De Eeuwige Secretaris – gastblog

Onlangs sprak ik een auteur van een nieuw boek over Noord-Korea. Zij vertelde mij dat ze daar ook een secretaris hebben. Leek mij interessant om daar een gastblog over te lezen! En zo geschiedde… Veel leesplezier met deze gastblog van Birgit Gruisen, coauteur van het vorig jaar verschenen boek ‘Noord-Korea unframed: observaties en achtergronden’. Onderaan de blog vind je zoals gebruikelijk enkele vragen om op te broeden én meer info over het boek. 

De Eeuwige Secretaris

Door: Birgit Gruisen

‘Ik weet niets van secretarissen, ik geef het onmiddellijk toe. Het woord ‘secretaris’ klinkt streng, vind ik. Dat komt misschien door mijn ervaringen als jonge ambtenaar op het ministerie van Economische Zaken onder Frans Rutte. Deze hoogste EZ-ambtenaar was ooit berucht om zijn vlijmscherpe Nieuwjaarsartikelen in het economenblaadje ESB. Minder bekend was zijn harde aanpak van jonge academici die hun eerste carrièrestappen zetten bij EZ. Maar ja, een secretaris-generaal is geen secretaris.

Ik dacht de functie van secretaris wel eens vaker te zijn tegengekomen bij beschrijvingen van de organisatiestructuur van communistische partijen in dito landen. De Sovjet-Unie schijnt lange tijd als voorbeeld te hebben gediend van hoe je zoiets moet aanpakken.

Bij het teruglezen van deze lectuur las ik dat de leiding van het partijapparaat inderdaad in handen is van Het Secretariaat. Maar de baas ervan heet niet ‘secretaris’, maar (ook hier weer) ‘secretaris-generaal’. Negen van de tien keer is deze SG ook baas der bazen: als baas van de Communistische Partij is hij lid van het Politbureau en de facto leider van het land.

Behalve het partijapparaat is ook het staatsapparaat van een communistische dictatuur onbekend met de functieaanduiding ’secretaris’. Er is geen secretaris te bekennen in de centrale comités of in Politbureau, Partijdag of Presidium. Dat valt bij nader inzien dus vies tegen.

Er is echter één lichtpuntje: Noord-Korea. In de Hermit Kingdom is alles nét een slag anders geregeld dan in collega-dictaturen. De Partij in Noord-Korea volgt weliswaar de organisatiestructuur van het Sovjet-voorbeeld, maar heeft niet het adjectief ‘communistisch’ (zoals in Sovjet-Unie, Tsjechoslowakije, Roemenië en China) of ‘socialistisch’ (zoals in DDR). Ze heet simpelweg De Partij van de Arbeid van Korea.

De PvdAK staat niet naast het staatsapparaat, de PvdAK ís de staat. Ze doordringt en controleert alle andere staatsorganen en instituties, inclusief het leger. Tegelijkertijd is De Partij de hoeder van de ideologie. Geen communisme-leninisme, socialisme of marxisme in Noord-Korea, maar een door de Vader des Vaderlands zelf ontwikkelde ideologie: Juche. En hier wordt het interessant. Een belangrijk onderdeel van de Juche-leer is de persoonscultus rondom de leiders. De persoonsverheerlijking gaat zó ver dat Kim Il Sung, zoon Kim Jong Il en kleinzoon Kim Jong Un als goden worden vereerd. En niemand staat boven God. Zo ontstond een praktisch dingetje toen aan Kim Il Sung als Vader des Vaderlands al de eretitels Grote Leider en Eeuwige President waren toebedeeld. Hoe moest dat nu met een passende eretitel voor de in 2011 overleden Kim Jong Il en zijn zoon en opvolger Kim Jong Un? Wellicht is aan dit probleem een kleine brainstormsessie gewijd. Want hergebruik van eretitels is uitgesloten en de ene God kan niet boven de andere staan. Bovendien moest men op zoek naar een  functieaanduiding die eveneens grootsheid uitdrukt.

Voor de Noord-Koreanen was het snel zo klaar als een klontje. Als het gaat om gezag en goddelijke uitstraling dan doet een secretaris niet onder voor een president. En zo geschiedde dat op het Partijcongres in april 2012 de oplossing werd gepresenteerd: Kim Jong Il kreeg als aanspreektitel Geliefde Generaal en werd postuum benoemd tot Eeuwige Secretaris. En voor de kersverse leider Kim Jong Un werd een nieuwe functie bedacht; die van Eerste Secretaris (van de Partij).

In Nederland kan een beetje secretaris nu denken: “Ik ben eigenlijk een god, al is het maar in het diepst van mijn gedachten”*.’

*Vrij naar het gedicht van Willem Kloos uit 1894

Kim Jong Il

De Eeuwige Secretaris

Om op te broeden

  • Volgens de auteur is een secretaris-generaal geen secretaris. Wat vind jij? Wat kenmerkt ‘een secretaris’ volgens jou? (In hoeverre) verschilt dit van wat een secretaris-generaal doet? 
  • Bij het zoeken naar afbeeldingen viel het mij op dat de Eeuwige Secretaris in ieder geval in beeld veel prominenter en imposanter aanwezig lijkt dan de Eerste Secretaris (de huidige Kim Jong Un). Hoe zou het voor de laatste zijn, om zo’n voorganger te hebben? Dat roept de volgende vraag op om op te broeden: (Hoe) wordt of werd jouw rol(invulling) beïnvloed door jouw voorganger? Hoe ging of ga je daarmee om?
  • Wat zijn jouw diepste – al dan niet goddelijke – gedachten over jouw rol en invloed?

 

flyer1

Meer weten? Boek bestellen?

Ga voor meer informatie naar www.noordkoreaunframed.nl. Bestellen van het boek is mogelijk via deze website en via de boekhandel.                           

In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Vijf tips om je zichtbaarheid in jouw secretarisrol te vergroten

vogel 6 Mensen in secretarisrollen werken veelal achter de schermen. We fungeren als een soort onzichtbare smeerolie en kunnen vanuit deze verbindende rol een cruciale bijdrage leveren aan een soepel functioneren van de organisatie. In deze ‘onzichtbaarheid’ zit een kracht: we helpen het bestuur om vanuit hun zichtbare rol goed leiding te kunnen geven. De keerzijde is dat het voor mensen in de organisatie niet altijd duidelijk is wat we nou eigenlijk doen. Dat is jammer, want wij hebben diezelfde mensen juist nodig voor informatie, verbinding, ideeën etc. Hoe beter wij in verbinding staan met collega’s op alle niveaus binnen de organisatie, hoe meer wij kunnen betekenen voor de organisatie.

Een zekere zichtbaarheid kan dus waarde toevoegen aan de kwaliteit van ons werk. Wil je jouw zichtbaarheid in jouw rol vergroten? Hieronder enkele tips waar je direct mee aan de slag kunt.

Schenk aandacht
Weet wat speelt in de organisatie, ook op individueel niveau. Schenk aandacht aan wat er bij mensen op persoonlijk vlak speelt; het zijn tenslotte individuen die de organisatie vormen. Jouw aandacht doet ertoe, zowel vanuit jouw rol, dichtbij de leiding, als vanuit jou als persoon. Het is belangrijk dat mensen zich gehoord voelen. Door te weten wat er speelt in de organisatie en wat mensen belangrijk vinden kan je tevens ontdekken waar op organisatieniveau meer aandacht voor nodig is. Vanuit jouw rol kan je hierop inzetten bij het bestuur. Jouw aandacht en interesse moeten natuurlijk wel oprecht zijn.

Ga aan de wandel
Om te weten wat er speelt helpt het om regelmatig een wandelingetje door de organisatie te maken en hier en daar een praatje te maken met collega’s. Vraag hoe het gaat, wat iemand bezighoudt. Ook al moet dat ene stuk nog af, ga toch even op pad. Een korte wandeling en een gesprekje met een collega kan veel opleveren voor verbinding, voor je zichtbaarheid én voor dat stuk, want na een korte pauze ben je scherper en efficiënter.

Vraag feedback
Vraag mensen op verschillende posities in de organisatie hoe ze jouw rol zien. Welk beeld hebben ze hiervan? Of leg eens een vraagstuk voor bij iemand in een hele andere functie in de organisatie. Dit kan zowel verfrissende inzichten opleveren, zowel bij jezelf, als bij de ander. Zo’n gesprek biedt direct de kans om te vertellen wat je doet en om uit te zoeken wat je volgens jouw gesprekspartner vanuit jouw rol voor de organisatie kan betekenen.

Schrijf een blog
Mensen krijgen een beter beeld van wat je doet als je deelt waar je zoal mee bezig bent en welke resultaten je hebt bereikt. De gemiddelde secretaris is in mijn beeld vrij bescheiden en vindt het niet zo nodig om zichzelf op die manier van veren te voorzien. Alhoewel er naar mijn idee niets mis is met jezelf af en toe een schouderklopje geven, is dat niet het idee achter de blog. Het doel is mensen te laten zien wat je doet en ze te betrekken (je kan de blog ook benutten om feedback te verzamelen) zodat ze weten waarvoor ze bij jou moeten zijn. Dat is voor alle betrokkenen waardevol.

Wees betrouwbaar
‘Last but not least’: zorg ervoor dat mensen weten dat je te vertrouwen bent. Als je iemand je iets vertelt over wat in de organisatie speelt waarvan jij denkt dat het bestuur er iets mee moet, formuleer dit dan zo dat je het zonder naam en toenaam onder de aandacht kan brengen. Wil je jouw bron toch noemen? Check dan bij de betreffende persoon of dat mag. Betrouwbaarheid is cruciaal.

Met welke tip ga jij aan de slag?
Leuk als je dit wilt delen in de reacties!

Wil je wel aan de slag, maar vind je het lastig? 
Neem gerust contact op om vrijblijvend te sparren; ik denk graag met je mee!

Smaken deze tips naar meer uitdaging en verdieping? Dan vind je de volgende activiteiten vast interessant:
De verdiepende leergang over effectief handelen in strategisch complexe rollen (e.g. beleidsmedewerkers, directiesecretarissen, bestuursadviseurs e.d.) Klik hier voor meer informatie.

De Dag voor de Secretaris 2016: een dag vol uitdagende workshops om je te ontwikkelen in jouw rol. Klik hier voor meer informatie.

 

Koers houden als secretaris – gastblog Denise van Poppel

Door: Denise van Poppel, secretaris Raad van Bestuur & Raad van Toezicht Koninklijke Auris Groep

Een straffe tegenwind doet het boegwater opspatten. Deinende golven halen de boot uit balans. We varen tegen de stroom in. En toch gaan we gestaag vooruit. Geconcentreerd. Gecontroleerd. Samen anticiperen we op de onstuimige weersomstandigheden. Ieder vanuit zijn eigen rol. De ander nauwlettend in de gaten houdend. We weten dat  we elkaar nodig hebben om vooruit te komen. Weer of geen weer.

Naast mijn werk als secretaris besteed ik tijd en aandacht aan het roeien. Ik zie veel parallellen tussen mijn werk en mijn hobby. Om de boot goed “te laten lopen”, zoals dat in roeitermen heet, is het nodig dat de roeier overzicht houdt en doorzettingsvermogen heeft om op koers te blijven. Het resultaat wordt niet alleen bepaald door beheersing van de techniek, maar ook door het vermogen om op de omstandigheden in te spelen. En te allen tijden ontspannen te blijven om je balans te bewaren.

Een spectaculair en inspirerend voorbeeld hiervan is de befaamde wedstrijd tussen Oxford en Cambridge op een onstuimige Theems dit jaar. Terwijl het Oxford-team in de relatieve beschutting  langs de oever roeide en de wedstrijd won, maakte de andere boot zoveel water dat hij bijna zonk. Prachtige beelden, waarbij de samenwerking en het collectieve doorzettingsvermogen van het Cambridge-team bewonderingswaardig is te noemen. Het gaat het er in mijn werk niet om dat je wint, maar dat je samen de boot beheerst en koers houdt. (Klik hier of op de foto voor een fragment uit de wedstrijd.)

Boat races 2016

Women’s boat races 2016 (Foto: Daily Mail)

Net als in mijn werk houd ik ook tijdens het roeien constant oog voor risico’s en oplossingen. De windkracht, lucht- en watertemperatuur en het type vaarwater doen ertoe. Zodra je met meerdere roeiers in een boot stapt, gelden er duidelijke regels en afspraken over wie het tempo bepaalt en wie er stuurt. Cruciaal daarbij is onderlinge communicatie en het vertrouwen op de ander(en). Roei je bijvoorbeeld met zijn tweeën, dan bepaalt de slag het tempo en bewaakt de boeg de koers. Samen kom je in beweging. Letterlijk.

In de boot zit ik op boeg, houd ik constant oog voor mijn omgeving en volg ik de slag nauwgezet.  Als de boot uit koers dreigt te raken, stuur ik de boot subtiel bij. Als dat niet genoeg is, dan geef ik aan wat ik van de ander nodig heb om op koers te blijven. In onstuimig vaarwater zoek ik de (relatieve) luwte op, blijf ik oog houden voor een ontspannen houding en behoud ik zodoende de balans. Gecontroleerd en geconcentreerd kom ik iedere keer tot bezinning in de boot. Al mijn zintuigen staan op scherp. Vaar ik soms met de stroom mee en soms er tegenin. Ultieme ontspanning door inspanning. Genietend.

Om op te broeden

  • Welke parallellen zie jij in jouw secretarisrol en de hobby die je beoefent?
  • Hoe stel jij je op naar anderen als het onstuimig wordt?
  • Wanneer en hoe stuur je subtiel bij om op koers te blijven? Vind je die rol passen bij een secretaris? Waarom?