Spinnen boezemen bij veel mensen angst in. Een eigenschap die niet per se wenselijk is voor een secretaris! Wat maakt dan dat veel organisaties graag een spin-in-het-web in huis hebben? In deze blog ga ik in op de meerwaarde van een rol als ‘spin-in-het-web’ en wat je kunt doen om jezelf in deze rol te ontwikkelen.

In de symboliek staat de spin voor verbinding, intuïtie, succes en geluk. Spinnen zijn goed in het zintuiglijke verkennen van de omgeving, leggen intuïtief contacten en zijn in staat om ogenschijnlijk onmogelijke verbindingen te maken. (Tijdens wandelingen in het bos ben ik op de meest onverwachte plaatsen spinnenwebben tegengekomen, midden op een metersbreed pad tussen twee bomen in bijvoorbeeld. Deze bomen die elkaar niet raakten, werden ineens met elkaar verbonden. Knap!) Als er ergens in dit web iets zich roert, dan pikt de spin dat feilloos op.

Geen wonder dat veel organisaties een spin waarderen: iemand die vanuit een unieke, centrale positie het geheel kan overzien en door de juiste interventies ervoor zorgt dat processen soepeler verlopen. Als spin weet je wat er speelt (op inhoud, proces en in de omgeving), zie je de grotere verbanden en je weet wat, wanneer, bij wie en hoe je iets onder de aandacht moet brengen.

In je web ‘vang’ je allerlei inhoudelijke en procesmatige informatie door goed op te letten wat er gebeurt in de omgeving van de organisatie (politiek, onderzoek, wetgeving etc.) en wat in de organisatie zelf (niet) wordt gezegd en geschreven. Je analyseert en selecteert wat relevant is voor jouw organisatie. Machiavelli, de ‘secretarius Florentinus’ in Florence aan het begin van de zestiende eeuw, was hier een kei: ‘Waar Machiavelli . . . naartoe ging, gaf hij zijn ogen, en meer nog zijn oren, goed de kost. Hij combineerde de dingen die hij hoorde met de dingen die hij al wist, hij analyseerde de opmerkingen die gemaakt werden en de gesprekken waarbij hij aanwezig was, hij drong door in de psychologische achtergronden en het algemeen-menselijke van gebeurtenissen.’*

Als spin met een effectief web weet je vaak meer over het reilen en zeilen in de organisatie dan ieder ander. Het is dus belangrijk om de lijnen en verbindingen die het web maken in goede conditie te houden. Dat doe je in mijn ervaring in de eerste plaats door aandacht en vertrouwen te schenken.

Aandacht voor wat de mensen op verschillende niveaus bezighoudt, hoe zij kijken naar bepaalde vraagstukken en processen en voor wat speelt in de verschillende onderdelen van de organisatie. Dat doe je door met mensen in gesprek te gaan, interesse te tonen in wat hen bezighoudt en hen te informeren over ontwikkelingen die voor hen interessant kunnen zijn.

Vanuit aandacht volgt vertrouwen. Vertrouwen krijg je door de ander te laten zien dat je je aan je woord houdt, dat jij de ander vertrouwt en serieus neemt en dat men er iets aan heeft als ze jou betrekken (zoals een soepeler proces). Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig omgaat met informatie (die zij jou geven), zodat ze je blijven betrekken. Als ze je gaan zien als, bijvoorbeeld, een vertegenwoordiger van het bestuur of als iemand die alles direct doorspeelt, dan kan dit je positie als spin en de kwaliteit van je web behoorlijk onder druk zetten. Daar gaan je goede relaties en mooie verbindingen! Op deze en andere valkuilen, en hoe je daarmee om kunt gaan, ga ik in op de volgende blog.

Om op te broeden

Hoe ziet jouw web eruit? (Een tekening kan hierbij helpen!) Wat vind je van de kwaliteit van de lijntjes en verbindingen?

Waar ligt jouw aandacht? Zijn er onderdelen onderbelicht?

Hoe schenk jij aandacht?

Bronnen:

*Van Dooren, Frans. 2004:22. De Heerser. Vertaling van en toelichting op het werk Il Principe van Niccolò Machiavelli. Athenaeum – Polak & Van Gennep, Amsterdam. Negentiende druk.

Afbeelding: www.schenkaandacht.nu