Mensen in secretarisrollen werken veelal achter de schermen. We fungeren als een soort onzichtbare smeerolie en kunnen vanuit deze verbindende rol een cruciale bijdrage leveren aan een soepel functioneren van de organisatie. In deze ‘onzichtbaarheid’ zit een kracht: we helpen het bestuur om vanuit hun zichtbare rol goed leiding te kunnen geven. De keerzijde is dat het voor mensen in de organisatie niet altijd duidelijk is wat we nou eigenlijk doen. Dat is jammer, want wij hebben diezelfde mensen juist nodig voor informatie, verbinding, ideeën etc. Hoe beter wij in verbinding staan met collega’s op alle niveaus binnen de organisatie, hoe meer wij kunnen betekenen voor de organisatie.
Een zekere zichtbaarheid kan dus waarde toevoegen aan de kwaliteit van ons werk. Wil je jouw zichtbaarheid in jouw rol vergroten? Hieronder enkele tips waar je direct mee aan de slag kunt.
Schenk aandacht
Weet wat speelt in de organisatie, ook op individueel niveau. Schenk aandacht aan wat er bij mensen op persoonlijk vlak speelt; het zijn tenslotte individuen die de organisatie vormen. Jouw aandacht doet ertoe, zowel vanuit jouw rol, dichtbij de leiding, als vanuit jou als persoon. Het is belangrijk dat mensen zich gehoord voelen. Door te weten wat er speelt in de organisatie en wat mensen belangrijk vinden kan je tevens ontdekken waar op organisatieniveau meer aandacht voor nodig is. Vanuit jouw rol kan je hierop inzetten bij het bestuur. Jouw aandacht en interesse moeten natuurlijk wel oprecht zijn.
Ga aan de wandel
Om te weten wat er speelt helpt het om regelmatig een wandelingetje door de organisatie te maken en hier en daar een praatje te maken met collega’s. Vraag hoe het gaat, wat iemand bezighoudt. Ook al moet dat ene stuk nog af, ga toch even op pad. Een korte wandeling en een gesprekje met een collega kan veel opleveren voor verbinding, voor je zichtbaarheid én voor dat stuk, want na een korte pauze ben je scherper en efficiënter.
Vraag feedback
Vraag mensen op verschillende posities in de organisatie hoe ze jouw rol zien. Welk beeld hebben ze hiervan? Of leg eens een vraagstuk voor bij iemand in een hele andere functie in de organisatie. Dit kan zowel verfrissende inzichten opleveren, zowel bij jezelf, als bij de ander. Zo’n gesprek biedt direct de kans om te vertellen wat je doet en om uit te zoeken wat je volgens jouw gesprekspartner vanuit jouw rol voor de organisatie kan betekenen.
Schrijf een blog
Mensen krijgen een beter beeld van wat je doet als je deelt waar je zoal mee bezig bent en welke resultaten je hebt bereikt. De gemiddelde secretaris is in mijn beeld vrij bescheiden en vindt het niet zo nodig om zichzelf op die manier van veren te voorzien. Alhoewel er naar mijn idee niets mis is met jezelf af en toe een schouderklopje geven, is dat niet het idee achter de blog. Het doel is mensen te laten zien wat je doet en ze te betrekken (je kan de blog ook benutten om feedback te verzamelen) zodat ze weten waarvoor ze bij jou moeten zijn. Dat is voor alle betrokkenen waardevol.
Wees betrouwbaar
‘Last but not least’: zorg ervoor dat mensen weten dat je te vertrouwen bent. Als je iemand je iets vertelt over wat in de organisatie speelt waarvan jij denkt dat het bestuur er iets mee moet, formuleer dit dan zo dat je het zonder naam en toenaam onder de aandacht kan brengen. Wil je jouw bron toch noemen? Check dan bij de betreffende persoon of dat mag. Betrouwbaarheid is cruciaal.
Met welke tip ga jij aan de slag?
Leuk als je dit wilt delen in de reacties!
Wil je wel aan de slag, maar vind je het lastig?
Neem gerust contact op om vrijblijvend te sparren; ik denk graag met je mee!
Smaken deze tips naar meer uitdaging en verdieping? Dan vind je de volgende activiteiten vast interessant:
De verdiepende leergang over effectief handelen in strategisch complexe rollen (e.g. beleidsmedewerkers, directiesecretarissen, bestuursadviseurs e.d.) Klik hier voor meer informatie.
De Dag voor de Secretaris 2016: een dag vol uitdagende workshops om je te ontwikkelen in jouw rol. Klik hier voor meer informatie.
In de ontwikkeling van het schrift, geschiedenis, innovatie, taal en filosofie hebben secretarissen betekenisvolle rollen gespeeld. Het waren secretarissen die verslag legde en brieven schreven voor koningen en keizers, o.a. over hoogst vertrouwelijke onderwerpen. In China vond keizerlijke secretaris Cai Lun (ca. 50 – 121) het papier uit. Secretarissen waren van veel op de hoogte (secretaris betekent niet voor niets geheimhouder) en in de loop van de tijd ontwikkelde de rol zich steeds meer als een adviesrol. Secretarissen kregen steeds meer invloed op (het proces van) beleidsontwikkeling. Denk aan de ‘Secretaris Florentinus’ Machiavelli (16e eeuw), die een belangrijke adviesrol vervulde en een grote bijdrage leverde aan het denken over macht. Of aan secretaris Thorbecke, die onze grondwet schreef. De secretarisrol gaat dus veel verder dan een algemeen heersend beeld van verslaglegger. Het is een veelzijdige rol met uiteenlopende functiebenamingen (e.g. bestuursadviseur, beleidsmedewerker) die zichzelf continu heeft vernieuwd én vernieuwing heeft gecreëerd, om de opdrachtgever zo goed mogelijk te ondersteunen.
de secretarisvogel 