In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel  of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Format voorbeeld werkdoc ZBGC

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

  • Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
  • Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
  • Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
  • Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek.  Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.

Filosofie voor het leven van de secretaris – lessen van een summer school bij The School of Life

mcluhan tsolDeze zomer volgde ik de summer school ‘Filosofie voor het Leven’ – waaraan ik in gedachte ‘van de secretaris’ toevoegde – bij The School of Life in Amsterdam. Filosofen Lammert Kamphuis, Menno de Bree en Maarten van Buuren namen ons mee in de geschiedenis, nut en noodzaak van filosofie en daagden uit om na te denken over de praktische toepassing ervan. De summer school zat boordevol inspiratie – in deze blog een eerste selectie noties die ik interessant vind voor de invulling van de secretarisrol.

Bevraag het vanzelfsprekende
In de filosofie gaat het erom het vanzelfsprekende (algemene opvattingen, clichés) te durven bevragen, de moed te hebben om geen enkele vraag achterwege te laten. Kan ik ergens werkelijk zeker van zijn? In onze samenleving vinden we het erg belangrijk om dingen zeker te weten. Als we door voortschrijdend inzicht ons standpunt aanpassen lopen we het risico om te worden beschuldigd van lafheid, draaien en onzekerheid. Terwijl het wat mij betreft juist kan getuigen van het tegenovergestelde! De gedachte dat we het allemaal zeker moeten weten resulteert doorgaans in een stelligheid en starheid waar niemand iets aan heeft. Organisaties hebben het vaak niet eens meer door: ‘de zelfgenoegzaamheid walmt je in organisaties tegemoet’, zoals een van de filosofen tijdens de summer school het stelde. Het is daarom goed om na te gaan welke algemeen geaccepteerde opvattingen en clichés leven in de organisatie en deze te analyseren en bevragen. Waarom bestaan ze? Welk doel dienen ze? Is dat zinvol?

Zoek de waarheid
Als je het vanzelfsprekende bevraagd, kom je vanzelf bij de vraag wat waarheid is. Is het mogelijk om de waarheid te kennen? Harry Frankfurt beschrijft in zijn essay ‘on bullshit’ een manier van spreken die door ‘de bullshitter’ wordt gehanteerd, die er vanuit gaat dat de waarheid niet bestaat en het dus ook niet uitmaakt wat je zegt. Over wie gelijk heeft kan je niets zeggen en het gaat er niet om gelijk te hebben, maar om gelijk te krijgen.

In de summer school werd gesteld dat waarheid de uitkomst is van een machtsstrijd: ‘Waarheid is datgene waar je collega’s mee wegkomen. Dan komt het in de notulen en dan is het waar.’ Als dit waar is, dan zegt dat nogal wat over de verantwoordelijkheid van degene die verslag legt. De secretaris als waarheidsbepaler? Een kleine aanpassing in woordgebruik kan een grote invloed hebben op wat vervolgens als ‘de waarheid’ wordt beschouwd. Hoe zorg je voor een juiste weergave van ‘de waarheid’ van een bijeenkomst? Kan dat eigenlijk wel? Opdrachtgevers die mij vragen om verslag te leggen willen bijvoorbeeld geen letterlijke notulen, maar een overkoepelend, goedlopend en dekkend verhaal. Wat is dan de waarheid? De opdrachtgevers, en ik natuurlijk ook, vinden het van belang dat iedereen zich in het verslag kan vinden. Dat alle aanwezigen het zien als een juiste weergave. Maar is het dan vervolgens ook de waarheid?

Stel vragen
Om te ontdekken wat waarheid is, ontwikkelde Socrates, een van de drie grondleggers van de westerse filosofie (de andere twee zijn Plato en Aristoteles), de techniek van het vragen stellen. Hij vertelde niet hoe het moest of hoe het zat, maar stelde alleen maar vragen aan wie hij maar tegenkwam. Wat vind je? Hoe weet je dat? Hij geloofde dat iedereen alle kennis al in zich heeft en dat het zijn taak was om mensen door het stellen van vragen te helpen om zelf tot antwoorden te komen, op basis van de juiste argumenten

Zoek de juiste argumenten
Zijn de redenen die worden aangegeven om iets wel of niet te doen wel de goede argumenten? En wanneer is een argument goed? Bij een goed argument is een relevant kader gehanteerd waarop iets wordt beoordeeld. Wordt bijvoorbeeld een bepaalde werkwijze gekozen omdat ‘wij dat altijd zo doen’ (zie ‘bevraag het vanzelfsprekende’), of omdat gedegen onderzoek heeft uitgewezen dat die bepaalde werkwijze de beste manier is om de gestelde doelen te behalen.

Herken het verschil tussen emotie en logica
brainheart im with stupid funsubstancescomIn de filosofie staan het denken en de logica centraal. In het bevragen van het vanzelfsprekende, waarheidsvinding, vragen stellen en het zoeken naar goede argumenten spelen echter zowel emotie als het denken een rol. De stoïcijnen stelden dat emoties denkfouten zijn, met name heftige emoties. Emoties zijn voor hen dus geen valide argumenten. Een argument als ‘het voelt goed’ lijkt steeds vaker te worden geaccepteerd als een valide argument, maar waarom eigenlijk? Welke logische argumenten zitten achter dat gevoel? Het is belangrijk om het onderscheid tussen hoofd en hart te herkennen om te kunnen begrijpen waarom iets gebeurd, waarom iemand of een organisatie iets doet. En of dat het juiste is.

Toepassing van filosofie in het werk van de secretaris kan van grote meerwaarde zijn voor de organisatie, maar het is geen gemakkelijke opgave. Filosofie betekent ook: vertragen. In een tijd waarin we ons graag bedienen van ‘quick wins’ en ‘one-liners’ kan het lijken alsof iemand die doorvraagt op de rem trapt en kan weerstand oproepen. Toch is het de moeite waard om door te zetten, want weloverwogen, met goede argumenten onderbouwde handelingen zorgen uiteindelijk voor rust, helderheid en verbinding. En dat levert op de langere termijn veel meer op.

Wil je je verder verdiepen in de secretarisrol? Dan is deelname aan de volgende activiteiten wellicht iets voor jou!:

Op 6 oktober start de Leergang De Rolbewuste Secretaris. Klik hier voor meer informatie en profiteer nog van de vroegboekkorting! Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar.

Op 11 november is de Dag voor de Secretaris 2016: De Nieuwe Secretaris. Een dag vol inspirerende workshops voor secretarissen, strategisch adviseurs, beleidsadviseurs, etc. Klik hier voor meer informatie en profiteer van de vroegboekkorting.

Vijf tips om je zichtbaarheid in jouw secretarisrol te vergroten

vogel 6 Mensen in secretarisrollen werken veelal achter de schermen. We fungeren als een soort onzichtbare smeerolie en kunnen vanuit deze verbindende rol een cruciale bijdrage leveren aan een soepel functioneren van de organisatie. In deze ‘onzichtbaarheid’ zit een kracht: we helpen het bestuur om vanuit hun zichtbare rol goed leiding te kunnen geven. De keerzijde is dat het voor mensen in de organisatie niet altijd duidelijk is wat we nou eigenlijk doen. Dat is jammer, want wij hebben diezelfde mensen juist nodig voor informatie, verbinding, ideeën etc. Hoe beter wij in verbinding staan met collega’s op alle niveaus binnen de organisatie, hoe meer wij kunnen betekenen voor de organisatie.

Een zekere zichtbaarheid kan dus waarde toevoegen aan de kwaliteit van ons werk. Wil je jouw zichtbaarheid in jouw rol vergroten? Hieronder enkele tips waar je direct mee aan de slag kunt.

Schenk aandacht
Weet wat speelt in de organisatie, ook op individueel niveau. Schenk aandacht aan wat er bij mensen op persoonlijk vlak speelt; het zijn tenslotte individuen die de organisatie vormen. Jouw aandacht doet ertoe, zowel vanuit jouw rol, dichtbij de leiding, als vanuit jou als persoon. Het is belangrijk dat mensen zich gehoord voelen. Door te weten wat er speelt in de organisatie en wat mensen belangrijk vinden kan je tevens ontdekken waar op organisatieniveau meer aandacht voor nodig is. Vanuit jouw rol kan je hierop inzetten bij het bestuur. Jouw aandacht en interesse moeten natuurlijk wel oprecht zijn.

Ga aan de wandel
Om te weten wat er speelt helpt het om regelmatig een wandelingetje door de organisatie te maken en hier en daar een praatje te maken met collega’s. Vraag hoe het gaat, wat iemand bezighoudt. Ook al moet dat ene stuk nog af, ga toch even op pad. Een korte wandeling en een gesprekje met een collega kan veel opleveren voor verbinding, voor je zichtbaarheid én voor dat stuk, want na een korte pauze ben je scherper en efficiënter.

Vraag feedback
Vraag mensen op verschillende posities in de organisatie hoe ze jouw rol zien. Welk beeld hebben ze hiervan? Of leg eens een vraagstuk voor bij iemand in een hele andere functie in de organisatie. Dit kan zowel verfrissende inzichten opleveren, zowel bij jezelf, als bij de ander. Zo’n gesprek biedt direct de kans om te vertellen wat je doet en om uit te zoeken wat je volgens jouw gesprekspartner vanuit jouw rol voor de organisatie kan betekenen.

Schrijf een blog
Mensen krijgen een beter beeld van wat je doet als je deelt waar je zoal mee bezig bent en welke resultaten je hebt bereikt. De gemiddelde secretaris is in mijn beeld vrij bescheiden en vindt het niet zo nodig om zichzelf op die manier van veren te voorzien. Alhoewel er naar mijn idee niets mis is met jezelf af en toe een schouderklopje geven, is dat niet het idee achter de blog. Het doel is mensen te laten zien wat je doet en ze te betrekken (je kan de blog ook benutten om feedback te verzamelen) zodat ze weten waarvoor ze bij jou moeten zijn. Dat is voor alle betrokkenen waardevol.

Wees betrouwbaar
‘Last but not least’: zorg ervoor dat mensen weten dat je te vertrouwen bent. Als je iemand je iets vertelt over wat in de organisatie speelt waarvan jij denkt dat het bestuur er iets mee moet, formuleer dit dan zo dat je het zonder naam en toenaam onder de aandacht kan brengen. Wil je jouw bron toch noemen? Check dan bij de betreffende persoon of dat mag. Betrouwbaarheid is cruciaal.

Met welke tip ga jij aan de slag?
Leuk als je dit wilt delen in de reacties!

Wil je wel aan de slag, maar vind je het lastig? 
Neem gerust contact op om vrijblijvend te sparren; ik denk graag met je mee!

Smaken deze tips naar meer uitdaging en verdieping? Dan vind je de volgende activiteiten vast interessant:
De verdiepende leergang over effectief handelen in strategisch complexe rollen (e.g. beleidsmedewerkers, directiesecretarissen, bestuursadviseurs e.d.) Klik hier voor meer informatie.

De Dag voor de Secretaris 2016: een dag vol uitdagende workshops om je te ontwikkelen in jouw rol. Klik hier voor meer informatie.

 

Koers houden als secretaris – gastblog Denise van Poppel

Door: Denise van Poppel, secretaris Raad van Bestuur & Raad van Toezicht Koninklijke Auris Groep

Een straffe tegenwind doet het boegwater opspatten. Deinende golven halen de boot uit balans. We varen tegen de stroom in. En toch gaan we gestaag vooruit. Geconcentreerd. Gecontroleerd. Samen anticiperen we op de onstuimige weersomstandigheden. Ieder vanuit zijn eigen rol. De ander nauwlettend in de gaten houdend. We weten dat  we elkaar nodig hebben om vooruit te komen. Weer of geen weer.

Naast mijn werk als secretaris besteed ik tijd en aandacht aan het roeien. Ik zie veel parallellen tussen mijn werk en mijn hobby. Om de boot goed “te laten lopen”, zoals dat in roeitermen heet, is het nodig dat de roeier overzicht houdt en doorzettingsvermogen heeft om op koers te blijven. Het resultaat wordt niet alleen bepaald door beheersing van de techniek, maar ook door het vermogen om op de omstandigheden in te spelen. En te allen tijden ontspannen te blijven om je balans te bewaren.

Een spectaculair en inspirerend voorbeeld hiervan is de befaamde wedstrijd tussen Oxford en Cambridge op een onstuimige Theems dit jaar. Terwijl het Oxford-team in de relatieve beschutting  langs de oever roeide en de wedstrijd won, maakte de andere boot zoveel water dat hij bijna zonk. Prachtige beelden, waarbij de samenwerking en het collectieve doorzettingsvermogen van het Cambridge-team bewonderingswaardig is te noemen. Het gaat het er in mijn werk niet om dat je wint, maar dat je samen de boot beheerst en koers houdt. (Klik hier of op de foto voor een fragment uit de wedstrijd.)

Boat races 2016

Women’s boat races 2016 (Foto: Daily Mail)

Net als in mijn werk houd ik ook tijdens het roeien constant oog voor risico’s en oplossingen. De windkracht, lucht- en watertemperatuur en het type vaarwater doen ertoe. Zodra je met meerdere roeiers in een boot stapt, gelden er duidelijke regels en afspraken over wie het tempo bepaalt en wie er stuurt. Cruciaal daarbij is onderlinge communicatie en het vertrouwen op de ander(en). Roei je bijvoorbeeld met zijn tweeën, dan bepaalt de slag het tempo en bewaakt de boeg de koers. Samen kom je in beweging. Letterlijk.

In de boot zit ik op boeg, houd ik constant oog voor mijn omgeving en volg ik de slag nauwgezet.  Als de boot uit koers dreigt te raken, stuur ik de boot subtiel bij. Als dat niet genoeg is, dan geef ik aan wat ik van de ander nodig heb om op koers te blijven. In onstuimig vaarwater zoek ik de (relatieve) luwte op, blijf ik oog houden voor een ontspannen houding en behoud ik zodoende de balans. Gecontroleerd en geconcentreerd kom ik iedere keer tot bezinning in de boot. Al mijn zintuigen staan op scherp. Vaar ik soms met de stroom mee en soms er tegenin. Ultieme ontspanning door inspanning. Genietend.

Om op te broeden

  • Welke parallellen zie jij in jouw secretarisrol en de hobby die je beoefent?
  • Hoe stel jij je op naar anderen als het onstuimig wordt?
  • Wanneer en hoe stuur je subtiel bij om op koers te blijven? Vind je die rol passen bij een secretaris? Waarom?

De subtiele taal van macht

De subtiele taal van macht in organisaties

‘Achter de wereld van de rede werkt een hele subtiele macht die in onze taal doorwerkt. Daarom moeten we de bewuste rede wantrouwen en kijken naar het machtsspel, naar het onderbewuste, onder de oppervlakte van de rede.’

dr Haroon Sheikh*

Als secretaris ben je voortdurend bezig met taal. In het spreken, denken en schrijven, als gebruiker en ontvanger. Je hebt daarin ook dagelijks te maken met de strategische, subtielere kant van taal waarmee je voortdurend kunt spelen: hoe is iets beschreven, op welke manieren kan je dit opvatten en erop reageren, hoe wil je iets juist wel of juist niet formuleren, etc. En je bent een soort vertaler: tussen verschillende organisatieonderdelen (met name in grotere organisaties) en tussen de interne en externe omgeving.

Interessant is de subtiele taal van macht (politiek handelen) in organisaties. De subtiele taal van macht gaat over taaluitingen waarmee indirect een bepaalde machtsverhouding in stand wordt gehouden of impliciet een keuze wordt doorgedrukt. Zowel degene die de taal bezigt als de ontvanger kunnen zich hier niet of nauwelijks van bewust zijn, maar de gebruiker kan de subtiele taal ook bewust inzetten.

Onbewuste associaties

Filosoof Edward Said beschrijft in zijn boek ‘Orientalism’ hoe de subtiele taal van macht kan doorwerken in de onbewuste blik van het Westen naar het Oosten. Door synoniemen voor de Oriënt als irrationeel, primitief en overdreven en voor het Westen als rationeel, democratisch en beheerst, werd een verhouding geschetst waarin de Westerse landen er altijd het sterkste uitkwamen. Dat rechtvaardigde vervolgens het kolonialisme (‘zij’ hebben ‘ons’ nodig). De synoniemen en de bijbehorende de associaties zijn inmiddels diepgeworteld. Dit is een belangrijk gegeven: zelfs als je het ergens op het bewuste niveau van de rede niet mee eens bent, kan het zijn dat je onbewust tóch bepaalde associaties hebt die ongewenste patronen bevestigen.

Soortgelijke processen en patronen doen zich overal voor waar mensen bij elkaar komen. Terwijl je denkt op bewust niveau een discussie te voeren, wordt je beïnvloed door dieperliggende associaties bij bepaalde woorden. Deze houden onbewust bepaalde beelden, normen, waarden, aannames, (voor)oordelen e.d. in stand. De zorg wordt bijvoorbeeld nog steeds als feminien beschouwd en techniek als masculien, secretariaten zijn feminien, management is masculien. Het is zinvol om dit soort patronen in het denken te herkennen en je bewust te zijn van taalgebruik waarin een machtsverhouding zit die subtiel doorwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het consequent hanteren van ‘hij’, waar het ook ‘zij’ kan zijn, functiebenamingen als junior en senior beleidsmedewerker, termen als ‘de werkvloer’, ‘verantwoording afleggen’ en ‘ondergeschikten’. Hieruit spreekt een machtsverhouding die wel of niet wenselijk kan zijn. In ieder geval is het goed om je daarvan bewust te zijn, want de associaties die mensen bij deze termen hebben zijn van invloed op hun denken en handelen en kunnen iemand bijvoorbeeld uitdagen of juist demotiveren.

Bewuste beïnvloeding en manipulatie

Zoals gezegd kunnen subtiele taaluitingen van macht ook bewust worden ingezet. In een organisatie kan een  bestuurder impliciet dreigen met sancties om besluitvorming te sturen: “Iemand die niet instemt met een plan krijgt in zo’n geval bijvoorbeeld van zijn baas te horen dat ‘overplaatsing altijd nog kan’ of dat ‘de functioneringsgesprekken er alweer bijna aankomen’.”**

Beïnvloeding kan gemakkelijk overgaan in manipulatie.  Zowel onbewust als bewust gebruik zie je bijvoorbeeld terug in reclame en in de politiek, wanneer bepaalde archetypes of vooroordelen worden bevestigd. De ontvanger van de (doorgaans beperkte) informatie kan onbewust worden beïnvloed tot het doen van bepaalde aankopen of het innemen van een bepaald standpunt.

Wantrouw de bewuste rede

De bewuste rede wordt beïnvloed door de subtiele taal van macht en onbewuste associaties. Deze taal kan zowel bewust als onbewust worden ingezet. Daarom is het goed en getuigt het van zorgvuldigheid om de rede te wantrouwen. Als secretaris kan je een interessante rol spelen in de duiding en bewustwording van bepaald taalgebruik, de effecten daarvan en het vinden van taaluitingen die passen bij wat bijvoorbeeld een bestuur wil uitdragen. Hoe beter je de subtiele taal van macht herkent, spreekt en kunt vertalen, hoe gerichter en effectiever je jouw rol kunt uitoefenen.

Om op te broeden

* Luister eens met aandacht de taal die wordt gebruikt in een overleg. Welke woorden vallen op? Welke (onbewuste) associaties kunnen hier achter schuilgaan? Zouden die associaties voor iedereen hetzelfde zijn?


 

Ter illustratie: Chief Whip Urquhart

Wie de subtiele taal van macht als geen ander kent is de hoofdpersoon Francis Urquhart in de Britse BBC-serie House of Cards.  Als ‘Chief Whip’ – letterlijk vertaald ‘Hoofd Zweep’, over de taal van macht gesproken – bevind hij zich in het centrum van de macht. Urquhart omschrijft zijn rol als die van een functionaris wiens taak het is om de troepen van zijn partij in het gareel te houden: ‘I put a bit of stick about, I make them jump’*** Hij heeft ambities om minister te worden en probeert zichzelf in het nieuw te vormen kabinet te plaatsen. De Prime Minister heeft hier andere ideeën over. Het gesprek tussen de twee is een mooie illustratie van het bewust inzetten van de (subtiele) taal van macht en manipulatie.

Bronnen:

* dr Haroon Sheikh, college ‘De Taal van Macht’ van de College Club, 26-11-2015

** Hetebrij, Martin. 2008:8. ‘Macht en politiek handelen in organisaties: Iedereen speelt mee.’ Van Gorcum, derde druk.

*** BBC, TV-serie House of Cards. 1990. Gebaseerd op het gelijknamige boek van Michael Dobbs.

John McTernan. The Telegraph.17-7-2014. Chief Whips: They’re not as nice as they look.

Het sociaal contract: Hobbes, Locke en Rousseau – een college van de College Club

Vorige week heb ik mij door de College Club laten inspireren in een avondcollege van Rutger Claassen, hoogleraar Ethiek en Politieke Filosofie aan de Universiteit Utrecht, over het sociaal contract. Ik ging er naartoe met in mijn achterhoofd de vraag: wat kan je hier als secretaris uithalen? Op deze vraag kom ik terug na een korte samenvatting van het sociaal contract en de hoofdlijnen per filosoof.

Sociaal contract
Het sociaal contract gaat over de vraag wanneer het regime, de macht, legitiem is.  Dit wordt als het ware bepaald in een soort overeenkomst die de individuen van een samenleving met elkaar hebben afgesloten waarin is afgesproken wie de macht heeft en wat dat inhoudt. Claassen prikkelde het denken door de theorieën van filosofen Hobbes, Locke, Rousseau en Rawls op een rij te zetten en deze te verbinden met de actualiteit.

Hobbes (1588-1679)Thomas_Hobbes_(portrait)
Thomas Hobbes gaat er vanuit dat de mens van nature egoïstisch is. Hierdoor is er constant conflict en voortdurende competitie. Iedereen heeft van nature recht op alles, zelfs op het lichaam van anderen. Om orde en vrede te handhaven is er één absolute heerser nodig, die iedereen aan angst onderwerpt en de mensen zo dwingt tot vrede. De voornaamste drijfveer van dit sociaal contract is angst.

JohnLockeLocke (1632-1704)
Volgens John Locke is de mens niet van nature egoïstisch, maar heeft iedereen de plicht om zichzelf en anderen in stand te houden. In het sociaal contract is als het ware afgesproken dat de samenleving een rechter instelt om deze  ‘natuurtoestand’ te bewaken.

Rousseau (1712-1778)
220px-Jean-Jacques_Rousseau_(painted_portrait)Rousseau vroeg zich af waarom mensen ongelijk zijn aan elkaar. De mens is volgens hem van nature goed en leefde oorspronkelijk alleen. Op een zeker moment zijn we in groepen gaan leven en onstond een nieuwe natuurlijke toestand: persoonlijke afhankelijkheid. Daarmee werden emoties als jaloezie hebzucht en economische ongelijkheid gecreëerd. Omdat het recht van de sterkste geldt, is volledige vrijheid in feite een bedreiging van de individuele veiligheid. Het individu en zijn plaats in de gemeenschap staan centraal in het sociaal contract: mensen zijn bereid om iets van hun individuele vrijheid op te geven in ruil voor meer veiligheid. In een volksvergadering moet iedereen die meevergadert zich in het algemene belang verplaatsen.

John Rawls (1921-2002)john-rawls-by-victor066
Bij John Rawls gaat het niet om de politieke macht, maar om een rechtvaardige verdeling van de lusten en lasten. De vraag is hoe ervoor te zorgen dat de minst bedeelden er het beste uitkomen. Om de vraag te beantwoorden hoe je de samenleving dan het beste kunt inrichten, zouden mensen een keuze moeten maken vanuit een positie waarin je niet weet wie je bent en wat je kansen in de samenleving zijn (‘veil of ignorance’). Als je niet weet waar en hoe je in de wereld terechtkomt, welke keuze maak je dan?

Wat kan je hier als secretaris uithalen? Inspiratie en tips.
Mijmerend in de trein terug naar huis vroeg ik mij af: hoe zouden bestuurders en toezichthouders omgaan met bepaalde vraagstukken als voor bepaalde beslissingen weer even worden herinnerd aan een filosofisch kader? Is er ook zoiets als een sociaal contract in organisaties? Is de visie de basis voor zo’n sociaal contract? Of is de visie een sociaal contract? Daarmee verwoordt je immers de intrinsieke focus, missie, doelstellingen en waarden van een organisatie. En als dat zo is, wat betekent dat dan voor jouw rol als secretaris?

Ik vroeg mij ook af wat het zou betekenen voor de omgang met grote vraagstukken in organisaties, wanneer deze in een bredere filosofische context worden geplaatst. Zouden bestuurders en toezichthouders hier bijvoorbeeld anders mee omgaan en minder gevaar lopen om zich te laten leiden door de waan van de dag, als zij worden geïnspireerd om vanuit een andere hoek na te denken?

Hier kan je als secretaris denk ik een interessante rol in spelen. Door bijvoorbeeld bij een bepaald vraagstuk te onderzoeken in welke historische, filosofische discussie dit vraagstuk geplaatst kan worden. Daar kan je vervolgens iets over vertellen of schrijven (bijvoorbeeld bij een beleidsnotitie). Je kan interessante artikelen opzoeken of bekijken of je sprekers kunt uitnodigen voor een soort colleges of workshops. Spannend om je daarbij te laten verrassen, zoals ik werd verrast in dit college. Je kan op deze manier de organisatie ondersteunen om vraagstukken in een creatief, breder, langetermijnperspectief te plaatsen.

Om op te broeden

*Aan welke vorm doet de organisatie waar jij werkt je het meeste denken? Waarom?

*Stel je voor dat je naar jouw organisatie kijkt vanuit een ‘veil of ignorance’ – Wat zie je? Wat zou je veranderen?

*Heeft jouw organisatie er baat bij om vraagstukken in een bredere context te plaatsen? Welke rol zou jij daarin kunnen vervullen?

 

‘How to be more creative’ – inzichten uit een workshop van The School of Life

‘Creativiteit is een wezenlijk element, een basisvaardigheid in ons leven.’

Deze stelling en hoe de creativiteit in jezelf te benutten en ontwikkelen, vormt de kern van de workshop ‘How to be more creative’ van The School of Life Amsterdam, waar ik 23 september 2015 aan deelnam. In de workshop daagt Frits Philips uit om anders te kijken en iets anders te doen dan wat je altijd deed. De workshop zit vol visies op creativiteit, inspiratie, oefeningen en tips, bijvoorbeeld om het creatieve proces bij jezelf en bij anderen te stimuleren, hoe je je onderbewuste aan het werk kan zetten, om je eigen muze te maken en om de omgeving te creëren die jou tot creativiteit prikkelt. Een paar inzichten die de workshop mij heeft opgeleverd in relatie tot de secretarisrol wil ik graag delen.*

Het werken in een strategisch complexe rol als secretaris vraagt heel wat creativiteit. Hoe ga je bijvoorbeeld om met grootschalige, ingrijpende veranderingen zoals nu in de zorg? Hoe leg je verbindingen, geef je processen vorm en hoe ga je om met de vertaling van de visie naar dagelijkse werkzaamheden? Welke formulering en vorm kies je voor een verslag of beleidsdocument? Dit zijn slechts enkele vragen waar je als secretaris mee te maken kunt krijgen.

Met deze vraagstukken kan je aan de slag volgens gangbare werkwijzen in jouw organisatie. Er zijn legio organisaties waar de jaarplannen, de beleids- en beheercyclus, overlegstructuren etc. jarenlang dezelfde vorm houden. Het werkt (of lijkt te werken) en een directe aanleiding om het eens anders aan te pakken wordt of niet gevoeld of alternatieven worden niet gezien, omdat de organisatie vastzit in zelfgecreëerde patronen. Reden om juist aan de slag te gaan met iets anders: het is goed voor je gezondheid om van de gebaande paden af te stappen, nieuwe inzichten te ontdekken en energie te genereren. Het brengt je verder!

Volgens filosoof Daniel Pink is creativiteit juist nu belangrijk. Wij bevinden ons volgens hem in een overgang van het informatietijdperk naar het conceptuele tijdperk: een tijdperk waar steeds meer belang wordt gehecht aan menselijke eigenschappen en vaardigheden zoals creativiteit, spel en empathie. Creativiteit is essentieel om ons te ontworstelen aan de systemen die we hebben gecreëerd en waarvan we nu gevangenen zijn, en te kunnen floreren.

Creativiteit brengt je dus vooruit. Als je, als individu maar ook als groep, vastzit in een discussie, dan kan het helpen om even iets heel anders te gaan doen, bijvoorbeeld om te gaan tekenen, knutselen en/of om te veranderen van omgeving. Terwijl je met iets anders bezig bent gaat je onderbewuste aan het werk met alles wat je tot dan toe hebt verzameld, onderzocht, gezien, gehoord etc. Dan komt het eureka!-moment vanzelf.

Wat bij mij goed werkt is om te gaan wandelen. Het is alsof de beweging van het wandelen en de verandering van omgeving mij helpen los te laten en mijn onderbewuste in beweging te brengen. Ik hoef alleen maar te wandelen, mijn omgeving te observeren en te vertrouwen op het proces. De ideeën komen dan vanzelf opborrelen, om te worden ‘gevangen’. Dat is overigens makkelijker gezegd dan gedaan. Ik kreeg de tip om ter inspiratie de TED-talk van Elizabeth Gilbert te bekijken.

Het proces is waar ‘the magic happens’. Maar al te vaak geven we hieraan geen ruimte en richten wij ons op het behalen van een bepaald doel in een bepaalde tijd, zoals het opleveren van een meerjarenplan. Het gezamenlijk doorleven van het proces om tot dit plan te komen wordt vaak onderschat. Als secretaris kan je vanuit jouw centrale en relatief neutrale rol een creatieve invulling van het proces stimuleren en faciliteren. Zo creëer je betrokkenheid en energie. Het proces maakt dat het document gaat leven, mensen voelen zich er onderdeel van en zullen ervoor zorgen dat ook de uitvoering ineens veel soepeler verloopt.

Om op te broeden

Koester verveling, want ‘verveling is de betoverde vogel die het ei van ervaring uitbroedt.’ (Walter Benjamin, filosoof)

 

* De workshop How to be more creative wordt nog gegeven, zie hiervoor de agenda van The School of Life Amsterdam.

Spin in het web (1): meerwaarde

Spinnen boezemen bij veel mensen angst in. Een eigenschap die niet per se wenselijk is voor een secretaris! Wat maakt dan dat veel organisaties graag een spin-in-het-web in huis hebben? In deze blog ga ik in op de meerwaarde van een rol als ‘spin-in-het-web’ en wat je kunt doen om jezelf in deze rol te ontwikkelen.

In de symboliek staat de spin voor verbinding, intuïtie, succes en geluk. Spinnen zijn goed in het zintuiglijke verkennen van de omgeving, leggen intuïtief contacten en zijn in staat om ogenschijnlijk onmogelijke verbindingen te maken. (Tijdens wandelingen in het bos ben ik op de meest onverwachte plaatsen spinnenwebben tegengekomen, midden op een metersbreed pad tussen twee bomen in bijvoorbeeld. Deze bomen die elkaar niet raakten, werden ineens met elkaar verbonden. Knap!) Als er ergens in dit web iets zich roert, dan pikt de spin dat feilloos op.

Geen wonder dat veel organisaties een spin waarderen: iemand die vanuit een unieke, centrale positie het geheel kan overzien en door de juiste interventies ervoor zorgt dat processen soepeler verlopen. Als spin weet je wat er speelt (op inhoud, proces en in de omgeving), zie je de grotere verbanden en je weet wat, wanneer, bij wie en hoe je iets onder de aandacht moet brengen.

In je web ‘vang’ je allerlei inhoudelijke en procesmatige informatie door goed op te letten wat er gebeurt in de omgeving van de organisatie (politiek, onderzoek, wetgeving etc.) en wat in de organisatie zelf (niet) wordt gezegd en geschreven. Je analyseert en selecteert wat relevant is voor jouw organisatie. Machiavelli, de ‘secretarius Florentinus’ in Florence aan het begin van de zestiende eeuw, was hier een kei: ‘Waar Machiavelli . . . naartoe ging, gaf hij zijn ogen, en meer nog zijn oren, goed de kost. Hij combineerde de dingen die hij hoorde met de dingen die hij al wist, hij analyseerde de opmerkingen die gemaakt werden en de gesprekken waarbij hij aanwezig was, hij drong door in de psychologische achtergronden en het algemeen-menselijke van gebeurtenissen.’*

Als spin met een effectief web weet je vaak meer over het reilen en zeilen in de organisatie dan ieder ander. Het is dus belangrijk om de lijnen en verbindingen die het web maken in goede conditie te houden. Dat doe je in mijn ervaring in de eerste plaats door aandacht en vertrouwen te schenken.

Bron: www.schenkaandacht.nu

Aandacht voor wat de mensen op verschillende niveaus bezighoudt, hoe zij kijken naar bepaalde vraagstukken en processen en voor wat speelt in de verschillende onderdelen van de organisatie. Dat doe je door met mensen in gesprek te gaan, interesse te tonen in wat hen bezighoudt en hen te informeren over ontwikkelingen die voor hen interessant kunnen zijn.

Vanuit aandacht volgt vertrouwen. Vertrouwen krijg je door de ander te laten zien dat je je aan je woord houdt, dat jij de ander vertrouwt en serieus neemt en dat men er iets aan heeft als ze jou betrekken (zoals een soepeler proces). Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig omgaat met informatie (die zij jou geven), zodat ze je blijven betrekken. Als ze je gaan zien als, bijvoorbeeld, een vertegenwoordiger van het bestuur of als iemand die alles direct doorspeelt, dan kan dit je positie als spin en de kwaliteit van je web behoorlijk onder druk zetten. Daar gaan je goede relaties en mooie verbindingen! Op deze en andere valkuilen, en hoe je daarmee om kunt gaan, ga ik in op de volgende blog.

Om op te broeden

Hoe ziet jouw web eruit? (Een tekening kan hierbij helpen!) Wat vind je van de kwaliteit van de lijntjes en verbindingen?

Waar ligt jouw aandacht? Zijn er onderdelen onderbelicht?

Hoe schenk jij aandacht?

Bronnen:

*Van Dooren, Frans. 2004:22. De Heerser. Vertaling van en toelichting op het werk Il Principe van Niccolò Machiavelli. Athenaeum – Polak & Van Gennep, Amsterdam. Negentiende druk.

Afbeelding: www.schenkaandacht.nu