De eerste spin-in-het-web-blog ging over een meerwaarde van deze rol: de unieke positie en het vermogen om het geheel te overzien en mensen, thema’s en processen te betrekken en verbinden. Daar heeft een organisatie op alle niveaus baat bij!

De metafoor van de spin in het web kan ook negatieve associaties oproepen: lange poten die ver reiken, ogen die veel zien en een web waarin je verstrikt kan raken. Als je niet uitkijkt gaan mensen je eerder uit de weg dan dat ze je opzoeken. Hierna drie valkuilen en, aan het einde, één tip om ermee om te gaan.

De ‘PSU’ van de baas
Een bevriende secretaris vertelde mij dat ze eens werd begroet met ‘Ah! Daar heb je de PSU van de directeur!’. PSU betekent Persoonlijke Standaard Uitrusting van een militair. Oeps. Het was een grapje, maar toch. Voor haar was het een signaal dat ze (door sommigen) werd gezien als een instrument van de directie. En wat betekende dat voor wat mensen haar vertelden?

Deze valkuil kan er langzaam en ongemerkt insluipen. Herken je de volgende situatie? Je bent hard aan het werk voor (bijvoorbeeld) een bestuur en jouw eerste focus ligt op wat dat bestuur van je vraagt. Je voelt de druk om bepaalde zaken waar het bestuur op wacht eerst af te ronden. Het komt steeds vaker voor dat je andere afspraken en werkzaamheden uitstelt. ‘De rest’ van de organisatie komt steeds lager op jouw prioriteitenlijstje. Langzaam maar zeker raak je binding met deze ‘rest’ kwijt. Net als jouw ‘helicopter view’, want je laat jouw blik eenzijdig voeden door de focus op het bestuur. Collega’s zien je steeds meer als een onderdeel, woordvoerder, boodschapper of ‘PSU’ van het bestuur.

Terugtrekken
In het verlengde van de vorige valkuil ligt het risico dat je je terugtrekt: je blijft hangen op het niveau van het management en/of je verdwijnt in je eigen kantoor waar je je tijd vult met allerlei schrijfwerk. Er is ten slotte altijd genoeg te doen en de druk om allerlei stukken op te leveren doorgaans hoog. Zo kan het ineens gebeuren dat je de aandacht voor de lijntjes en verbindingen uit het oog verliest en je niet goed meer doorhebt wat er in de organisatie speelt.

Kritische personen negeren
Sommige mensen lijken wel overal kritiek op te hebben. Het kan een uitdaging zijn om deze mensen serieus te nemen en te blijven betrekken (‘heb je hem weer’), helemaal als je het ook nog druk hebt en je wilt vaart maken. Dan kan het zomaar gebeuren dat je critici gaat ontwijken of negeren. (‘Chief of staff’ Sununu van Bush sr. ging nog wat verder – hij schoffeerde de critici en heeft in de drie jaar in deze functie meer vijanden dan vrienden gemaakt.)

Het is om twee redenen belangrijk om de kritische personen te betrekken: (1) ze vertegenwoordigen vaak iets dat breder in de organisatie leeft en (2) als ze hun kritiek niet bij jou kwijt kunnen, wordt het groter en kan het onderhuids gaan broeien.

Wat nu?
Wie de vorige blog heeft gelezen weet wellicht het antwoord al: schenk aandacht! Onderhoudt (interne) contacten met een grote verscheidenheid aan types en functies. Laat je voeden door mensen die vanuit een andere blik naar vraagstukken kijken en inzichten, ideeën, zorgen en kritiek uiten. Ga na wat zij nodig hebben om aangehaakt te blijven en hun werk goed te kunnen doen. Wissel uit en zorg dat je weet wat er speelt. Maak aandacht schenken onderdeel van je prioriteitenlijstje, iets waar je bewust bij stilstaat. Desnoods door er een moment voor in te plannen (bijv. iedere week een kop koffie drinken met iemand die je nog niet kent). Het zal je verrassende inzichten en draagvlak opleveren!

Om op te broeden

Hoe denk je dat collega’s jou zien in relatie tot jouw opdrachtgever?

Zijn er mensen die jij ontwijkt? Waarom?

Wie beschouw jij als de critici in de organisatie? Hoe ga je daarmee om?