filosofie

In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

– Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Filosofie voor het leven van de secretaris – lessen van een summer school bij The School of Life

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

mcluhan tsolDeze zomer volgde ik de summer school ‘Filosofie voor het Leven’ – waaraan ik in gedachte ‘van de secretaris’ toevoegde – bij The School of Life in Amsterdam. Filosofen Lammert Kamphuis, Menno de Bree en Maarten van Buuren namen ons mee in de geschiedenis, nut en noodzaak van filosofie en daagden uit om na te denken over de praktische toepassing ervan. De summer school zat boordevol inspiratie – in deze blog een eerste selectie noties die ik interessant vind voor de invulling van de secretarisrol.

Bevraag het vanzelfsprekende
In de filosofie gaat het erom het vanzelfsprekende (algemene opvattingen, clichés) te durven bevragen, de moed te hebben om geen enkele vraag achterwege te laten. Kan ik ergens werkelijk zeker van zijn? In onze samenleving vinden we het erg belangrijk om dingen zeker te weten. Als we door voortschrijdend inzicht ons standpunt aanpassen lopen we het risico om te worden beschuldigd van lafheid, draaien en onzekerheid. Terwijl het wat mij betreft juist kan getuigen van het tegenovergestelde! De gedachte dat we het allemaal zeker moeten weten resulteert doorgaans in een stelligheid en starheid waar niemand iets aan heeft. Organisaties hebben het vaak niet eens meer door: ‘de zelfgenoegzaamheid walmt je in organisaties tegemoet’, zoals een van de filosofen tijdens de summer school het stelde. Het is daarom goed om na te gaan welke algemeen geaccepteerde opvattingen en clichés leven in de organisatie en deze te analyseren en bevragen. Waarom bestaan ze? Welk doel dienen ze? Is dat zinvol?

Zoek de waarheid
Als je het vanzelfsprekende bevraagd, kom je vanzelf bij de vraag wat waarheid is. Is het mogelijk om de waarheid te kennen? Harry Frankfurt beschrijft in zijn essay ‘on bullshit’ een manier van spreken die door ‘de bullshitter’ wordt gehanteerd, die er vanuit gaat dat de waarheid niet bestaat en het dus ook niet uitmaakt wat je zegt. Over wie gelijk heeft kan je niets zeggen en het gaat er niet om gelijk te hebben, maar om gelijk te krijgen.

In de summer school werd gesteld dat waarheid de uitkomst is van een machtsstrijd: ‘Waarheid is datgene waar je collega’s mee wegkomen. Dan komt het in de notulen en dan is het waar.’ Als dit waar is, dan zegt dat nogal wat over de verantwoordelijkheid van degene die verslag legt. De secretaris als waarheidsbepaler? Een kleine aanpassing in woordgebruik kan een grote invloed hebben op wat vervolgens als ‘de waarheid’ wordt beschouwd. Hoe zorg je voor een juiste weergave van ‘de waarheid’ van een bijeenkomst? Kan dat eigenlijk wel? Opdrachtgevers die mij vragen om verslag te leggen willen bijvoorbeeld geen letterlijke notulen, maar een overkoepelend, goedlopend en dekkend verhaal. Wat is dan de waarheid? De opdrachtgevers, en ik natuurlijk ook, vinden het van belang dat iedereen zich in het verslag kan vinden. Dat alle aanwezigen het zien als een juiste weergave. Maar is het dan vervolgens ook de waarheid?

Stel vragen
Om te ontdekken wat waarheid is, ontwikkelde Socrates, een van de drie grondleggers van de westerse filosofie (de andere twee zijn Plato en Aristoteles), de techniek van het vragen stellen. Hij vertelde niet hoe het moest of hoe het zat, maar stelde alleen maar vragen aan wie hij maar tegenkwam. Wat vind je? Hoe weet je dat? Hij geloofde dat iedereen alle kennis al in zich heeft en dat het zijn taak was om mensen door het stellen van vragen te helpen om zelf tot antwoorden te komen, op basis van de juiste argumenten

Zoek de juiste argumenten
Zijn de redenen die worden aangegeven om iets wel of niet te doen wel de goede argumenten? En wanneer is een argument goed? Bij een goed argument is een relevant kader gehanteerd waarop iets wordt beoordeeld. Wordt bijvoorbeeld een bepaalde werkwijze gekozen omdat ‘wij dat altijd zo doen’ (zie ‘bevraag het vanzelfsprekende’), of omdat gedegen onderzoek heeft uitgewezen dat die bepaalde werkwijze de beste manier is om de gestelde doelen te behalen.

Herken het verschil tussen emotie en logica
brainheart im with stupid funsubstancescomIn de filosofie staan het denken en de logica centraal. In het bevragen van het vanzelfsprekende, waarheidsvinding, vragen stellen en het zoeken naar goede argumenten spelen echter zowel emotie als het denken een rol. De stoïcijnen stelden dat emoties denkfouten zijn, met name heftige emoties. Emoties zijn voor hen dus geen valide argumenten. Een argument als ‘het voelt goed’ lijkt steeds vaker te worden geaccepteerd als een valide argument, maar waarom eigenlijk? Welke logische argumenten zitten achter dat gevoel? Het is belangrijk om het onderscheid tussen hoofd en hart te herkennen om te kunnen begrijpen waarom iets gebeurd, waarom iemand of een organisatie iets doet. En of dat het juiste is.

Toepassing van filosofie in het werk van de secretaris kan van grote meerwaarde zijn voor de organisatie, maar het is geen gemakkelijke opgave. Filosofie betekent ook: vertragen. In een tijd waarin we ons graag bedienen van ‘quick wins’ en ‘one-liners’ kan het lijken alsof iemand die doorvraagt op de rem trapt en kan weerstand oproepen. Toch is het de moeite waard om door te zetten, want weloverwogen, met goede argumenten onderbouwde handelingen zorgen uiteindelijk voor rust, helderheid en verbinding. En dat levert op de langere termijn veel meer op.

Wil je je verder verdiepen in de secretarisrol? Dan is deelname aan de volgende activiteiten wellicht iets voor jou!:

Op 6 oktober start de Leergang De Rolbewuste Secretaris. Klik hier voor meer informatie en profiteer nog van de vroegboekkorting! Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar.

Op 11 november is de Dag voor de Secretaris 2016: De Nieuwe Secretaris. Een dag vol inspirerende workshops voor secretarissen, strategisch adviseurs, beleidsadviseurs, etc. Klik hier voor meer informatie en profiteer van de vroegboekkorting.

De subtiele taal van macht

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

De subtiele taal van macht in organisaties

‘Achter de wereld van de rede werkt een hele subtiele macht die in onze taal doorwerkt. Daarom moeten we de bewuste rede wantrouwen en kijken naar het machtsspel, naar het onderbewuste, onder de oppervlakte van de rede.’

dr Haroon Sheikh*

Als secretaris ben je voortdurend bezig met taal. In het spreken, denken en schrijven, als gebruiker en ontvanger. Je hebt daarin ook dagelijks te maken met de strategische, subtielere kant van taal waarmee je voortdurend kunt spelen: hoe is iets beschreven, op welke manieren kan je dit opvatten en erop reageren, hoe wil je iets juist wel of juist niet formuleren, etc. En je bent een soort vertaler: tussen verschillende organisatieonderdelen (met name in grotere organisaties) en tussen de interne en externe omgeving.

Interessant is de subtiele taal van macht (politiek handelen) in organisaties. De subtiele taal van macht gaat over taaluitingen waarmee indirect een bepaalde machtsverhouding in stand wordt gehouden of impliciet een keuze wordt doorgedrukt. Zowel degene die de taal bezigt als de ontvanger kunnen zich hier niet of nauwelijks van bewust zijn, maar de gebruiker kan de subtiele taal ook bewust inzetten.

Onbewuste associaties

Filosoof Edward Said beschrijft in zijn boek ‘Orientalism’ hoe de subtiele taal van macht kan doorwerken in de onbewuste blik van het Westen naar het Oosten. Door synoniemen voor de Oriënt als irrationeel, primitief en overdreven en voor het Westen als rationeel, democratisch en beheerst, werd een verhouding geschetst waarin de Westerse landen er altijd het sterkste uitkwamen. Dat rechtvaardigde vervolgens het kolonialisme (‘zij’ hebben ‘ons’ nodig). De synoniemen en de bijbehorende de associaties zijn inmiddels diepgeworteld. Dit is een belangrijk gegeven: zelfs als je het ergens op het bewuste niveau van de rede niet mee eens bent, kan het zijn dat je onbewust tóch bepaalde associaties hebt die ongewenste patronen bevestigen.

Soortgelijke processen en patronen doen zich overal voor waar mensen bij elkaar komen. Terwijl je denkt op bewust niveau een discussie te voeren, wordt je beïnvloed door dieperliggende associaties bij bepaalde woorden. Deze houden onbewust bepaalde beelden, normen, waarden, aannames, (voor)oordelen e.d. in stand. De zorg wordt bijvoorbeeld nog steeds als feminien beschouwd en techniek als masculien, secretariaten zijn feminien, management is masculien. Het is zinvol om dit soort patronen in het denken te herkennen en je bewust te zijn van taalgebruik waarin een machtsverhouding zit die subtiel doorwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het consequent hanteren van ‘hij’, waar het ook ‘zij’ kan zijn, functiebenamingen als junior en senior beleidsmedewerker, termen als ‘de werkvloer’, ‘verantwoording afleggen’ en ‘ondergeschikten’. Hieruit spreekt een machtsverhouding die wel of niet wenselijk kan zijn. In ieder geval is het goed om je daarvan bewust te zijn, want de associaties die mensen bij deze termen hebben zijn van invloed op hun denken en handelen en kunnen iemand bijvoorbeeld uitdagen of juist demotiveren.

Bewuste beïnvloeding en manipulatie

Zoals gezegd kunnen subtiele taaluitingen van macht ook bewust worden ingezet. In een organisatie kan een  bestuurder impliciet dreigen met sancties om besluitvorming te sturen: “Iemand die niet instemt met een plan krijgt in zo’n geval bijvoorbeeld van zijn baas te horen dat ‘overplaatsing altijd nog kan’ of dat ‘de functioneringsgesprekken er alweer bijna aankomen’.”**

Beïnvloeding kan gemakkelijk overgaan in manipulatie.  Zowel onbewust als bewust gebruik zie je bijvoorbeeld terug in reclame en in de politiek, wanneer bepaalde archetypes of vooroordelen worden bevestigd. De ontvanger van de (doorgaans beperkte) informatie kan onbewust worden beïnvloed tot het doen van bepaalde aankopen of het innemen van een bepaald standpunt.

Wantrouw de bewuste rede

De bewuste rede wordt beïnvloed door de subtiele taal van macht en onbewuste associaties. Deze taal kan zowel bewust als onbewust worden ingezet. Daarom is het goed en getuigt het van zorgvuldigheid om de rede te wantrouwen. Als secretaris kan je een interessante rol spelen in de duiding en bewustwording van bepaald taalgebruik, de effecten daarvan en het vinden van taaluitingen die passen bij wat bijvoorbeeld een bestuur wil uitdragen. Hoe beter je de subtiele taal van macht herkent, spreekt en kunt vertalen, hoe gerichter en effectiever je jouw rol kunt uitoefenen.

Om op te broeden

* Luister eens met aandacht de taal die wordt gebruikt in een overleg. Welke woorden vallen op? Welke (onbewuste) associaties kunnen hier achter schuilgaan? Zouden die associaties voor iedereen hetzelfde zijn?

 

Ter illustratie: Chief Whip Urquhart

Wie de subtiele taal van macht als geen ander kent is de hoofdpersoon Francis Urquhart in de Britse BBC-serie House of Cards.  Als ‘Chief Whip’ – letterlijk vertaald ‘Hoofd Zweep’, over de taal van macht gesproken – bevind hij zich in het centrum van de macht. Urquhart omschrijft zijn rol als die van een functionaris wiens taak het is om de troepen van zijn partij in het gareel te houden: ‘I put a bit of stick about, I make them jump’*** Hij heeft ambities om minister te worden en probeert zichzelf in het nieuw te vormen kabinet te plaatsen. De Prime Minister heeft hier andere ideeën over. Het gesprek tussen de twee is een mooie illustratie van het bewust inzetten van de (subtiele) taal van macht en manipulatie.

Bronnen:

* dr Haroon Sheikh, college ‘De Taal van Macht’ van de College Club, 26-11-2015

** Hetebrij, Martin. 2008:8. ‘Macht en politiek handelen in organisaties: Iedereen speelt mee.’ Van Gorcum, derde druk.

*** BBC, TV-serie House of Cards. 1990. Gebaseerd op het gelijknamige boek van Michael Dobbs.

John McTernan. The Telegraph.17-7-2014. Chief Whips: They’re not as nice as they look.

Het sociaal contract: Hobbes, Locke en Rousseau – een college van de College Club

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

Vorige week heb ik mij door de College Club laten inspireren in een avondcollege van Rutger Claassen, hoogleraar Ethiek en Politieke Filosofie aan de Universiteit Utrecht, over het sociaal contract. Ik ging er naartoe met in mijn achterhoofd de vraag: wat kan je hier als secretaris uithalen? Op deze vraag kom ik terug na een korte samenvatting van het sociaal contract en de hoofdlijnen per filosoof.

Sociaal contract
Het sociaal contract gaat over de vraag wanneer het regime, de macht, legitiem is.  Dit wordt als het ware bepaald in een soort overeenkomst die de individuen van een samenleving met elkaar hebben afgesloten waarin is afgesproken wie de macht heeft en wat dat inhoudt. Claassen prikkelde het denken door de theorieën van filosofen Hobbes, Locke, Rousseau en Rawls op een rij te zetten en deze te verbinden met de actualiteit.

Hobbes (1588-1679)Thomas_Hobbes_(portrait)
Thomas Hobbes gaat er vanuit dat de mens van nature egoïstisch is. Hierdoor is er constant conflict en voortdurende competitie. Iedereen heeft van nature recht op alles, zelfs op het lichaam van anderen. Om orde en vrede te handhaven is er één absolute heerser nodig, die iedereen aan angst onderwerpt en de mensen zo dwingt tot vrede. De voornaamste drijfveer van dit sociaal contract is angst.

JohnLockeLocke (1632-1704)
Volgens John Locke is de mens niet van nature egoïstisch, maar heeft iedereen de plicht om zichzelf en anderen in stand te houden. In het sociaal contract is als het ware afgesproken dat de samenleving een rechter instelt om deze  ‘natuurtoestand’ te bewaken.

Rousseau (1712-1778)
220px-Jean-Jacques_Rousseau_(painted_portrait)Rousseau vroeg zich af waarom mensen ongelijk zijn aan elkaar. De mens is volgens hem van nature goed en leefde oorspronkelijk alleen. Op een zeker moment zijn we in groepen gaan leven en onstond een nieuwe natuurlijke toestand: persoonlijke afhankelijkheid. Daarmee werden emoties als jaloezie hebzucht en economische ongelijkheid gecreëerd. Omdat het recht van de sterkste geldt, is volledige vrijheid in feite een bedreiging van de individuele veiligheid. Het individu en zijn plaats in de gemeenschap staan centraal in het sociaal contract: mensen zijn bereid om iets van hun individuele vrijheid op te geven in ruil voor meer veiligheid. In een volksvergadering moet iedereen die meevergadert zich in het algemene belang verplaatsen.

John Rawls (1921-2002)john-rawls-by-victor066
Bij John Rawls gaat het niet om de politieke macht, maar om een rechtvaardige verdeling van de lusten en lasten. De vraag is hoe ervoor te zorgen dat de minst bedeelden er het beste uitkomen. Om de vraag te beantwoorden hoe je de samenleving dan het beste kunt inrichten, zouden mensen een keuze moeten maken vanuit een positie waarin je niet weet wie je bent en wat je kansen in de samenleving zijn (‘veil of ignorance’). Als je niet weet waar en hoe je in de wereld terechtkomt, welke keuze maak je dan?

Wat kan je hier als secretaris uithalen? Inspiratie en tips.
Mijmerend in de trein terug naar huis vroeg ik mij af: hoe zouden bestuurders en toezichthouders omgaan met bepaalde vraagstukken als voor bepaalde beslissingen weer even worden herinnerd aan een filosofisch kader? Is er ook zoiets als een sociaal contract in organisaties? Is de visie de basis voor zo’n sociaal contract? Of is de visie een sociaal contract? Daarmee verwoordt je immers de intrinsieke focus, missie, doelstellingen en waarden van een organisatie. En als dat zo is, wat betekent dat dan voor jouw rol als secretaris?

Ik vroeg mij ook af wat het zou betekenen voor de omgang met grote vraagstukken in organisaties, wanneer deze in een bredere filosofische context worden geplaatst. Zouden bestuurders en toezichthouders hier bijvoorbeeld anders mee omgaan en minder gevaar lopen om zich te laten leiden door de waan van de dag, als zij worden geïnspireerd om vanuit een andere hoek na te denken?

Hier kan je als secretaris denk ik een interessante rol in spelen. Door bijvoorbeeld bij een bepaald vraagstuk te onderzoeken in welke historische, filosofische discussie dit vraagstuk geplaatst kan worden. Daar kan je vervolgens iets over vertellen of schrijven (bijvoorbeeld bij een beleidsnotitie). Je kan interessante artikelen opzoeken of bekijken of je sprekers kunt uitnodigen voor een soort colleges of workshops. Spannend om je daarbij te laten verrassen, zoals ik werd verrast in dit college. Je kan op deze manier de organisatie ondersteunen om vraagstukken in een creatief, breder, langetermijnperspectief te plaatsen.

Om op te broeden

*Aan welke vorm doet de organisatie waar jij werkt je het meeste denken? Waarom?

*Stel je voor dat je naar jouw organisatie kijkt vanuit een ‘veil of ignorance’ – Wat zie je? Wat zou je veranderen?

*Heeft jouw organisatie er baat bij om vraagstukken in een bredere context te plaatsen? Welke rol zou jij daarin kunnen vervullen?