Gatekeeper ‘Light’? – De veranderende rol van de Chief of Staff in het Witte Huis

Een belangrijke aspect van de functie van Chief of Staff van het Witte Huis is de rol als ‘gatekeeper’. Wat houdt dit in, hoe zal de nieuwe Chief of Staff Kelly hier invulling aan geven en wat kunnen we daarvan leren?

De gebeurtenissen in het Witte Huis zijn een sprekend voorbeeld van de invloed van verhalen en hoe deze bij kunnen dragen aan een steeds complexer wordende omgeving. Hoe houd je als secretaris stand in zo’n omgeving met een – zacht gezegd – wispelturige baas, die deze omgeving zelf heeft gecreëerd en er baat bij lijkt te hebben om deze in stand te houden? Chief of Staff Kelly staat voor de enorme uitdaging om het kaf van het koren te scheiden en de president in het gareel te houden zonder hierbij beschadigd te raken.

Hoofdtaken Chief of Staff
De Chief of Staff in het Witte Huis dient de president en moet zorgen voor een soepele gang van zaken in het Witte Huis. Het takenpakket heeft op hoofdlijnen altijd bestaan uit dezelfde hoofdtaken: je bent adviseur en ‘gatekeeper’ van de president – degene waar alle informatie voor de president eerst langsgaat en eerste aanspreekpunt voor iedereen die contact met de president wil – en leidinggevende van de organisatie. Als Chief of Staff ben je de spin in het web van mensen, informatie, instanties,  processen, verhalen, etc. en het is de kunst om een balans te vinden in de uitvoering van de verschillende verantwoordelijkheden.

‘Ultimate Gatekeeper’
Om de rol goed in te kunnen vullen is het volgens voormalige Chief of Staff Baker cruciaal om als ‘ultimate gatekeeper’ te functioneren. Het is bepalend voor jouw positie en invloed in het Witte Huis dat alle lijnen naar de president langs jou lopen. En dat mensen zich houden aan wat jij beslist. Voorlaatste Chief of Staff Reince Priebus was duidelijk niet opgewassen tegen de ontstane dynamiek om dit aspect van de rol goed in te kunnen vullen. De hele situatie deed mij denken aan een scene uit Monty Python’s The Holy Grail, waar de Black Knight een brug bewaakt (‘None shall pass!’) en tot aan zijn laatste afgehakte arm volhoudt dat er niets aan de hand is. De vijandige, onzekere en chaotische omgeving die is ontstaan onderstreept het gebrek aan invloed van Priebus nog maar eens – hij werd zelf onderdeel van roddels en geruchten, raakte verstrikt in het web en verloor zijn positie. Van een excellente Chief of Staff van het Witte Huis kan worden verwacht dat hij/zij dit in de kiem weet te smoren.

‘Gatekeeper light
Het is natuurlijk de vraag of íemand in het Witte Huis van Trump opgewassen is tegen de gecreëerde dynamiek en de rol als ‘ultimate gatekeeper’ goed kan invullen. Het is ook de vraag of Kelly werkelijk is aangesteld om de interne situatie op het Witte Huis op orde te krijgen, of dat hij in de eerste plaats is aangesteld wegens de opgelopen spanningen met landen als Noord-Korea – ik kan het mij voorstellen dat de president graag een generaal in de buurt heeft. De nadruk van Chief of Staff Kelly zal dan liggen op een rol als (militair) strategisch adviseur. In het verlengde daarvan is het op orde brengen van de interne organisatie noodzakelijk.

De rol als gatekeeper hierin is cruciaal. Kelly kan ervoor kiezen om erop te staan dat alles en iedereen eerst bij hem langskomt. Dit brengt echter een enorm afbreukrisico met zich mee: zijn positie wordt onmiddellijk ondermijnd zodra iemand (de president?) zich hier niet aan houdt. Een alternatief wellicht is dat hij de rol ‘lichter’ invult. Bijvoorbeeld door op bepaalde personen of informatiestromen minder strikt te zijn. Een soort gatekeeper light. De tijd zal het leren, maar de eerste signalen zijn daar: terwijl ik dit schrijf hoor ik in een interview op MSNBC dat Invanka Trump heeft getwitterd dat zij er naar uitkeek om ‘alongside’ Kelly te gaan werken en zich, met andere woorden, dus niet bij hem hoeft te melden… (1)

Om op te broeden

  • In hoeverre fungeer jij als gatekeeper? Wat houdt dit voor jou in?
  • Welke lijnen lopen (niet) via jou? Zijn dat bewuste keuzes?
  • Hoe zorg je ervoor dat je het kaf van het koren in de informatiestromen kan scheiden?

Op 17 november verdiepen we ons op de Dag voor de Secretaris 2017 in verhalen en de complexe omgeving. Klik hier voor meer informatie en om je aan te melden.

Bronnen:

(1) Bron: ‘Donald Trum Lashes Out at Military Advisers, 3 augustus 2017 – https://youtu.be/7qsJDkGDpHo, 7.20)

De Secretarisvogel heeft op YouTube de playlist ‘Chief of Staff WH’ aangemaakt. Hier zijn div. interviews en gesprekken terug te vinden waarin het functioneren en/of de functie van de Chief of Staff van het Witte Huis aan de orde komt. Klik hier om naar de lijst te gaan.

Op hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

 

Welkom in de chaos: inzichten en tips uit een gesprek met een bevlogen gemeentesecretaris

‘De essentie van het werk is om effectief te blijven in onzekere tijden.’

De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar bij een gemeente en heeft in principe twee hoofdtaken: secretaris van het college van burgemeester en wethouders en algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris beweegt zich in een omgeving waarin vrijwel alle domeinen in transitie zijn, waardoor hij of zij voor de uitvoering van steeds meer taken ambtelijk verantwoordelijk is en de politiek-bestuurlijk gevoeligheid van de rol toeneemt. Het is ook een kwetsbare rol: als gemeentesecretaris werk je in een zeer complexe en chaotische omgeving en heb je met veel verantwoordelijkheden en onzekerheden te maken.(1)

Hoe kan je in dergelijke omgevingen stand houden, waarde toevoegen en blijven groeien? Wat kunnen we leren van iemand die zich in zo’n rol bevindt? In deze blog enkele inzichten en tips voor mensen in secretarisrollen, uit een boeiende ontmoeting met Jan van Ginkel, voormalig gemeentesecretaris bij diverse gemeenten en co-auteur van het boek Werken aan de Wakkere Stad.

De veranderende omgeving van de gemeente
Gemeenten zijn volgens Van Ginkel geneigd om nog steeds van binnenuit naar de maatschappij te kijken en van daaruit een beeld te vormen van wat die maatschappij nodig heeft, wat goed is voor de inwoner. Het gevolg is dat de overheid met ‘oplossingen’ komt voor problemen die niet worden ervaren en onvoldoende faciliteert van waar wél behoefte aan is. De inwoners van de gemeente, buiten de muren van het gemeentehuis, voelen zich vervolgens niet begrepen en houden de overheid steeds meer op afstand. Zo ontstaat er als het ware een parallelle maatschappij waarin zij hun zaken regelen met zo min mogelijk ‘bemoeienis’ van de gemeente.

Om gemeente en maatschappij weer te verbinden pleit Van Ginkel hartstochtelijk voor een lerende overheid die de veranderende samenleving radicaal centraal zet: om je als gemeente te verhouden tot dominante ontwikkelingen in de samenleving moet het verandervermogen omhoog. Dat vraagt een radicale omslag van de gemeente én van de rol van de gemeentesecretaris.

De secretaris als maatschappelijk verbinder
Er is een belangrijke derde hoofdtaak voor de gemeentesecretaris ontstaan: die van maatschappelijk verbinder. Dit is een significante ontwikkeling: als maatschappelijk verbinder zet de gemeentesecretaris zich ervoor in om de overheid aangehaakt te houden bij de maatschappij en kan zich niet meer beperken tot de interne processen en informatiestromen op het gemeentehuis. Het betekent dat je de samenleving moet kennen, ermee in verbinding moet staan en deze wil faciliteren. Om dat goed te kunnen doen is het zaak dat je continu naar buiten gaat en het contact opzoekt met inwoners van de gemeente. Het gemeentehuis uit dus.

Welkom in de chaos vogel

Afbeelding Cornelie Gogelein (copyright De Secretarisvogel)

Welkom in de chaos: 5 tips voor de secretaris
Voor iedere gemeentesecretaris is de chaotische omgeving een gegeven. Van Ginkel ziet het als een welkome en waardevolle bron voor reflectie, zelfonderzoek en ontwikkeling.

Hieronder enkele tips om de omgeving te benutten om vanuit jouw secretarisrol waarde toe te voegen en je verder in de rol te ontwikkelen.

Kijk naar wat er gaande is
Wanneer zich iets voordoet, vraag dan niet ‘wat is er aan de hand’ maar ‘wat is er gaande’.  De vraag ‘wat is er aan de hand’ is statisch en leidt tot eenmalige, losse acties. Wanneer je vraagt wat is er gaande?, dan beschouw je het grotere geheel, kun je verbanden en patronen ontdekken en zo nodig interventies plegen die bijdragen aan een fundamentele oplossing.

Beweeg mee met wat zich aandient
De toekomst dient zich vanzelf aan. Je hoeft (kunt!) deze niet regisseren. Wat gehoord wil worden komt op je af: ‘De samenleving klopt vanzelf aan.’ Door mee te gaan met wat zich aandient sluit je beter aan op wat nodig is. Als je zo kunt kijken en aansluit op wat de maatschappij zelf aangeeft nodig te hebben (waarin het gefaciliteerd wil worden om vooruit te komen), dan kun je versnellen.

Maak wat je ziet bespreekbaar
De beste interventie die je kunt doen om een thema te adresseren is een goede vraag stellen. Intervenieer wanneer je bijvoorbeeld ziet dat gebeurtenissen los van hun context worden beschouwd of wat zich aandient niet wordt opgepakt. Benoem wat je ziet gebeuren, breng het onder de aandacht, stel vragen.

Ken je verlangen
Wat drijft je? Waar werk je naartoe? Wat wil je zo graag bereiken, dat je je er steeds opnieuw voor in zult zetten, zelfs als je weet dat je het nooit kunt bereiken? Als je je verlangen kent, reflecteert op wat er gaande is en herkent en werkt met wat zich aandient, dan kan je ieder dossier, iedere handeling, benutten om dichterbij dat verlangen te komen. Als je je werk zo beschouwt, dan ervaar je geen werkdruk, maar alleen maar kansen om jezelf en de omgeving waarvoor je je inzet laten groeien.

Doe wat goed en nodig is
Kies er steeds voor om de maatschappij radicaal voorop te stellen. Doe dat door naar buiten te gaan, want vanachter je bureau kan je niet echt weten wat er buiten speelt, in verbinding met anderen en (zo mogelijk) binnen de regels. Maak wat je ziet bespreekbaar, ook als dat zal stuiten op weerstand en/of mensen je niet (direct) zullen begrijpen. ‘Doe het toch. Doe wat goed en nodig is.’

Van Ginkel in Wonderland

De Dag voor de Secretaris heeft dit jaar als thema ‘Secretaris in Wonderland’, geïnspireerd op het boek ‘Alice in Wonderland’. Het boek kan worden beschouwd als een verhaal over hoe je je met verwondering door je omgeving kunt bewegen en hoe je daarin continu verandert.

Dit jaar geeft Jan van Ginkel invulling aan een deel van het programma van de dag. Net als de karakters in ‘Wonderland’ beschouwt Van Ginkel chaos, onzekerheid en gekte van onze omgeving als een gegeven, als iets waar we allemaal onderdeel van uitmaken en waarin we continu kansen tegenkomen om te kunnen groeien en dichter bij ons verlangen te komen. Tijdens de Dag voor de Secretaris zal hij ons meenemen naar het wonderland van de gemeentesecretaris. Zijn bevlogen verhaal inspireert om te reflecteren op de eigen wonderlijke omgeving, de rol die je daarin kunt vervullen en geeft concrete handvatten om je hierin te ondersteunen.

Meer weten? Klik hier voor meer info over de Dag voor de Secretaris 2017

Om op te broeden

  • Welke dominante trends zie jij in de omgeving van jouw organisatie?
  • Hoe verhoudt jouw organisatie zich tot deze trends?
  • Wat is er gaande in jouw organisatie? (Hoe) maak je dit bespreekbaar?
  • Wat is jouw verlangen?

Op de hoogte blijven van de activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je aan te melden voor de nieuwsbrief.

 

(1) Binnenlands Bestuur berichtte in 2015 nog dat gemiddeld 1 op de 4 gemeentesecretarissen gedwongen voortijdig moest vertrekken. Dit lijkt, kort samengevat, te maken te hebben met het minder snel nemen van hun politieke verantwoordelijkheid door bestuurders, een toename van incidentenpolitiek en het ontstaan van een afrekencultuur.  http://www.binnenlandsbestuur.nl/ambtenaar-en-carriere/nieuws/gemeentesecretaris-steeds-vaker-de-sigaar.9468841.lynkx

Secretaris in Wonderland

roadsigns thiswaythatwayWie mij een beetje kent weet dat ‘Alice’s Adventures in Wonderland’ (1865) een van mijn favoriete boeken is en een bron van reflectie en inspiratie in mijn werk. Wanneer ik een nieuwe organisatie leer kennen voel ik mij regelmatig een soort Alice in Wonderland: met verwondering, nieuwsgierigheid en enige onzekerheid begeef ik mij in de nieuwe omgeving. In rollen als interim secretaris word ik mij met name altijd weer even extra bewust van de dynamiek van de snel veranderende, strategisch complexe omgeving, het Wonderland, waarin je je als secretaris beweegt.

Alice in Wonderland bevat verschillende lagen en thema’s waarin je je kunt verdiepen. Behalve als een verhaal voor kinderen, vind ik het leuk om het boek te beschouwen als een metafoor voor een reis door de omgeving van een organisatie, vol bijzondere karakters, ingewikkelde en geestige situaties, en filosofische vragen. Dat het boek deze metafoor kan vervullen is niet vreemd: de auteur, Lewis Carroll (echte naam Charles L. Dodgson), was als docent wiskunde verbonden aan de universiteit van Oxford, waar hij ook woonde. Ik twijfel er niet aan dat de wijze waarop hij zijn omgeving beleefde en  beschouwde al dan niet bewust verwerkte in ‘Wonderland’.

were all mad hereHet beschouwen van een omgeving als een Wonderland kan ingewikkelde of ongemakkelijke situaties ineens vooral interessant maken. Als iets om je over te verwonderen en om te benutten als informatie over zowel de organisatie als over het eigen denken en handelen. Daarnaast kan ‘Wonderland’ ook heerlijk relativeren, omdat de auteur ons via zijn karakters laat weten dat we niets weten – ‘You don’t know much, . . . and that’s a fact.’ – en iedereen in Wonderland gek is.

De Wonderlanden waarin wij ons bewegen lijken steeds complexer – wonderlijker – te worden. Hoe zie jij het Wonderland waarin jij je vanuit jouw rol beweegt? Waar eindigt de organisatie en begint de omgeving? Welke ontwikkelingen (voor)zie je en wat betekenen deze voor hoe jij jouw rol invult? Hoe kan je je staande houden in de toenemende complexiteit én deze benutten om jezelf, jouw rol en de omgeving te helpen groeien? Hoe verhoud jij je vanuit jouw rol tot jouw Wonderland?

Dag voor de Secretaris 2017
Dit soort vragen waren voor mij aanleiding voor het thema van de Dag voor de Secretaris 2017: ‘Secretaris in Wonderland’. De dag vindt plaats op 17 november 2017, op een centrale locatie in het land. Er wordt momenteel hard aan het programma gewerkt en het belooft weer een boeiende dag te worden!

Informatie en aanmelden
Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en/of je aanmelden? Klik hier voor meer informatie en het contactformulier of meld je direct aan via het aanmeldingsformulier.

Een (ver)licht en betekenisvol 2017!

Voor De Secretarisvogel was 2016 een jaar gevuld met nieuwe ontmoetingen en energie, mooie verbindingen en verhelderende inzichten. Het denken over de secretarisrol als vak leeft onder secretarissen. Ik heb veel plezier beleefd aan de mooie gesprekken en het enthousiasme van deelnemers aan de verschillende activiteiten. De blog, de intervisie De Stille Kracht, en de eerste Dag voor de Secretaris zijn allemaal een succes geworden. Fantastisch. En het is mij nog eens duidelijk geworden: er zit een geweldige stille kracht en bijzondere meerwaarde in de secretarisrol m vanuit inzicht en overzicht rust, houvast en licht te creëren in organisaties!

feestvogel zonder tekst.jpg

De Secretarisvogel wenst je een (ver)licht en betekenisvol 2017! Beeld: Cornelie Gogelein  | Copyright De Secretarisvogel

Om bij te dragen aan de ontwikkeling van de rol heeft De Secretarisvogel ook in 2017 weer allerlei mooie activiteiten op de agenda met als doel om mensen in secretarisrollen in hun vak te inspireren, trainen en verbinden, zowel vakinhoudelijk als op het vlak van persoonlijke ontwikkeling in de rol. Zo gaat begin dit jaar gaat de leergang De Rolbewuste Secretaris van start, in het voorjaar een nieuwe De Stille Kracht intervisiegroep en in het najaar is de tweede Dag voor de Secretaris. Daarnaast broed ik op nog wat nieuwe ideetjes – daarover vertel ik je binnenkort graag meer!

Voor nu proost ik graag met jullie op een verbindend, (ver)licht en betekenisvol 2017, gevuld met waardevolle inzichten in jezelf én in het vak!

Oh ja, ook handig om te weten: je kan bij De Secretarisvogel ook in 2017 weer terecht voor individuele coaching, schrijfwerk (als je zelf bijvoorbeeld maar niet toekomt aan dat concept beleidsstuk, jaarplan e.d.) en interimwerk (bijv. bij zwangerschapsverlof).

Wil je meer informatie over het werk van De Secretarisvogel, op de hoogte blijven van de ontwikkelingen en/of je inschrijven voor een activiteit? Stuur dan een berichtje naar spiegelhuis.secretarisvogel@gmail.com, neem telefonisch/via whatsapp contact op: 06 – 5519 8795 (Laura Bos) of vul hieronder je gegevens in.

Hoeden en petten (ook damescorsetten) in de secretarisrol

petten op jpeg

Wanneer heb je welke pet(ten) op? En zet je die zelf op, of doen anderen dat voor je? Hoe beter je weet welke petten jij in je collectie hebt en wanneer je welke opzet, hoe effectiever je kunt handelen. Aan het einde van deze blog een paar vragen en tips om je te helpen aan inzicht in jouw verzameling.

Hoeden en petten
Mensen in secretarisrollen hebben doorgaans een brede en complexe verzameling petten. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuner, adviseur, spin in het web, procesbegeleider, verslaglegger, sparringpartner, manager, vragensteller, schrijver, coördinator, jurist, verbinder, expert, mediator, spiegel, bewaker, leidinggevende, geweten, projectleider, smeerolie, beleidsdeskundige, politicus, strateeg, geweten, luisterend oor, filosoof, jurist, observator, et cetera.

(ook damescorsetten)
Als je niet helder hebt welke petten wel en niet in jouw collectie horen, dan is het goed denkbaar dat je ook van alles oppakt dat eigenlijk niet bij jou thuishoort. Zo loop je voor je het weet ongewenst (en onbewust) rond met het ‘afvoerpetje’, dat waarschijnlijk steeds strakker en ongemakkelijker gaat zitten. Of er wordt een omvangrijke opgave bij jou neergelegd, zoals het doorvoeren van een ingrijpende organisatieverandering of het effectief implementeren van nieuwe wet- en regelgeving. Dit soort grote, organisatiebrede opgaven komen soms bijna als vanzelfsprekend bij de secretaris terecht, die dan bijvoorbeeld de projectleiderspet opkrijgt. Maar het is de vraag of het altijd in het belang van de organisatie is en werkelijk past bij de betreffende secretarisrol om deze specifieke pet erbij te krijgen.

Jongleren en reflecteren: oefening baart kunst
Omgaan met de verschillende petten kan een intensieve (dagelijkse) uitdaging zijn, waar de één meer plezier aan beleeft dan de ander. Het kan een groot verschil maken of je bij het schrijven een meerjarenplan bijvoorbeeld alleen de pet opzet van de schrijver, of ook die van sparringpartner, adviseur, inhoudelijk expert en bewaker van de organisatievisie. En hoe stevig je deze petten opzet. Dat is niet alleen van invloed op het stuk zelf, maar ook op het proces en, daarmee, op de organisatie.

Door regelmatig te reflecteren op jouw collectie petten en hoe je deze inzet, word je steeds bewuster worden van de voor- en nadelen van iedere pet, welke goed zitten en welke nog wat aandacht nodig hebben, leer je sneller afwisselen en combineren en zal je jouw collectie kunnen uitbreiden en verfijnen. Zo ontwikkel je je als een soort jongleur tot een rolbewuste secretaris.

Vragen

  • In deze blog worden enkele petten genoemd. Welke petten herken je? Welke zou jij, kijkend naar jouw rol, daaraan toevoegen?
  • Probeer eens een werkdag bewust stil te staan bij de petten die je opzet tijdens je werk, bijvoorbeeld tijdens een overleg. Welke petten kom je tegen?
  • Welke petten zitten comfortabel, welke vind je lastiger? Waarom?
  • Zet je petten bewust op, of ‘overkomen’ ze je?
  • Kan je je een situatie herinneren waarin je met tegenstrijdige petten opzat? Hoe ben je daarmee omgegaan?

De Rolbewuste Secretaris: effectief handelen in strategisch complexe rollen

Klik hier om je aan te melden voor een van de laatste plaatsen in de leergang.

brain and heart art balanceOp 6 oktober start de leergang De Rolbewuste Secretaris. In deze leergang voor mensen in secretarisrollen verdiep je je in inhoudelijke en persoonlijke vraagstukken in het vak. Centraal staat het effectief handelen vanuit de thema’s visie en focus, positionering en zichtbaarheid, macht en politiek handelen en veranderdynamiek. De leergang wordt gegeven door Fons Groen (Movinex) en Laura Bos (De Secretarisvogel).

Voor meer informatie: 06 5519 8795 (Laura Bos)

De moedige secretaris – ‘Volgen voor Gevorderden’

Als secretaris ben je de ultieme volger‘ dacht ik, terwijl ik ‘Volgen voor Gevorderden’ las van Caroline Perrée, ‘en dat vraagt lef‘.

Caroline Perrée - Volgen voor GevorderdenDit boek zette mij aan het denken over de interactie tussen leiden en volgen, de verhoudingen en processen in de organisatie en de eigen rol in een spilfunctie. Als secretaris ben je continu bezig met de dynamiek tussen leiden en volgen: door wie en wat word jij geleid en aan wie of wat geef jij leiding? Wie volg jij en wie volgt jou?

Wat is een leider zonder goede volgers?

Volgen en leiden bestaan niet zonder elkaar: ze vullen elkaar aan, ze versterken of verzwakken elkaar, ze zijn onlosmakelijk verbonden. Terwijl het ‘leiderschap’ is wat de klok slaat in talloze managementboeken, trainingen, artikelen etc., is voor goed volgerschap vanuit de positie van de volger nauwelijks aandacht. Het lijkt wel alsof de leider een actieve, maakbare rol is en de passieve volgers vanzelf komen als je maar een goede leider bent. Niets is minder waar: goed volgerschap is een vaardigheid. Maar wat is goed volgerschap? Waarom heb je een verantwoordelijkheid om een goede volger te zijn? Is volgerschap een vorm van leiderschap? Hoe ontwikkel je je als goede volger? Slechts een paar vragen die mijn gedachten prikkelden tijdens het lezen van Volgen voor Gevorderden.

‘Met volgen kun je sturen en van alles veroorzaken.’ (p.30)

In een (spil)functie in een organisatie, bijvoorbeeld als bestuurssecretaris, betekent het invullen van goed volgerschap in jouw rol dat je oog hebt voor ‘volgen én leiden: kaders duidelijk maken, grenzen stellen, geen blinde volger zijn’.  Je bent ondersteunend (volgend) aan het bestuur, je let op dat de organisatie invulling geeft aan de gestelde kaders (visie, doelstellingen e.d.) van de organisatie en je volgt hierin een werkwijze die bij jou past (daarin ben je leidend).

‘Goed volgen is laten zien waar je staat en wat je wilt (leiding aan jezelf!). . .
Daarmee stuur je indirect de leider.’ (p.21)

Goed volgerschap vraagt lef of ‘moedig volgerschap’. Dit wordt volgens Ira Chaleff gekenmerkt door vijf aspecten (p.45):

  1. ‘Je hebt lef nodig om initiatief te nemen en proactief te zijn
  2. je moet zo dapper zijn om regelmatig je eigen ego opzij te zetten en het gezag van de leider te accepteren
  3. je dient kritische vragen te stellen en de leider te prikkelen om standpunten echt goed te onderzoeken en desnoods te heroverwegen
  4. als moedig volger durf je ook kritisch naar jezelf te kijken en je af te vragen hoe jij jezelf moet blijven ontwikkelen om mee te bewegen en te veranderen
  5. als de nood echt aan de man is, moet je je durven verzetten om zo de organisatie te behouden voor een misstap van de leider.’

De vijf aspecten van de moedige volger kunnen tevens fungeren als de vijf aspecten van de moedige secretaris. Punten waar je als secretaris steeds aandacht voor moet hebben om je rol vorm te kunnen geven. Daarnaast is het belangrijk om je ook regelmatig af te vragen of je doet wat bij jou past, waar de organisatie behoefte aan heeft en of deze behoeftes ‘matchen’: leid en/of volg je vanuit je hoofd ‘omdat dat moet’ of vanuit je hart?

Om op te broeden

  • Ben je een leidende volger of een volgende leider? Waarom?
  • Hoe moedig ben jij als secretaris? Of, in de woorden van Caroline: hoe scoor jij op de vijf aspecten van moedig volgerschap?
  • Leid en/of volg je vanuit je hoofd ‘omdat dat moet’ of vanuit je hart, omdat je aanvoelt wat goed is?

De secretaris van het jaar

Het jaar van het jaar
Op radio 1 worden de gemoederen al een tijdje beziggehouden door de hoeveelheid lijstjes en ‘… van het jaar’-verkiezingen. De lijst lijkt ieder jaar langer te worden: het woord van het jaar, kapsalon van het jaar, sportploeg, -man en -vrouw van het jaar, politicus van het jaar en zelfs de leukste verkiezing van het jaar.* Wat is toch die behoefte aan lijstjes en verkiezingen? Misschien heeft het iets te maken met een poging om orde te scheppen in onoverzichtelijke situaties. Gezien de huidige, ongrijpbare maatschappelijke ontwikkelingen niet zo vreemd dat het aantal verkiezingen en lijstjes toeneemt.

Mijn favoriete verkiezing van dit jaar werd van de week gehouden bij De Nieuws BV door ‘Roelof van de redactie’: de verkiezing van het jaar van het jaar. Roelof vraagt zich af: wat is nou het beste jaartal uit de Nederlandse geschiedenis? In de column van vijf minuten worden vijf jaartallen voorgedragen – 1648, 1848, 1959, 1998 en 2001 – én er wordt een keuze gemaakt. (Luister hier de column terug voor een toelichting op de jaartallen.)

And the winner is…
1848: het jaar van de grondwet van Thorbecke. Om tegenwicht te bieden tegen de keuze voor Wilders als politicus van het jaar. Eerlijk gezegd vond ik het in eerste instantie een beetje een saaie, té voor de hand liggende keuze, maar enige verdieping in het proces roept House of Cards-achtige beelden op en maakt het bepaald geen saai verhaal. Is de huidige grondwet deels het resultaat van een secretaris die de ontwikkeling en interpretatie van de nieuwe grondwet naar zijn hand zette in het belang van zijn eigen status en macht?

Grondwet1848

In 1848 werd Koning Willem II, naar eigen zeggen, onder invloed van revoluties is in andere landen in één nacht van ‘zeer conservatief tot zeer liberaal’. Hij gaf opdracht aan een commissie om de grondwet te herzien. Johan Rudolph Thorbecke was secretaris van deze commissie en bedacht de nieuwe grondwet, waarin het parlement meer bevoegdheden en diverse wetgevende en controlerende instrumenten kreeg.**

Als secretaris van de commissie en bedenker van de grondwet had Thorbecke opmerkelijk veel invloed. Zo nam (en kreeg) hij veel ruimte bij de interpretatie van regels. Hij maakte hier slim gebruik van en speelde een spel waarin hij bijvoorbeeld een ministersploeg ten val bracht. Vervolgens werd hij zelf minister en gaf vanuit die rol geheel nieuwe interpretaties aan bepaalde regels, al naar gelang het hem paste:

‘Als minister had Thorbecke weer andere interpretaties van de regels nodig om zijn gezag te beschermen. In 1862 poogde hij elke vorm van Johan_Rudolf_Thorbeckedebat over de regels in de kiem te smoren. Waar hij als Kamerlid ieder ander die zoiets probeerde van inconstitutioneel gedrag had beschuldigd, wees hij nu zelf alle kritiek van de hand. Want: “Aan wie is men onze tegenwoordige Grondwet meer dan aan mij verschuldigd? En zou ik dan mijn eigen werk verstoren?“’**

De manier waarop Thorbecke zijn functies invulde lijkt niet bepaald zuiver. Zou dit van het begin af aan zo zijn geweest of zijn de grenzen langzaam maar zeker vervaagd, zelfs door hemzelf onopgemerkt? Het is denk ik een van de grootste risico’s van de secretaris: te worden verleid door macht en status en ongemerkt verschuiven van een focus op de beste invulling van het vak naar de inzet van de rol als middel om meer macht of status te bereiken.

Secretaris van het jaar
Als er in 1848 een verkiezing voor de meest invloedrijke secretaris van het jaar was gehouden, dan het Thorbecke die vast gewonnen. Met al die lijstjes en verkiezingen zou ik zo’n verkiezing bijna in het leven roepen! Een snelle zoektocht op ‘secretaris van het jaar’ op Google levert geen resultaten. Gelukkig maar, want het laatste dat past bij deze rol is om deze in de spot lights te plaatsen. Toch?

Het lijkt mij wél interessant om een soort top 10 van meest invloedrijke secretarissen in de geschiedenis op te stellen. Waaraan moet iemand voldoen om daarin terecht te komen? Misschien iets voor komend jaar….

De subtiele taal van macht

De subtiele taal van macht in organisaties

‘Achter de wereld van de rede werkt een hele subtiele macht die in onze taal doorwerkt. Daarom moeten we de bewuste rede wantrouwen en kijken naar het machtsspel, naar het onderbewuste, onder de oppervlakte van de rede.’

dr Haroon Sheikh*

Als secretaris ben je voortdurend bezig met taal. In het spreken, denken en schrijven, als gebruiker en ontvanger. Je hebt daarin ook dagelijks te maken met de strategische, subtielere kant van taal waarmee je voortdurend kunt spelen: hoe is iets beschreven, op welke manieren kan je dit opvatten en erop reageren, hoe wil je iets juist wel of juist niet formuleren, etc. En je bent een soort vertaler: tussen verschillende organisatieonderdelen (met name in grotere organisaties) en tussen de interne en externe omgeving.

Interessant is de subtiele taal van macht (politiek handelen) in organisaties. De subtiele taal van macht gaat over taaluitingen waarmee indirect een bepaalde machtsverhouding in stand wordt gehouden of impliciet een keuze wordt doorgedrukt. Zowel degene die de taal bezigt als de ontvanger kunnen zich hier niet of nauwelijks van bewust zijn, maar de gebruiker kan de subtiele taal ook bewust inzetten.

Onbewuste associaties

Filosoof Edward Said beschrijft in zijn boek ‘Orientalism’ hoe de subtiele taal van macht kan doorwerken in de onbewuste blik van het Westen naar het Oosten. Door synoniemen voor de Oriënt als irrationeel, primitief en overdreven en voor het Westen als rationeel, democratisch en beheerst, werd een verhouding geschetst waarin de Westerse landen er altijd het sterkste uitkwamen. Dat rechtvaardigde vervolgens het kolonialisme (‘zij’ hebben ‘ons’ nodig). De synoniemen en de bijbehorende de associaties zijn inmiddels diepgeworteld. Dit is een belangrijk gegeven: zelfs als je het ergens op het bewuste niveau van de rede niet mee eens bent, kan het zijn dat je onbewust tóch bepaalde associaties hebt die ongewenste patronen bevestigen.

Soortgelijke processen en patronen doen zich overal voor waar mensen bij elkaar komen. Terwijl je denkt op bewust niveau een discussie te voeren, wordt je beïnvloed door dieperliggende associaties bij bepaalde woorden. Deze houden onbewust bepaalde beelden, normen, waarden, aannames, (voor)oordelen e.d. in stand. De zorg wordt bijvoorbeeld nog steeds als feminien beschouwd en techniek als masculien, secretariaten zijn feminien, management is masculien. Het is zinvol om dit soort patronen in het denken te herkennen en je bewust te zijn van taalgebruik waarin een machtsverhouding zit die subtiel doorwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het consequent hanteren van ‘hij’, waar het ook ‘zij’ kan zijn, functiebenamingen als junior en senior beleidsmedewerker, termen als ‘de werkvloer’, ‘verantwoording afleggen’ en ‘ondergeschikten’. Hieruit spreekt een machtsverhouding die wel of niet wenselijk kan zijn. In ieder geval is het goed om je daarvan bewust te zijn, want de associaties die mensen bij deze termen hebben zijn van invloed op hun denken en handelen en kunnen iemand bijvoorbeeld uitdagen of juist demotiveren.

Bewuste beïnvloeding en manipulatie

Zoals gezegd kunnen subtiele taaluitingen van macht ook bewust worden ingezet. In een organisatie kan een  bestuurder impliciet dreigen met sancties om besluitvorming te sturen: “Iemand die niet instemt met een plan krijgt in zo’n geval bijvoorbeeld van zijn baas te horen dat ‘overplaatsing altijd nog kan’ of dat ‘de functioneringsgesprekken er alweer bijna aankomen’.”**

Beïnvloeding kan gemakkelijk overgaan in manipulatie.  Zowel onbewust als bewust gebruik zie je bijvoorbeeld terug in reclame en in de politiek, wanneer bepaalde archetypes of vooroordelen worden bevestigd. De ontvanger van de (doorgaans beperkte) informatie kan onbewust worden beïnvloed tot het doen van bepaalde aankopen of het innemen van een bepaald standpunt.

Wantrouw de bewuste rede

De bewuste rede wordt beïnvloed door de subtiele taal van macht en onbewuste associaties. Deze taal kan zowel bewust als onbewust worden ingezet. Daarom is het goed en getuigt het van zorgvuldigheid om de rede te wantrouwen. Als secretaris kan je een interessante rol spelen in de duiding en bewustwording van bepaald taalgebruik, de effecten daarvan en het vinden van taaluitingen die passen bij wat bijvoorbeeld een bestuur wil uitdragen. Hoe beter je de subtiele taal van macht herkent, spreekt en kunt vertalen, hoe gerichter en effectiever je jouw rol kunt uitoefenen.

Om op te broeden

* Luister eens met aandacht de taal die wordt gebruikt in een overleg. Welke woorden vallen op? Welke (onbewuste) associaties kunnen hier achter schuilgaan? Zouden die associaties voor iedereen hetzelfde zijn?


 

Ter illustratie: Chief Whip Urquhart

Wie de subtiele taal van macht als geen ander kent is de hoofdpersoon Francis Urquhart in de Britse BBC-serie House of Cards.  Als ‘Chief Whip’ – letterlijk vertaald ‘Hoofd Zweep’, over de taal van macht gesproken – bevind hij zich in het centrum van de macht. Urquhart omschrijft zijn rol als die van een functionaris wiens taak het is om de troepen van zijn partij in het gareel te houden: ‘I put a bit of stick about, I make them jump’*** Hij heeft ambities om minister te worden en probeert zichzelf in het nieuw te vormen kabinet te plaatsen. De Prime Minister heeft hier andere ideeën over. Het gesprek tussen de twee is een mooie illustratie van het bewust inzetten van de (subtiele) taal van macht en manipulatie.

Bronnen:

* dr Haroon Sheikh, college ‘De Taal van Macht’ van de College Club, 26-11-2015

** Hetebrij, Martin. 2008:8. ‘Macht en politiek handelen in organisaties: Iedereen speelt mee.’ Van Gorcum, derde druk.

*** BBC, TV-serie House of Cards. 1990. Gebaseerd op het gelijknamige boek van Michael Dobbs.

John McTernan. The Telegraph.17-7-2014. Chief Whips: They’re not as nice as they look.

De Secretarisvogel

Je zou het misschien niet zeggen, maar Nederland zit vol met secretarisvogels: mensen in strategisch complexe functies zoals secretarissen. Doordat ze onder verschillende namen schuilgaan, doorgaans de enige zijn in een organisatie en zich vaak achter de schermen bewegen vallen ze (als groep) alleen niet zo op.

Secretarissen staan bekend onder functienamen als bestuurssecretaris, beleidsadviseur, gemeentesecretaris, beleidsmedewerker, politiek assistent, projectsecretaris en zelfs commissiegriffier – om er maar een paar te noemen. Zowel de inhoudelijke als strategische invulling kan enorm verschillen en er is geen eenduidige functieomschrijving van wat een secretaris precies is en doet. Iedere organisatie – en secretaris – geeft er zo zijn eigen draai aan. (Voor het gemak heb ik het in deze blog steeds over ‘de secretaris’.)

De secretarisrol kan op momenten behoorlijk eenzaam voelen. Veel informatie is vertrouwelijk en aangezien de secretaris vaak de enige van zijn soort is in de organisatie, is er doorgaans niemand waarmee hij of zij in alle openheid kan sparren en reflecteren over zaken waar hij of zij tegenaan loopt. En dat is nou juist zo belangrijk!

Daarnaast is er relatief weinig geschreven over de rol van de secretaris. En wat er is richt zich veelal op de praktische uitvoering en het formele takenpakket – en dan met name van de bestuurssecretaris. Er wordt nauwelijks ingegaan op de verschillende soorten en niveaus van secretarissen, de dynamiek van de functie en de complexiteit van de omgeving waarin zij zich bewegen.

Als De Secretarisvogel wil ik aan de hand van (persoonlijke) ervaringen, opmerkingen, suggesties, gesprekken, boeken, artikelen etc. secretarissen inspireren in de uitvoering van hun werk en uitdagen tot (zelf)reflectie op hun rol en de omgeving waarin zij zich bewegen. Deze blog gaat in op allerlei thema’s waarmee je als secretaris te maken kunt krijgen. Suggesties en reacties zijn van harte welkom!

De Secretarisvogel

De Secretarisvogel is een initiatief van Spiegelhuis advies en coaching