. De inwoners van de gemeente, buiten de muren van het gemeentehuis, voelen zich vervolgens niet begrepen en houden de overheid steeds meer op afstand. Zo ontstaat er als het ware een parallelle maatschappij waarin zij hun zaken regelen met zo min mogelijk ‘bemoeienis’ van de gemeente.

Om gemeente en maatschappij weer te verbinden pleit Van Ginkel hartstochtelijk voor een lerende overheid die de veranderende samenleving radicaal centraal zet: om je als gemeente te verhouden tot dominante ontwikkelingen in de samenleving moet het verandervermogen omhoog. Dat vraagt een radicale omslag van de gemeente én van de rol van de gemeentesecretaris.

De secretaris als maatschappelijk verbinder
Er is een belangrijke derde hoofdtaak voor de gemeentesecretaris ontstaan: die van maatschappelijk verbinder. Dit is een significante ontwikkeling: als maatschappelijk verbinder zet de gemeentesecretaris zich ervoor in om de overheid aangehaakt te houden bij de maatschappij en kan zich niet meer beperken tot de interne processen en informatiestromen op het gemeentehuis. Het betekent dat je de samenleving moet kennen, ermee in verbinding moet staan en deze wil faciliteren. Om dat goed te kunnen doen is het zaak dat je continu naar buiten gaat en het contact opzoekt met inwoners van de gemeente. Het gemeentehuis uit dus.

Welkom in de chaos vogel

Afbeelding Cornelie Gogelein (copyright De Secretarisvogel)

Welkom in de chaos: 5 tips voor de secretaris
Voor iedere gemeentesecretaris is de chaotische omgeving een gegeven. Van Ginkel ziet het als een welkome en waardevolle bron voor reflectie, zelfonderzoek en ontwikkeling.

Hieronder enkele tips om de omgeving te benutten om vanuit jouw secretarisrol waarde toe te voegen en je verder in de rol te ontwikkelen.

Kijk naar wat er gaande is
Wanneer zich iets voordoet, vraag dan niet ‘wat is er aan de hand’ maar ‘wat is er gaande’.  De vraag ‘wat is er aan de hand’ is statisch en leidt tot eenmalige, losse acties. Wanneer je vraagt wat is er gaande?, dan beschouw je het grotere geheel, kun je verbanden en patronen ontdekken en zo nodig interventies plegen die bijdragen aan een fundamentele oplossing.

Beweeg mee met wat zich aandient
De toekomst dient zich vanzelf aan. Je hoeft (kunt!) deze niet regisseren. Wat gehoord wil worden komt op je af: ‘De samenleving klopt vanzelf aan.’ Door mee te gaan met wat zich aandient sluit je beter aan op wat nodig is. Als je zo kunt kijken en aansluit op wat de maatschappij zelf aangeeft nodig te hebben (waarin het gefaciliteerd wil worden om vooruit te komen), dan kun je versnellen.

Maak wat je ziet bespreekbaar
De beste interventie die je kunt doen om een thema te adresseren is een goede vraag stellen. Intervenieer wanneer je bijvoorbeeld ziet dat gebeurtenissen los van hun context worden beschouwd of wat zich aandient niet wordt opgepakt. Benoem wat je ziet gebeuren, breng het onder de aandacht, stel vragen.

Ken je verlangen
Wat drijft je? Waar werk je naartoe? Wat wil je zo graag bereiken, dat je je er steeds opnieuw voor in zult zetten, zelfs als je weet dat je het nooit kunt bereiken? Als je je verlangen kent, reflecteert op wat er gaande is en herkent en werkt met wat zich aandient, dan kan je ieder dossier, iedere handeling, benutten om dichterbij dat verlangen te komen. Als je je werk zo beschouwt, dan ervaar je geen werkdruk, maar alleen maar kansen om jezelf en de omgeving waarvoor je je inzet laten groeien.

Doe wat goed en nodig is
Kies er steeds voor om de maatschappij radicaal voorop te stellen. Doe dat door naar buiten te gaan, want vanachter je bureau kan je niet echt weten wat er buiten speelt, in verbinding met anderen en (zo mogelijk) binnen de regels. Maak wat je ziet bespreekbaar, ook als dat zal stuiten op weerstand en/of mensen je niet (direct) zullen begrijpen. ‘Doe het toch. Doe wat goed en nodig is.’

Van Ginkel in Wonderland

De Dag voor de Secretaris heeft dit jaar als thema ‘Secretaris in Wonderland’, geïnspireerd op het boek ‘Alice in Wonderland’. Het boek kan worden beschouwd als een verhaal over hoe je je met verwondering door je omgeving kunt bewegen en hoe je daarin continu verandert.

Dit jaar geeft Jan van Ginkel invulling aan een deel van het programma van de dag. Net als de karakters in ‘Wonderland’ beschouwt Van Ginkel chaos, onzekerheid en gekte van onze omgeving als een gegeven, als iets waar we allemaal onderdeel van uitmaken en waarin we continu kansen tegenkomen om te kunnen groeien en dichter bij ons verlangen te komen. Tijdens de Dag voor de Secretaris zal hij ons meenemen naar het wonderland van de gemeentesecretaris. Zijn bevlogen verhaal inspireert om te reflecteren op de eigen wonderlijke omgeving, de rol die je daarin kunt vervullen en geeft concrete handvatten om je hierin te ondersteunen.

Meer weten? Klik hier voor meer info over de Dag voor de Secretaris 2017

Om op te broeden

  • Welke dominante trends zie jij in de omgeving van jouw organisatie?
  • Hoe verhoudt jouw organisatie zich tot deze trends?
  • Wat is er gaande in jouw organisatie? (Hoe) maak je dit bespreekbaar?
  • Wat is jouw verlangen?

Op de hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

 

(1) Binnenlands Bestuur berichtte in 2015 nog dat gemiddeld 1 op de 4 gemeentesecretarissen gedwongen voortijdig moest vertrekken. Dit lijkt, kort samengevat, te maken te hebben met het minder snel nemen van hun politieke verantwoordelijkheid door bestuurders, een toename van incidentenpolitiek en het ontstaan van een afrekencultuur.  http://www.binnenlandsbestuur.nl/ambtenaar-en-carriere/nieuws/gemeentesecretaris-steeds-vaker-de-sigaar.9468841.lynkx

Secretaris in Wonderland

roadsigns thiswaythatwayWie mij een beetje kent weet dat ‘Alice’s Adventures in Wonderland’ (1865) een van mijn favoriete boeken is en een bron van reflectie en inspiratie in mijn werk. Wanneer ik een nieuwe organisatie leer kennen voel ik mij regelmatig een soort Alice in Wonderland: met verwondering, nieuwsgierigheid en enige onzekerheid begeef ik mij in de nieuwe omgeving. In rollen als interim secretaris word ik mij met name altijd weer even extra bewust van de dynamiek van de snel veranderende, strategisch complexe omgeving, het Wonderland, waarin je je als secretaris beweegt.

Alice in Wonderland bevat verschillende lagen en thema’s waarin je je kunt verdiepen. Behalve als een verhaal voor kinderen, vind ik het leuk om het boek te beschouwen als een metafoor voor een reis door de omgeving van een organisatie, vol bijzondere karakters, ingewikkelde en geestige situaties, en filosofische vragen. Dat het boek deze metafoor kan vervullen is niet vreemd: de auteur, Lewis Carroll (echte naam Charles L. Dodgson), was als docent wiskunde verbonden aan de universiteit van Oxford, waar hij ook woonde. Ik twijfel er niet aan dat de wijze waarop hij zijn omgeving beleefde en  beschouwde al dan niet bewust verwerkte in ‘Wonderland’.

were all mad hereHet beschouwen van een omgeving als een Wonderland kan ingewikkelde of ongemakkelijke situaties ineens vooral interessant maken. Als iets om je over te verwonderen en om te benutten als informatie over zowel de organisatie als over het eigen denken en handelen. Daarnaast kan ‘Wonderland’ ook heerlijk relativeren, omdat de auteur ons via zijn karakters laat weten dat we niets weten – ‘You don’t know much, . . . and that’s a fact.’ – en iedereen in Wonderland gek is.

De Wonderlanden waarin wij ons bewegen lijken steeds complexer – wonderlijker – te worden. Hoe zie jij het Wonderland waarin jij je vanuit jouw rol beweegt? Waar eindigt de organisatie en begint de omgeving? Welke ontwikkelingen (voor)zie je en wat betekenen deze voor hoe jij jouw rol invult? Hoe kan je je staande houden in de toenemende complexiteit én deze benutten om jezelf, jouw rol en de omgeving te helpen groeien? Hoe verhoud jij je vanuit jouw rol tot jouw Wonderland?

Dag voor de Secretaris 2017
Dit soort vragen waren voor mij aanleiding voor het thema van de Dag voor de Secretaris 2017: ‘Secretaris in Wonderland’. De dag vindt plaats op 17 november 2017, op een centrale locatie in het land. Er wordt momenteel hard aan het programma gewerkt en het belooft weer een boeiende dag te worden!

Informatie en aanmelden
Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en/of je aanmelden? Klik hier voor meer informatie en het contactformulier of meld je direct aan via het aanmeldingsformulier.

Een (ver)licht en betekenisvol 2017!

Voor De Secretarisvogel was 2016 een jaar gevuld met nieuwe ontmoetingen en energie, mooie verbindingen en verhelderende inzichten. Het denken over de secretarisrol als vak leeft onder secretarissen. Ik heb veel plezier beleefd aan de mooie gesprekken en het enthousiasme van deelnemers aan de verschillende activiteiten. De blog, de intervisie De Stille Kracht, en de eerste Dag voor de Secretaris zijn allemaal een succes geworden. Fantastisch. En het is mij nog eens duidelijk geworden: er zit een geweldige stille kracht en bijzondere meerwaarde in de secretarisrol m vanuit inzicht en overzicht rust, houvast en licht te creëren in organisaties!

feestvogel zonder tekst.jpg

De Secretarisvogel wenst je een (ver)licht en betekenisvol 2017! Beeld: Cornelie Gogelein  | Copyright De Secretarisvogel

Om bij te dragen aan de ontwikkeling van de rol heeft De Secretarisvogel ook in 2017 weer allerlei mooie activiteiten op de agenda met als doel om mensen in secretarisrollen in hun vak te inspireren, trainen en verbinden, zowel vakinhoudelijk als op het vlak van persoonlijke ontwikkeling in de rol. Zo gaat begin dit jaar gaat de leergang De Rolbewuste Secretaris van start, in het voorjaar een nieuwe De Stille Kracht intervisiegroep en in het najaar is de tweede Dag voor de Secretaris. Daarnaast broed ik op nog wat nieuwe ideetjes – daarover vertel ik je binnenkort graag meer!

Voor nu proost ik graag met jullie op een verbindend, (ver)licht en betekenisvol 2017, gevuld met waardevolle inzichten in jezelf én in het vak!

Oh ja, ook handig om te weten: je kan bij De Secretarisvogel ook in 2017 weer terecht voor individuele coaching, schrijfwerk (als je zelf bijvoorbeeld maar niet toekomt aan dat concept beleidsstuk, jaarplan e.d.) en interimwerk (bijv. bij zwangerschapsverlof).

Wil je meer informatie over het werk van De Secretarisvogel, op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en/of je inschrijven voor een activiteit? Stuur dan een berichtje naar spiegelhuis.secretarisvogel@gmail.com, neem telefonisch/via whatsapp contact op: 06 – 5519 8795 (Laura Bos) of vul hieronder je gegevens in.

Hoeden en petten (ook damescorsetten) in de secretarisrol

petten op jpeg

Wanneer heb je welke pet(ten) op? En zet je die zelf op, of doen anderen dat voor je? Hoe beter je weet welke petten jij in je collectie hebt en wanneer je welke opzet, hoe effectiever je kunt handelen. Aan het einde van deze blog een paar vragen en tips om je te helpen aan inzicht in jouw verzameling.

Hoeden en petten
Mensen in secretarisrollen hebben doorgaans een brede en complexe verzameling petten. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuner, adviseur, spin in het web, procesbegeleider, verslaglegger, sparringpartner, manager, vragensteller, schrijver, coördinator, jurist, verbinder, expert, mediator, spiegel, bewaker, leidinggevende, geweten, projectleider, smeerolie, beleidsdeskundige, politicus, strateeg, geweten, luisterend oor, filosoof, jurist, observator, et cetera.

(ook damescorsetten)
Als je niet helder hebt welke petten wel en niet in jouw collectie horen, dan is het goed denkbaar dat je ook van alles oppakt dat eigenlijk niet bij jou thuishoort. Zo loop je voor je het weet ongewenst (en onbewust) rond met het ‘afvoerpetje’, dat waarschijnlijk steeds strakker en ongemakkelijker gaat zitten. Of er wordt een omvangrijke opgave bij jou neergelegd, zoals het doorvoeren van een ingrijpende organisatieverandering of het effectief implementeren van nieuwe wet- en regelgeving. Dit soort grote, organisatiebrede opgaven komen soms bijna als vanzelfsprekend bij de secretaris terecht, die dan bijvoorbeeld de projectleiderspet opkrijgt. Maar het is de vraag of het altijd in het belang van de organisatie is en werkelijk past bij de betreffende secretarisrol om deze specifieke pet erbij te krijgen.

Jongleren en reflecteren: oefening baart kunst
Omgaan met de verschillende petten kan een intensieve (dagelijkse) uitdaging zijn, waar de één meer plezier aan beleeft dan de ander. Het kan een groot verschil maken of je bij het schrijven een meerjarenplan bijvoorbeeld alleen de pet opzet van de schrijver, of ook die van sparringpartner, adviseur, inhoudelijk expert en bewaker van de organisatievisie. En hoe stevig je deze petten opzet. Dat is niet alleen van invloed op het stuk zelf, maar ook op het proces en, daarmee, op de organisatie.

Door regelmatig te reflecteren op jouw collectie petten en hoe je deze inzet, word je steeds bewuster worden van de voor- en nadelen van iedere pet, welke goed zitten en welke nog wat aandacht nodig hebben, leer je sneller afwisselen en combineren en zal je jouw collectie kunnen uitbreiden en verfijnen. Zo ontwikkel je je als een soort jongleur tot een rolbewuste secretaris.

Vragen

  • In deze blog worden enkele petten genoemd. Welke petten herken je? Welke zou jij, kijkend naar jouw rol, daaraan toevoegen?
  • Probeer eens een werkdag bewust stil te staan bij de petten die je opzet tijdens je werk, bijvoorbeeld tijdens een overleg. Welke petten kom je tegen?
  • Welke petten zitten comfortabel, welke vind je lastiger? Waarom?
  • Zet je petten bewust op, of ‘overkomen’ ze je?
  • Kan je je een situatie herinneren waarin je met tegenstrijdige petten opzat? Hoe ben je daarmee omgegaan?

De Rolbewuste Secretaris: effectief handelen in strategisch complexe rollen

Klik hier om je aan te melden voor een van de laatste plaatsen in de leergang.

brain and heart art balanceOp 6 oktober start de leergang De Rolbewuste Secretaris. In deze leergang voor mensen in secretarisrollen verdiep je je in inhoudelijke en persoonlijke vraagstukken in het vak. Centraal staat het effectief handelen vanuit de thema’s visie en focus, positionering en zichtbaarheid, macht en politiek handelen en veranderdynamiek. De leergang wordt gegeven door Fons Groen (Movinex) en Laura Bos (De Secretarisvogel).

Voor meer informatie: 06 5519 8795 (Laura Bos)

Filosofie voor het leven van de secretaris – lessen van een summer school bij The School of Life

mcluhan tsolDeze zomer volgde ik de summer school ‘Filosofie voor het Leven’ – waaraan ik in gedachte ‘van de secretaris’ toevoegde – bij The School of Life in Amsterdam. Filosofen Lammert Kamphuis, Menno de Bree en Maarten van Buuren namen ons mee in de geschiedenis, nut en noodzaak van filosofie en daagden uit om na te denken over de praktische toepassing ervan. De summer school zat boordevol inspiratie – in deze blog een eerste selectie noties die ik interessant vind voor de invulling van de secretarisrol.

Bevraag het vanzelfsprekende
In de filosofie gaat het erom het vanzelfsprekende (algemene opvattingen, clichés) te durven bevragen, de moed te hebben om geen enkele vraag achterwege te laten. Kan ik ergens werkelijk zeker van zijn? In onze samenleving vinden we het erg belangrijk om dingen zeker te weten. Als we door voortschrijdend inzicht ons standpunt aanpassen lopen we het risico om te worden beschuldigd van lafheid, draaien en onzekerheid. Terwijl het wat mij betreft juist kan getuigen van het tegenovergestelde! De gedachte dat we het allemaal zeker moeten weten resulteert doorgaans in een stelligheid en starheid waar niemand iets aan heeft. Organisaties hebben het vaak niet eens meer door: ‘de zelfgenoegzaamheid walmt je in organisaties tegemoet’, zoals een van de filosofen tijdens de summer school het stelde. Het is daarom goed om na te gaan welke algemeen geaccepteerde opvattingen en clichés leven in de organisatie en deze te analyseren en bevragen. Waarom bestaan ze? Welk doel dienen ze? Is dat zinvol?

Zoek de waarheid
Als je het vanzelfsprekende bevraagd, kom je vanzelf bij de vraag wat waarheid is. Is het mogelijk om de waarheid te kennen? Harry Frankfurt beschrijft in zijn essay ‘on bullshit’ een manier van spreken die door ‘de bullshitter’ wordt gehanteerd, die er vanuit gaat dat de waarheid niet bestaat en het dus ook niet uitmaakt wat je zegt. Over wie gelijk heeft kan je niets zeggen en het gaat er niet om gelijk te hebben, maar om gelijk te krijgen.

In de summer school werd gesteld dat waarheid de uitkomst is van een machtsstrijd: ‘Waarheid is datgene waar je collega’s mee wegkomen. Dan komt het in de notulen en dan is het waar.’ Als dit waar is, dan zegt dat nogal wat over de verantwoordelijkheid van degene die verslag legt. De secretaris als waarheidsbepaler? Een kleine aanpassing in woordgebruik kan een grote invloed hebben op wat vervolgens als ‘de waarheid’ wordt beschouwd. Hoe zorg je voor een juiste weergave van ‘de waarheid’ van een bijeenkomst? Kan dat eigenlijk wel? Opdrachtgevers die mij vragen om verslag te leggen willen bijvoorbeeld geen letterlijke notulen, maar een overkoepelend, goedlopend en dekkend verhaal. Wat is dan de waarheid? De opdrachtgevers, en ik natuurlijk ook, vinden het van belang dat iedereen zich in het verslag kan vinden. Dat alle aanwezigen het zien als een juiste weergave. Maar is het dan vervolgens ook de waarheid?

Stel vragen
Om te ontdekken wat waarheid is, ontwikkelde Socrates, een van de drie grondleggers van de westerse filosofie (de andere twee zijn Plato en Aristoteles), de techniek van het vragen stellen. Hij vertelde niet hoe het moest of hoe het zat, maar stelde alleen maar vragen aan wie hij maar tegenkwam. Wat vind je? Hoe weet je dat? Hij geloofde dat iedereen alle kennis al in zich heeft en dat het zijn taak was om mensen door het stellen van vragen te helpen om zelf tot antwoorden te komen, op basis van de juiste argumenten

Zoek de juiste argumenten
Zijn de redenen die worden aangegeven om iets wel of niet te doen wel de goede argumenten? En wanneer is een argument goed? Bij een goed argument is een relevant kader gehanteerd waarop iets wordt beoordeeld. Wordt bijvoorbeeld een bepaalde werkwijze gekozen omdat ‘wij dat altijd zo doen’ (zie ‘bevraag het vanzelfsprekende’), of omdat gedegen onderzoek heeft uitgewezen dat die bepaalde werkwijze de beste manier is om de gestelde doelen te behalen.

Herken het verschil tussen emotie en logica
brainheart im with stupid funsubstancescomIn de filosofie staan het denken en de logica centraal. In het bevragen van het vanzelfsprekende, waarheidsvinding, vragen stellen en het zoeken naar goede argumenten spelen echter zowel emotie als het denken een rol. De stoïcijnen stelden dat emoties denkfouten zijn, met name heftige emoties. Emoties zijn voor hen dus geen valide argumenten. Een argument als ‘het voelt goed’ lijkt steeds vaker te worden geaccepteerd als een valide argument, maar waarom eigenlijk? Welke logische argumenten zitten achter dat gevoel? Het is belangrijk om het onderscheid tussen hoofd en hart te herkennen om te kunnen begrijpen waarom iets gebeurd, waarom iemand of een organisatie iets doet. En of dat het juiste is.

Toepassing van filosofie in het werk van de secretaris kan van grote meerwaarde zijn voor de organisatie, maar het is geen gemakkelijke opgave. Filosofie betekent ook: vertragen. In een tijd waarin we ons graag bedienen van ‘quick wins’ en ‘one-liners’ kan het lijken alsof iemand die doorvraagt op de rem trapt en kan weerstand oproepen. Toch is het de moeite waard om door te zetten, want weloverwogen, met goede argumenten onderbouwde handelingen zorgen uiteindelijk voor rust, helderheid en verbinding. En dat levert op de langere termijn veel meer op.

Wil je je verder verdiepen in de secretarisrol? Dan is deelname aan de volgende activiteiten wellicht iets voor jou!:

Op 6 oktober start de Leergang De Rolbewuste Secretaris. Klik hier voor meer informatie en profiteer nog van de vroegboekkorting! Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar.

Op 11 november is de Dag voor de Secretaris 2016: De Nieuwe Secretaris. Een dag vol inspirerende workshops voor secretarissen, strategisch adviseurs, beleidsadviseurs, etc. Klik hier voor meer informatie en profiteer van de vroegboekkorting.