spin in het web

In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

– Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel  of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Format voorbeeld werkdoc ZBGC

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

  • Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
  • Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
  • Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
  • Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek.  Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.

De subtiele taal van macht

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

De subtiele taal van macht in organisaties

‘Achter de wereld van de rede werkt een hele subtiele macht die in onze taal doorwerkt. Daarom moeten we de bewuste rede wantrouwen en kijken naar het machtsspel, naar het onderbewuste, onder de oppervlakte van de rede.’

dr Haroon Sheikh*

Als secretaris ben je voortdurend bezig met taal. In het spreken, denken en schrijven, als gebruiker en ontvanger. Je hebt daarin ook dagelijks te maken met de strategische, subtielere kant van taal waarmee je voortdurend kunt spelen: hoe is iets beschreven, op welke manieren kan je dit opvatten en erop reageren, hoe wil je iets juist wel of juist niet formuleren, etc. En je bent een soort vertaler: tussen verschillende organisatieonderdelen (met name in grotere organisaties) en tussen de interne en externe omgeving.

Interessant is de subtiele taal van macht (politiek handelen) in organisaties. De subtiele taal van macht gaat over taaluitingen waarmee indirect een bepaalde machtsverhouding in stand wordt gehouden of impliciet een keuze wordt doorgedrukt. Zowel degene die de taal bezigt als de ontvanger kunnen zich hier niet of nauwelijks van bewust zijn, maar de gebruiker kan de subtiele taal ook bewust inzetten.

Onbewuste associaties

Filosoof Edward Said beschrijft in zijn boek ‘Orientalism’ hoe de subtiele taal van macht kan doorwerken in de onbewuste blik van het Westen naar het Oosten. Door synoniemen voor de Oriënt als irrationeel, primitief en overdreven en voor het Westen als rationeel, democratisch en beheerst, werd een verhouding geschetst waarin de Westerse landen er altijd het sterkste uitkwamen. Dat rechtvaardigde vervolgens het kolonialisme (‘zij’ hebben ‘ons’ nodig). De synoniemen en de bijbehorende de associaties zijn inmiddels diepgeworteld. Dit is een belangrijk gegeven: zelfs als je het ergens op het bewuste niveau van de rede niet mee eens bent, kan het zijn dat je onbewust tóch bepaalde associaties hebt die ongewenste patronen bevestigen.

Soortgelijke processen en patronen doen zich overal voor waar mensen bij elkaar komen. Terwijl je denkt op bewust niveau een discussie te voeren, wordt je beïnvloed door dieperliggende associaties bij bepaalde woorden. Deze houden onbewust bepaalde beelden, normen, waarden, aannames, (voor)oordelen e.d. in stand. De zorg wordt bijvoorbeeld nog steeds als feminien beschouwd en techniek als masculien, secretariaten zijn feminien, management is masculien. Het is zinvol om dit soort patronen in het denken te herkennen en je bewust te zijn van taalgebruik waarin een machtsverhouding zit die subtiel doorwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het consequent hanteren van ‘hij’, waar het ook ‘zij’ kan zijn, functiebenamingen als junior en senior beleidsmedewerker, termen als ‘de werkvloer’, ‘verantwoording afleggen’ en ‘ondergeschikten’. Hieruit spreekt een machtsverhouding die wel of niet wenselijk kan zijn. In ieder geval is het goed om je daarvan bewust te zijn, want de associaties die mensen bij deze termen hebben zijn van invloed op hun denken en handelen en kunnen iemand bijvoorbeeld uitdagen of juist demotiveren.

Bewuste beïnvloeding en manipulatie

Zoals gezegd kunnen subtiele taaluitingen van macht ook bewust worden ingezet. In een organisatie kan een  bestuurder impliciet dreigen met sancties om besluitvorming te sturen: “Iemand die niet instemt met een plan krijgt in zo’n geval bijvoorbeeld van zijn baas te horen dat ‘overplaatsing altijd nog kan’ of dat ‘de functioneringsgesprekken er alweer bijna aankomen’.”**

Beïnvloeding kan gemakkelijk overgaan in manipulatie.  Zowel onbewust als bewust gebruik zie je bijvoorbeeld terug in reclame en in de politiek, wanneer bepaalde archetypes of vooroordelen worden bevestigd. De ontvanger van de (doorgaans beperkte) informatie kan onbewust worden beïnvloed tot het doen van bepaalde aankopen of het innemen van een bepaald standpunt.

Wantrouw de bewuste rede

De bewuste rede wordt beïnvloed door de subtiele taal van macht en onbewuste associaties. Deze taal kan zowel bewust als onbewust worden ingezet. Daarom is het goed en getuigt het van zorgvuldigheid om de rede te wantrouwen. Als secretaris kan je een interessante rol spelen in de duiding en bewustwording van bepaald taalgebruik, de effecten daarvan en het vinden van taaluitingen die passen bij wat bijvoorbeeld een bestuur wil uitdragen. Hoe beter je de subtiele taal van macht herkent, spreekt en kunt vertalen, hoe gerichter en effectiever je jouw rol kunt uitoefenen.

Om op te broeden

* Luister eens met aandacht de taal die wordt gebruikt in een overleg. Welke woorden vallen op? Welke (onbewuste) associaties kunnen hier achter schuilgaan? Zouden die associaties voor iedereen hetzelfde zijn?

 

Ter illustratie: Chief Whip Urquhart

Wie de subtiele taal van macht als geen ander kent is de hoofdpersoon Francis Urquhart in de Britse BBC-serie House of Cards.  Als ‘Chief Whip’ – letterlijk vertaald ‘Hoofd Zweep’, over de taal van macht gesproken – bevind hij zich in het centrum van de macht. Urquhart omschrijft zijn rol als die van een functionaris wiens taak het is om de troepen van zijn partij in het gareel te houden: ‘I put a bit of stick about, I make them jump’*** Hij heeft ambities om minister te worden en probeert zichzelf in het nieuw te vormen kabinet te plaatsen. De Prime Minister heeft hier andere ideeën over. Het gesprek tussen de twee is een mooie illustratie van het bewust inzetten van de (subtiele) taal van macht en manipulatie.

Bronnen:

* dr Haroon Sheikh, college ‘De Taal van Macht’ van de College Club, 26-11-2015

** Hetebrij, Martin. 2008:8. ‘Macht en politiek handelen in organisaties: Iedereen speelt mee.’ Van Gorcum, derde druk.

*** BBC, TV-serie House of Cards. 1990. Gebaseerd op het gelijknamige boek van Michael Dobbs.

John McTernan. The Telegraph.17-7-2014. Chief Whips: They’re not as nice as they look.

Spin in het web (2): drie valkuilen en één tip

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

De eerste spin-in-het-web-blog ging over een meerwaarde van deze rol: de unieke positie en het vermogen om het geheel te overzien en mensen, thema’s en processen te betrekken en verbinden. Daar heeft een organisatie op alle niveaus baat bij!

brain and heart 0714_spiderDe metafoor van de spin in het web kan ook negatieve associaties oproepen: lange poten die ver reiken, ogen die veel zien en een web waarin je verstrikt kan raken. Als je niet uitkijkt gaan mensen je eerder uit de weg dan dat ze je opzoeken. Hierna drie valkuilen en, aan het einde, één tip om ermee om te gaan.

De ‘PSU’ van de baas
Een bevriende secretaris vertelde mij dat ze eens werd begroet met ‘Ah! Daar heb je de PSU van de directeur!’. PSU betekent Persoonlijke Standaard Uitrusting van een militair. Oeps. Het was een grapje, maar toch. Voor haar was het een signaal dat ze (door sommigen) werd gezien als een instrument van de directie. En wat betekende dat voor wat mensen haar vertelden?

Deze valkuil kan er langzaam en ongemerkt insluipen. Herken je de volgende situatie? Je bent hard aan het werk voor (bijvoorbeeld) een bestuur en jouw eerste focus ligt op wat dat bestuur van je vraagt. Je voelt de druk om bepaalde zaken waar het bestuur op wacht eerst af te ronden. Het komt steeds vaker voor dat je andere afspraken en werkzaamheden uitstelt. ‘De rest’ van de organisatie komt steeds lager op jouw prioriteitenlijstje. Langzaam maar zeker raak je binding met deze ‘rest’ kwijt. Net als jouw ‘helicopter view’, want je laat jouw blik eenzijdig voeden door de focus op het bestuur. Collega’s zien je steeds meer als een onderdeel, woordvoerder, boodschapper of ‘PSU’ van het bestuur.

Terugtrekken
ilovemywebIn het verlengde van de vorige valkuil ligt het risico dat je je terugtrekt: je blijft hangen op het niveau van het management en/of je verdwijnt in je eigen kantoor waar je je tijd vult met allerlei schrijfwerk. Er is ten slotte altijd genoeg te doen en de druk om allerlei stukken op te leveren doorgaans hoog. Zo kan het ineens gebeuren dat je de aandacht voor de lijntjes en verbindingen uit het oog verliest en je niet goed meer doorhebt wat er in de organisatie speelt.

Kritische personen negeren
Sommige mensen lijken wel overal kritiek op te hebben. Het kan een uitdaging zijn om deze mensen serieus te nemen en te blijven betrekken (‘heb je hem weer’), helemaal als je het ook nog druk hebt en je wilt vaart maken. Dan kan het zomaar gebeuren dat je critici gaat ontwijken of negeren. (‘Chief of staff’ Sununu van Bush sr. ging nog wat verder – hij schoffeerde de critici en heeft in de drie jaar in deze functie meer vijanden dan vrienden gemaakt.)

Het is om twee redenen belangrijk om de kritische personen te betrekken: (1) ze vertegenwoordigen vaak iets dat breder in de organisatie leeft en (2) als ze hun kritiek niet bij jou kwijt kunnen, wordt het groter en kan het onderhuids gaan broeien.

Wat nu?
Wie de vorige blog heeft gelezen weet wellicht het antwoord al: schenk aandacht! Onderhoudt (interne) contacten met een grote verscheidenheid aan types en functies. Laat je voeden door mensen die vanuit een andere blik naar vraagstukken kijken en inzichten, ideeën, zorgen en kritiek uiten. Ga na wat zij nodig hebben om aangehaakt te blijven en hun werk goed te kunnen doen. Wissel uit en zorg dat je weet wat er speelt. Maak aandacht schenken onderdeel van je prioriteitenlijstje, iets waar je bewust bij stilstaat. Desnoods door er een moment voor in te plannen (bijv. iedere week een kop koffie drinken met iemand die je nog niet kent). Het zal je verrassende inzichten en draagvlak opleveren!

Om op te broeden

Hoe denk je dat collega’s jou zien in relatie tot jouw opdrachtgever?

Zijn er mensen die jij ontwijkt? Waarom?

Wie beschouw jij als de critici in de organisatie? Hoe ga je daarmee om?

Spin in het web (1): meerwaarde

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

Spinnen boezemen bij veel mensen angst in. Een eigenschap die niet per se wenselijk is voor een secretaris! Wat maakt dan dat veel organisaties graag een spin-in-het-web in huis hebben? In deze blog ga ik in op de meerwaarde van een rol als ‘spin-in-het-web’ en wat je kunt doen om jezelf in deze rol te ontwikkelen.

In de symboliek staat de spin voor verbinding, intuïtie, succes en geluk. Spinnen zijn goed in het zintuiglijke verkennen van de omgeving, leggen intuïtief contacten en zijn in staat om ogenschijnlijk onmogelijke verbindingen te maken. (Tijdens wandelingen in het bos ben ik op de meest onverwachte plaatsen spinnenwebben tegengekomen, midden op een metersbreed pad tussen twee bomen in bijvoorbeeld. Deze bomen die elkaar niet raakten, werden ineens met elkaar verbonden. Knap!) Als er ergens in dit web iets zich roert, dan pikt de spin dat feilloos op.

Geen wonder dat veel organisaties een spin waarderen: iemand die vanuit een unieke, centrale positie het geheel kan overzien en door de juiste interventies ervoor zorgt dat processen soepeler verlopen. Als spin weet je wat er speelt (op inhoud, proces en in de omgeving), zie je de grotere verbanden en je weet wat, wanneer, bij wie en hoe je iets onder de aandacht moet brengen.

In je web ‘vang’ je allerlei inhoudelijke en procesmatige informatie door goed op te letten wat er gebeurt in de omgeving van de organisatie (politiek, onderzoek, wetgeving etc.) en wat in de organisatie zelf (niet) wordt gezegd en geschreven. Je analyseert en selecteert wat relevant is voor jouw organisatie. Machiavelli, de ‘secretarius Florentinus’ in Florence aan het begin van de zestiende eeuw, was hier een kei: ‘Waar Machiavelli . . . naartoe ging, gaf hij zijn ogen, en meer nog zijn oren, goed de kost. Hij combineerde de dingen die hij hoorde met de dingen die hij al wist, hij analyseerde de opmerkingen die gemaakt werden en de gesprekken waarbij hij aanwezig was, hij drong door in de psychologische achtergronden en het algemeen-menselijke van gebeurtenissen.’*

Als spin met een effectief web weet je vaak meer over het reilen en zeilen in de organisatie dan ieder ander. Het is dus belangrijk om de lijnen en verbindingen die het web maken in goede conditie te houden. Dat doe je in mijn ervaring in de eerste plaats door aandacht en vertrouwen te schenken.

Bron: www.schenkaandacht.nu

Aandacht voor wat de mensen op verschillende niveaus bezighoudt, hoe zij kijken naar bepaalde vraagstukken en processen en voor wat speelt in de verschillende onderdelen van de organisatie. Dat doe je door met mensen in gesprek te gaan, interesse te tonen in wat hen bezighoudt en hen te informeren over ontwikkelingen die voor hen interessant kunnen zijn.

Vanuit aandacht volgt vertrouwen. Vertrouwen krijg je door de ander te laten zien dat je je aan je woord houdt, dat jij de ander vertrouwt en serieus neemt en dat men er iets aan heeft als ze jou betrekken (zoals een soepeler proces). Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig omgaat met informatie (die zij jou geven), zodat ze je blijven betrekken. Als ze je gaan zien als, bijvoorbeeld, een vertegenwoordiger van het bestuur of als iemand die alles direct doorspeelt, dan kan dit je positie als spin en de kwaliteit van je web behoorlijk onder druk zetten. Daar gaan je goede relaties en mooie verbindingen! Op deze en andere valkuilen, en hoe je daarmee om kunt gaan, ga ik in op de volgende blog.

Om op te broeden

Hoe ziet jouw web eruit? (Een tekening kan hierbij helpen!) Wat vind je van de kwaliteit van de lijntjes en verbindingen?

Waar ligt jouw aandacht? Zijn er onderdelen onderbelicht?

Hoe schenk jij aandacht?

Bronnen:

*Van Dooren, Frans. 2004:22. De Heerser. Vertaling van en toelichting op het werk Il Principe van Niccolò Machiavelli. Athenaeum – Polak & Van Gennep, Amsterdam. Negentiende druk.

Afbeelding: www.schenkaandacht.nu