‘Het (h)erkennen van en werken met dat wat niet zichtbaar is ervaar ik als interim secretaris, coach en trainer van secretarissen als een van de belangrijkste aspecten om mijn werk goed te doen.‘

Een jaar of tien geleden slenterde ik door Florence. Ik liep langs het Palazzo Strozzi, waar de expositie ‘A Look into the Invisible’ plaatsvond. Het werk van surrealist Georgio De Chirico stond hierin centraal, met als topstuk ‘Het Enigma van de Aankomst en de Namiddag’ (L’énigme de l’arrivée et de l’après-midi). Ik werd diep geroerd door dit schilderij en herinner mij dat ik er eindeloos naar heb gekeken. Zelfs (of misschien wel juist) als verkleurde, verfromfraaide ansichtkaart op mijn bureau maakt het beeld nog dagelijks indruk. In ‘het Enigma’ ervaar ik complexiteit, schoonheid en mysterie van het onzichtbare. Van het onzichtbare waarmee secretarissen dagelijks te maken hebben.

Georgio de Chirico (1888-1978), L’énigme de l’arrivée et de l’après-midi. Kaart van Palazzo Strozzi.

Het (h)erkennen van en werken met dat wat niet zichtbaar is ervaar ik als interim secretaris, coach en trainer van secretarissen als een van de belangrijkste aspecten om mijn werk goed te doen. Dat wat onzichtbaar is, dat is volgens mij waar het gebeurt: in relaties, processen, vraagstukken, verlangens, verhalen, gebeurtenissen… Op individueel en organisatieniveau. Dit is waar de betekenis zit, wat ons drijft en waar ruimte zit. Ruimte om te ontmoeten, ontwikkelen, veranderen, verbinden.

In mijn ervaring liggen aan praktische vraagstukken vaak onzichtbare vraagstukken ten grondslag. Door ruimte te geven aan deze onzichtbare vraagstukken en deze te betrekken, worden alternatieven zichtbaar en ontstaan nieuwe oplossingen. Als olievrouwtje/-mannetje en spin-in-het-web is het omgaan met dat wat onzichtbaar is, maar wel van invloed, een basis om goed invulling te geven aan jouw secretarisrol. Door je erin te verdiepen, verfijn je jouw gevoel en inzicht voor wat nodig, mogelijk en passend is. Loop je in jouw rol tegen een praktisch vraagstuk aan? Dan kan het dus waardevol zijn om eens te verkennen welke onzichtbare vraagstukken en processen hierin mogelijk een rol spelen.

In je persoonlijke en professionele ontwikkeling in jouw secretarisrol is het (h)erkennen en werken met het onzichtbare in de organisatie in alle denkbare verschijningsvormen volgens mij dus heel belangrijk. Je kunt hieraan werken door jezelf steeds uit te dagen vanuit uiteenlopende perspectieven en met verschillende werkwijzen op jouw rolinvulling te reflecteren, hierover te sparren en door kennis en ervaringen uit te wisselen. Een oefening als het reflecteren op een schilderij kan al interessante inzichten opleveren!

Om op te broeden

• Wat kenmerkt voor jou ‘het onzichtbare’ in jouw organisatie?
• Welke herinneringen, associaties, beelden worden door mijn verhaal of het schilderij ‘Het Enigma. . ‘ bij jou ‘getriggerd’? Wat kan je dit vertellen over wat je belangrijk vindt?
• Als jij een schilderij of beeld zou kiezen om een aspect in jouw rol te illustreren, wat zou dat dan zijn. En waarom?

Wil je je ontwikkelen in het effectief omgaan met de ‘onzichtbare’ aspecten in jouw rol? Ik vertel je graag meer over de mogelijkheden van bijvoorbeeld coaching, sparring, workshops en intervisie. Neem gerust contact op. 

Een belangrijke aspect van de functie van Chief of Staff van het Witte Huis is de rol als ‘gatekeeper’. Wat houdt dit in, hoe zal de nieuwe Chief of Staff Kelly hier invulling aan geven en wat kunnen we daarvan leren?

De gebeurtenissen in het Witte Huis zijn een sprekend voorbeeld van de invloed van verhalen en hoe deze bij kunnen dragen aan een steeds complexer wordende omgeving. Hoe houd je als secretaris stand in zo’n omgeving met een – zacht gezegd – wispelturige baas, die deze omgeving zelf heeft gecreëerd en er baat bij lijkt te hebben om deze in stand te houden? Chief of Staff Kelly staat voor de enorme uitdaging om het kaf van het koren te scheiden en de president in het gareel te houden zonder hierbij beschadigd te raken.

Hoofdtaken Chief of Staff
De Chief of Staff in het Witte Huis dient de president en moet zorgen voor een soepele gang van zaken in het Witte Huis. Het takenpakket heeft op hoofdlijnen altijd bestaan uit dezelfde hoofdtaken: je bent adviseur en ‘gatekeeper’ van de president – degene waar alle informatie voor de president eerst langsgaat en eerste aanspreekpunt voor iedereen die contact met de president wil – en leidinggevende van de organisatie. Als Chief of Staff ben je de spin in het web van mensen, informatie, instanties,  processen, verhalen, etc. en het is de kunst om een balans te vinden in de uitvoering van de verschillende verantwoordelijkheden.

‘Ultimate Gatekeeper’
Om de rol goed in te kunnen vullen is het volgens voormalige Chief of Staff Baker cruciaal om als ‘ultimate gatekeeper’ te functioneren. Het is bepalend voor jouw positie en invloed in het Witte Huis dat alle lijnen naar de president langs jou lopen. En dat mensen zich houden aan wat jij beslist. Voorlaatste Chief of Staff Reince Priebus was duidelijk niet opgewassen tegen de ontstane dynamiek om dit aspect van de rol goed in te kunnen vullen. De hele situatie deed mij denken aan een scene uit Monty Python’s The Holy Grail, waar de Black Knight een brug bewaakt (‘None shall pass!’) en tot aan zijn laatste afgehakte arm volhoudt dat er niets aan de hand is. De vijandige, onzekere en chaotische omgeving die is ontstaan onderstreept het gebrek aan invloed van Priebus nog maar eens – hij werd zelf onderdeel van roddels en geruchten, raakte verstrikt in het web en verloor zijn positie. Van een excellente Chief of Staff van het Witte Huis kan worden verwacht dat hij/zij dit in de kiem weet te smoren.

‘Gatekeeper light’
Het is natuurlijk de vraag of íemand in het Witte Huis van Trump opgewassen is tegen de gecreëerde dynamiek en de rol als ‘ultimate gatekeeper’ goed kan invullen. Het is ook de vraag of Kelly werkelijk is aangesteld om de interne situatie op het Witte Huis op orde te krijgen, of dat hij in de eerste plaats is aangesteld wegens de opgelopen spanningen met landen als Noord-Korea – ik kan het mij voorstellen dat de president graag een generaal in de buurt heeft. De nadruk van Chief of Staff Kelly zal dan liggen op een rol als (militair) strategisch adviseur. In het verlengde daarvan is het op orde brengen van de interne organisatie noodzakelijk.

De rol als gatekeeper hierin is cruciaal. Kelly kan ervoor kiezen om erop te staan dat alles en iedereen eerst bij hem langskomt. Dit brengt echter een enorm afbreukrisico met zich mee: zijn positie wordt onmiddellijk ondermijnd zodra iemand (de president?) zich hier niet aan houdt. Een alternatief wellicht is dat hij de rol ‘lichter’ invult. Bijvoorbeeld door op bepaalde personen of informatiestromen minder strikt te zijn. Een soort gatekeeper light. De tijd zal het leren, maar de eerste signalen zijn daar: terwijl ik dit schrijf hoor ik in een interview op MSNBC dat Invanka Trump heeft getwitterd dat zij er naar uitkeek om ‘alongside’ Kelly te gaan werken en zich, met andere woorden, dus niet bij hem hoeft te melden… (1)

Om op te broeden

• In hoeverre fungeer jij als gatekeeper? Wat houdt dit voor jou in?
• Welke lijnen lopen (niet) via jou? Zijn dat bewuste keuzes?
• Hoe zorg je ervoor dat je het kaf van het koren in de informatiestromen kan scheiden?

Op 17 november verdiepen we ons op de Dag voor de Secretaris 2017 in verhalen en de complexe omgeving. Klik hier voor meer informatie en om je aan te melden.

Bronnen:

(1) Bron: ‘Donald Trum Lashes Out at Military Advisers, 3 augustus 2017 – https://youtu.be/7qsJDkGDpHo, 7.20)

De Secretarisvogel heeft op YouTube de playlist ‘Chief of Staff WH’ aangemaakt. Hier zijn div. interviews en gesprekken terug te vinden waarin het functioneren en/of de functie van de Chief of Staff van het Witte Huis aan de orde komt. Klik hier om naar de lijst te gaan.

Op hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

‘De essentie van het werk is om effectief te blijven in onzekere tijden.’

De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar bij een gemeente en heeft in principe twee hoofdtaken: secretaris van het college van burgemeester en wethouders en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris beweegt zich in een omgeving waarin vrijwel alle domeinen in transitie zijn, waardoor hij of zij voor de uitvoering van steeds meer taken ambtelijk verantwoordelijk is en de politiek-bestuurlijk gevoeligheid van de rol toeneemt. Het is ook een kwetsbare rol: als gemeentesecretaris werk je in een zeer complexe en chaotische omgeving en heb je met veel verantwoordelijkheden en onzekerheden te maken.(1)

Hoe kan je in dergelijke omgevingen stand houden, waarde toevoegen en blijven groeien? Wat kunnen we leren van iemand die zich in zo’n rol bevindt? In deze blog enkele inzichten en tips voor mensen in secretarisrollen, uit een boeiende ontmoeting met Jan van Ginkel, voormalig gemeentesecretaris bij diverse gemeenten en co-auteur van het boek Werken aan de Wakkere Stad.

De veranderende omgeving van de gemeente
Gemeenten zijn volgens Van Ginkel geneigd om nog steeds van binnenuit naar de maatschappij te kijken en van daaruit een beeld te vormen van wat die maatschappij nodig heeft, wat goed is voor de inwoner. Het gevolg is dat de overheid met ‘oplossingen’ komt voor problemen die niet worden ervaren en onvoldoende faciliteert van waar wél behoefte aan is. De inwoners van de gemeente, buiten de muren van het gemeentehuis, voelen zich vervolgens niet begrepen en houden de overheid steeds meer op afstand. Zo ontstaat er als het ware een parallelle maatschappij waarin zij hun zaken regelen met zo min mogelijk ‘bemoeienis’ van de gemeente.

Om gemeente en maatschappij weer te verbinden pleit Van Ginkel hartstochtelijk voor een lerende overheid die de veranderende samenleving radicaal centraal zet: om je als gemeente te verhouden tot dominante ontwikkelingen in de samenleving moet het verandervermogen omhoog. Dat vraagt een radicale omslag van de gemeente én van de rol van de gemeentesecretaris.

De secretaris als maatschappelijk verbinder
Er is een belangrijke derde hoofdtaak voor de gemeentesecretaris ontstaan: die van maatschappelijk verbinder. Dit is een significante ontwikkeling: als maatschappelijk verbinder zet de gemeentesecretaris zich ervoor in om de overheid aangehaakt te houden bij de maatschappij en kan zich niet meer beperken tot de interne processen en informatiestromen op het gemeentehuis. Het betekent dat je de samenleving moet kennen, ermee in verbinding moet staan en deze wil faciliteren. Om dat goed te kunnen doen is het zaak dat je continu naar buiten gaat en het contact opzoekt met inwoners van de gemeente. Het gemeentehuis uit dus.

Afbeelding Cornelie Gogelein (copyright De Secretarisvogel)

Welkom in de chaos: 5 tips voor de secretaris
Voor iedere gemeentesecretaris is de chaotische omgeving een gegeven. Van Ginkel ziet het als een welkome en waardevolle bron voor reflectie, zelfonderzoek en ontwikkeling.

Hieronder enkele tips om de omgeving te benutten om vanuit jouw secretarisrol waarde toe te voegen en je verder in de rol te ontwikkelen.

Kijk naar wat er gaande is
Wanneer zich iets voordoet, vraag dan niet ‘wat is er aan de hand’ maar ‘wat is er gaande’.  De vraag ‘wat is er aan de hand’ is statisch en leidt tot eenmalige, losse acties. Wanneer je vraagt wat is er gaande?, dan beschouw je het grotere geheel, kun je verbanden en patronen ontdekken en zo nodig interventies plegen die bijdragen aan een fundamentele oplossing.

Beweeg mee met wat zich aandient
De toekomst dient zich vanzelf aan. Je hoeft (kunt!) deze niet regisseren. Wat gehoord wil worden komt op je af: ‘De samenleving klopt vanzelf aan.’ Door mee te gaan met wat zich aandient sluit je beter aan op wat nodig is. Als je zo kunt kijken en aansluit op wat de maatschappij zelf aangeeft nodig te hebben (waarin het gefaciliteerd wil worden om vooruit te komen), dan kun je versnellen.

Maak wat je ziet bespreekbaar
De beste interventie die je kunt doen om een thema te adresseren is een goede vraag stellen. Intervenieer wanneer je bijvoorbeeld ziet dat gebeurtenissen los van hun context worden beschouwd of wat zich aandient niet wordt opgepakt. Benoem wat je ziet gebeuren, breng het onder de aandacht, stel vragen.

Ken je verlangen
Wat drijft je? Waar werk je naartoe? Wat wil je zo graag bereiken, dat je je er steeds opnieuw voor in zult zetten, zelfs als je weet dat je het nooit kunt bereiken? Als je je verlangen kent, reflecteert op wat er gaande is en herkent en werkt met wat zich aandient, dan kan je ieder dossier, iedere handeling, benutten om dichterbij dat verlangen te komen. Als je je werk zo beschouwt, dan ervaar je geen werkdruk, maar alleen maar kansen om jezelf en de omgeving waarvoor je je inzet laten groeien.

Doe wat goed en nodig is
Kies er steeds voor om de maatschappij radicaal voorop te stellen. Doe dat door naar buiten te gaan, want vanachter je bureau kan je niet echt weten wat er buiten speelt, in verbinding met anderen en (zo mogelijk) binnen de regels. Maak wat je ziet bespreekbaar, ook als dat zal stuiten op weerstand en/of mensen je niet (direct) zullen begrijpen. ‘Doe het toch. Doe wat goed en nodig is.’

Van Ginkel in Wonderland

De Dag voor de Secretaris heeft dit jaar als thema ‘Secretaris in Wonderland’, geïnspireerd op het boek ‘Alice in Wonderland’. Het boek kan worden beschouwd als een verhaal over hoe je je met verwondering door je omgeving kunt bewegen en hoe je daarin continu verandert.

Dit jaar geeft Jan van Ginkel invulling aan een deel van het programma van de dag. Net als de karakters in ‘Wonderland’ beschouwt Van Ginkel chaos, onzekerheid en gekte van onze omgeving als een gegeven, als iets waar we allemaal onderdeel van uitmaken en waarin we continu kansen tegenkomen om te kunnen groeien en dichter bij ons verlangen te komen. Tijdens de Dag voor de Secretaris zal hij ons meenemen naar het wonderland van de gemeentesecretaris. Zijn bevlogen verhaal inspireert om te reflecteren op de eigen wonderlijke omgeving, de rol die je daarin kunt vervullen en geeft concrete handvatten om je hierin te ondersteunen.

Meer weten? Klik hier voor meer info over de Dag voor de Secretaris 2017

Om op te broeden

• Welke dominante trends zie jij in de omgeving van jouw organisatie?
• Hoe verhoudt jouw organisatie zich tot deze trends?
• Wat is er gaande in jouw organisatie? (Hoe) maak je dit bespreekbaar?
• Wat is jouw verlangen?

Op de hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

(1) Binnenlands Bestuur berichtte in 2015 nog dat gemiddeld 1 op de 4 gemeentesecretarissen gedwongen voortijdig moest vertrekken. Dit lijkt, kort samengevat, te maken te hebben met het minder snel nemen van hun politieke verantwoordelijkheid door bestuurders, een toename van incidentenpolitiek en het ontstaan van een afrekencultuur.  http://www.binnenlandsbestuur.nl/ambtenaar-en-carriere/nieuws/gemeentesecretaris-steeds-vaker-de-sigaar.9468841.lynkx

Wie mij een beetje kent weet dat ‘Alice’s Adventures in Wonderland’ (1865) een van mijn favoriete boeken is en een bron van reflectie en inspiratie in mijn werk. Wanneer ik een nieuwe organisatie leer kennen voel ik mij regelmatig een soort Alice in Wonderland: met verwondering, nieuwsgierigheid en enige onzekerheid begeef ik mij in de nieuwe omgeving. In rollen als interim secretaris word ik mij met name altijd weer even extra bewust van de dynamiek van de snel veranderende, strategisch complexe omgeving, het Wonderland, waarin je je als secretaris beweegt.

Alice in Wonderland bevat verschillende lagen en thema’s waarin je je kunt verdiepen. Behalve als een verhaal voor kinderen, vind ik het leuk om het boek te beschouwen als een metafoor voor een reis door de omgeving van een organisatie, vol bijzondere karakters, ingewikkelde en geestige situaties, en filosofische vragen. Dat het boek deze metafoor kan vervullen is niet vreemd: de auteur, Lewis Carroll (echte naam Charles L. Dodgson), was als docent wiskunde verbonden aan de universiteit van Oxford, waar hij ook woonde. Ik twijfel er niet aan dat de wijze waarop hij zijn omgeving beleefde en  beschouwde al dan niet bewust verwerkte in ‘Wonderland’.

Het beschouwen van een omgeving als een Wonderland kan ingewikkelde of ongemakkelijke situaties ineens vooral interessant maken. Als iets om je over te verwonderen en om te benutten als informatie over zowel de organisatie als over het eigen denken en handelen. Daarnaast kan ‘Wonderland’ ook heerlijk relativeren, omdat de auteur ons via zijn karakters laat weten dat we niets weten – ‘You don’t know much, . . . and that’s a fact.’ – en iedereen in Wonderland gek is.

De Wonderlanden waarin wij ons bewegen lijken steeds complexer – wonderlijker – te worden. Hoe zie jij het Wonderland waarin jij je vanuit jouw rol beweegt? Waar eindigt de organisatie en begint de omgeving? Welke ontwikkelingen (voor)zie je en wat betekenen deze voor hoe jij jouw rol invult? Hoe kan je je staande houden in de toenemende complexiteit én deze benutten om jezelf, jouw rol en de omgeving te helpen groeien? Hoe verhoud jij je vanuit jouw rol tot jouw Wonderland?

Dag voor de Secretaris 2017
Dit soort vragen waren voor mij aanleiding voor het thema van de Dag voor de Secretaris 2017: ‘Secretaris in Wonderland’. De dag vindt plaats op 17 november 2017, op een centrale locatie in het land. Er wordt momenteel hard aan het programma gewerkt en het belooft weer een boeiende dag te worden!

Informatie en aanmelden
Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en/of je aanmelden? Klik hier voor meer informatie en het contactformulier of meld je direct aan via het aanmeldingsformulier.