De dienstbare secretaris

Een (door mij) veelgehoord kenmerk van een secretaris is dat deze zich dienstbaar op moet stellen. Ik denk dan om de een of andere reden altijd direct aan een butler. En dan in het bijzonder aan de butler Jeeves uit de hilarische verhalen van P.G. Wodehouse. Wat houdt dat in, ‘diensbaar zijn’? Aan wie ben je precies dienstbaar? Hoever ga je daarin? In deze blog wat vrolijke inspiratie om je eens luchtig te bezinnen op hoe dienstbaar jij je opstelt (en in hoeverre je het daarin met jezelf eens bent).

Op mijn 19e reisde ik naar China, cover thank you jeevesmet tussendoor een korte stop in Hong Kong. Ik zou er kort blijven, maar ontdekte ergens in een boekhandel de boeken van P.G. Wodehouse over de welgestelde, vrolijke en wat naïeve vrijgezel Bertie Wooster en zijn geniale ‘gentleman’s personal gentleman’ Jeeves. De verhalen spelen zich af in de periode 1920-1940. Voor ik het wist bracht ik, gegrepen door de hilarische verhalen, vele dagen lezend door op de kade bij het operagebouw en in de stadsparken van Hong Kong – bijzondere oases van opmerkelijke stilte te midden van de hectiek van de stad. Terwijl ik het ene na het andere boek verslond en tussendoor met allerlei interessante mensen in gesprek raakte, stelde ik mij voor hoe het zou zijn om een ‘Jeeves’ te zijn… Zouden hier mijn ‘roots’ liggen voor mijn ontwikkeling en verdieping in het secretarisvak?

Dienstbaar zijn is. . .

… altijd klaar staan
Jeeves runt niet alleen het huishouden, maar zo’n beetje het hele leven van Bertie Wooster. Hij lijkt altijd aanwezig te zijn. De zeldzame momenten dat Bertie alleen is, bijvoorbeeld op de herenclub, krijgt hij het onmiddellijk voor elkaar om zich in een onmogelijke situatie te manoeuvreren. Jeeves wordt dan voor een voldongen feit gesteld. Met een ‘very good, sir’ beweegt hij mee in een of ander absurd plan, maar neemt alvast voorzorgsmaatregelen om de schade te beperken, die hij al van heinde en verre ziet aankomen.

… uitstekend geïnformeerd zijnjeeves knows everything
Jeeves is bijzonder slim en goed geïnformeerd: hij lijkt alles te weten en is zijn werkgever altijd een stap voor – maar laat dit vaak niet merken. Hij heeft oog voor de grote lijnen, de (betekenis van de) kleinste details en verreikende verbanden tussen oorzaken en gevolgen. Hij luistert en observeert goed en heeft toegang tot een uitstekend netwerk van ‘gentleman’s gentlemen’. Hierdoor is hij altijd op de hoogte van wat er allemaal speelt in de wereld van de welgestelden en kan hier gebruik van maken om zijn gentleman te ondersteunen, zonder bronnen en geheimen te hoeven onthullen.

… je werkgever altijd een stap voor zijn
Achter de schermen leidt Jeeves alles in goede banen – als lezer of kijker zie je wat hij op de achtergrond allemaal doet om Wooster te behoeden voor naderend onheil en om hem uit benarde situaties te redden, zoals een aanstaande verloving, een opdracht van een tante om een schilderij te stelen, of het geven van een speech. Jeeves is zijn werkgever altijd een stap voor: voor Wooster zelf concludeert dat een reis naar elders noodzakelijk is om naderend onheil af te wenden, blijken de tickets al geboekt en de koffers gepakt.

… optreden als geweten en altijd beleefd blijven
Jeeves attendeert Wooster erop wanneer hij over de kidnappingschreef dreigt te gaan en distantieert zich van plannen als het kidnappen van een kind, om een ruziënd stel weer bij elkaar te brengen. Verder treedt Jeeves op als ‘ons’ geweten met de nodige kritische kanttekeningen bij bijvoorbeeld een orkest van ‘black faces’. Een groep onnozele welgestelden smeren in deze aflevering hun gezicht in met schoensmeer om zo als ‘minstrels’ op te treden.

… de rots in de branding zijn
Ongeacht de omstandigheden: Jeeves blijft altijd kalm en pragmatisch. Wanneer Wooster achterna wordt gezeten door een woeste kennis, Sir Roderick Spode, staat Jeeves de situatie rustig te bekijken. In het voorbijgaan stopt hij Wooster een briefje toe met een effectieve tip om zijn achtervolger tot stilstand te brengen.

… voor lief nemen dat wat je allemaal doet niet altijd zichtbaar is
In een van de verhalen moet Wooster zich voordoen als een communist. Hij kan hij zich niet door Jeeves laten bedienen en moet alles zelf doen. Op dat moment wordt zichtbaar hoe afhankelijk hij is van Jeeves – hij heeft bijvoorbeeld geen idee hoe hij thee moet zetten. De afhankelijkheid wordt nog duidelijker in een aflevering waarin Jeeves en Wooster besluiten dat ze ieder hun eigen weg moeten gaan omdat Bertie zijn nieuwe hobby niet op wil geven – het bespelen van een schuiftrompet. De nieuwe butler is het tegenovergestelde van Jeeves en brengt Wooster in allerlei problemen. Eindigend in een afgebrand huis.

…loyaal zijn en doen wat je werkgever vraagt. Tot op zekere hoogte.
straw hatJeeves schroomt er niet voor om min of meer subtiel zijn mening te geven, maar legt zich er bij neer als Wooster een andere keuze maakt. Zo schrijft hij een kinderboek over vogels om Wooster uit een penibele situatie te halen (een lang verhaal – het beste is om de serie te bekijken als je wilt weten hoe dit zit). Maar er is een grens – deze ligt bij Jeeves bij zaken die in zijn ogen negatief op hem als professionele gentleman’s gentleman af kunnen stralen. Naast de eerdergenoemde kidnapping maakt Jeeves zich vooral druk wanneer Wooster een strohoed wil dragen in de stad of een snor laat groeien.

Om op te broeden

  • In hoeverre wil jij een ‘Jeeves’ zijn?
  • Wat betekent dienstbaar zijn voor jou? Waar ligt voor jou de grens in dienstbaarheid?
  • Wat zou je anders kunnen/willen doen?

BBC-Serie
De boeken van P.G. Wodehouse over Wooster en Jeeves zijn geweldig om te lezen, maar de vertaling naar de serie van de BBC is ook een aanrader. Hugh Laurie (als Bertie Wooster) en Stephen Fry (als Jeeves) spelen daarin de hoofdrollen – een betere casting kan ik mij niet voorstellen. Zelden heb ik de verfilming van een boek gezien dat het boek evenaart of zelfs overtreft, maar dat is hier wat mij betreft absoluut gelukt. Daarnaast is er veel oog voor detail waardoor je een mooi beeld krijgt van het leven van welgestelden in de periode 1920-1940.

De serie is te bekijken op YouTube door hier te klikken of de volgende link te gebruiken: https://www.youtube.com/playlist?list=PLI79LrGavcf3gZHX5Ggi1qjrKC-ndRMz7

 

Spin in het web (2): drie valkuilen en één tip

De eerste spin-in-het-web-blog ging over een meerwaarde van deze rol: de unieke positie en het vermogen om het geheel te overzien en mensen, thema’s en processen te betrekken en verbinden. Daar heeft een organisatie op alle niveaus baat bij!

brain and heart 0714_spiderDe metafoor van de spin in het web kan ook negatieve associaties oproepen: lange poten die ver reiken, ogen die veel zien en een web waarin je verstrikt kan raken. Als je niet uitkijkt gaan mensen je eerder uit de weg dan dat ze je opzoeken. Hierna drie valkuilen en, aan het einde, één tip om ermee om te gaan.

De ‘PSU’ van de baas
Een bevriende secretaris vertelde mij dat ze eens werd begroet met ‘Ah! Daar heb je de PSU van de directeur!’. PSU betekent Persoonlijke Standaard Uitrusting van een militair. Oeps. Het was een grapje, maar toch. Voor haar was het een signaal dat ze (door sommigen) werd gezien als een instrument van de directie. En wat betekende dat voor wat mensen haar vertelden?

Deze valkuil kan er langzaam en ongemerkt insluipen. Herken je de volgende situatie? Je bent hard aan het werk voor (bijvoorbeeld) een bestuur en jouw eerste focus ligt op wat dat bestuur van je vraagt. Je voelt de druk om bepaalde zaken waar het bestuur op wacht eerst af te ronden. Het komt steeds vaker voor dat je andere afspraken en werkzaamheden uitstelt. ‘De rest’ van de organisatie komt steeds lager op jouw prioriteitenlijstje. Langzaam maar zeker raak je binding met deze ‘rest’ kwijt. Net als jouw ‘helicopter view’, want je laat jouw blik eenzijdig voeden door de focus op het bestuur. Collega’s zien je steeds meer als een onderdeel, woordvoerder, boodschapper of ‘PSU’ van het bestuur.

Terugtrekken
ilovemywebIn het verlengde van de vorige valkuil ligt het risico dat je je terugtrekt: je blijft hangen op het niveau van het management en/of je verdwijnt in je eigen kantoor waar je je tijd vult met allerlei schrijfwerk. Er is ten slotte altijd genoeg te doen en de druk om allerlei stukken op te leveren doorgaans hoog. Zo kan het ineens gebeuren dat je de aandacht voor de lijntjes en verbindingen uit het oog verliest en je niet goed meer doorhebt wat er in de organisatie speelt.

Kritische personen negeren
Sommige mensen lijken wel overal kritiek op te hebben. Het kan een uitdaging zijn om deze mensen serieus te nemen en te blijven betrekken (‘heb je hem weer’), helemaal als je het ook nog druk hebt en je wilt vaart maken. Dan kan het zomaar gebeuren dat je critici gaat ontwijken of negeren. (‘Chief of staff’ Sununu van Bush sr. ging nog wat verder – hij schoffeerde de critici en heeft in de drie jaar in deze functie meer vijanden dan vrienden gemaakt.)

Het is om twee redenen belangrijk om de kritische personen te betrekken: (1) ze vertegenwoordigen vaak iets dat breder in de organisatie leeft en (2) als ze hun kritiek niet bij jou kwijt kunnen, wordt het groter en kan het onderhuids gaan broeien.

Wat nu?
Wie de vorige blog heeft gelezen weet wellicht het antwoord al: schenk aandacht! Onderhoudt (interne) contacten met een grote verscheidenheid aan types en functies. Laat je voeden door mensen die vanuit een andere blik naar vraagstukken kijken en inzichten, ideeën, zorgen en kritiek uiten. Ga na wat zij nodig hebben om aangehaakt te blijven en hun werk goed te kunnen doen. Wissel uit en zorg dat je weet wat er speelt. Maak aandacht schenken onderdeel van je prioriteitenlijstje, iets waar je bewust bij stilstaat. Desnoods door er een moment voor in te plannen (bijv. iedere week een kop koffie drinken met iemand die je nog niet kent). Het zal je verrassende inzichten en draagvlak opleveren!

Om op te broeden

Hoe denk je dat collega’s jou zien in relatie tot jouw opdrachtgever?

Zijn er mensen die jij ontwijkt? Waarom?

Wie beschouw jij als de critici in de organisatie? Hoe ga je daarmee om?