De rol van de secretaris is van oorsprong vernieuwend.
In de ontwikkeling van het schrift, geschiedenis, innovatie, taal en filosofie hebben secretarissen betekenisvolle rollen gespeeld. Het waren secretarissen die verslag legde en brieven schreven voor koningen en keizers, o.a. over hoogst vertrouwelijke onderwerpen. In China vond keizerlijke secretaris Cai Lun (ca. 50 – 121) het papier uit. Secretarissen waren van veel op de hoogte (secretaris betekent niet voor niets geheimhouder) en in de loop van de tijd ontwikkelde de rol zich steeds meer als een adviesrol. Secretarissen kregen steeds meer invloed op (het proces van) beleidsontwikkeling. Denk aan de ‘Secretaris Florentinus’ Machiavelli (16e eeuw), die een belangrijke adviesrol vervulde en een grote bijdrage leverde aan het denken over macht. Of aan secretaris Thorbecke, die onze grondwet schreef. De secretarisrol gaat dus veel verder dan een algemeen heersend beeld van verslaglegger. Het is een veelzijdige rol met uiteenlopende functiebenamingen (e.g. bestuursadviseur, beleidsmedewerker) die zichzelf continu heeft vernieuwd én vernieuwing heeft gecreëerd, om de opdrachtgever zo goed mogelijk te ondersteunen.
In tijden van vernieuwing kan de secretaris een rol van betekenis spelen.
Afgelopen zaterdag (12 maart 2016) stond een column van Saskia Nijs in het Financieele Dagblad over de te verwachten toekomstige invloed van techniek op besluitvorming in de bestuurskamer. Zij stelt dat ‘[Kunstmatige intelligentie] veel van de beslissingen [zal] overnemen, door ons te overspoelen met data, analyses en oplossingen. Maar onze emotionele intelligentie, onze empathie, kan niet worden vervangen door technologie.’
Voor de secretaris zal in dit licht ook het een en ander veranderen. Volgens Nijs zijn mensen in de toekomst met name nodig om technologie te verbinden aan de menselijke waarden en ambities. Om te voorkomen dat medewerkers ondergesneeuwd raken door de automatisering en als een soort robots op de automatische piloot processen doorlopen, moet creativiteit, persoonlijkheid en energie worden teruggebracht. Dit voor elkaar krijgen is één van de uitdagingen van organisaties en, daarmee, van de secretaris. Het is goed voorstelbaar dat bepaalde taken, zoals notuleren en praktische procesbeschrijvingen opstellen, steeds minder tijd en aandacht vragen, terwijl aspecten als persoonlijke ontwikkeling en motivatie, verbinding, vertalen van de visie in het dagelijks handelen, etc. juist méér aandacht vragen. Dit vraagt ruimte om creatief te denken, voelen en handelen.
11 november 2016: inspiratie- en netwerkdag De Nieuwe Secretaris
De secretaris heeft weer volop te maken met vernieuwing: zowel in de omgeving als, mede daardoor, van de eigen rol. Het is goed om hier even bij stil te staan en tijd te nemen voor vragen als: Hoe vertaal je nieuwe ontwikkelingen naar de invulling jouw rol? Waar liggen de kansen en uitdagingen voor de organisatie en voor jouw rol hierin? Hoe vernieuwend, volgend/leidend kan, wil en moet je als secretaris hierin zijn? Welke specifieke vaardigheden, kennis en kunde heb je in huis en kun je verder ontwikkelen om in te zetten? Hoe kan je ruimte creëren om te experimenteren en eraan bijdragen dat aspecten als creativiteit, energie en persoonlijkheid expliciet(er) ruimte krijgen in de organisatie én in jezelf?
De Dag voor de Secretaris 2016: De Nieuwe Secretaris op 11 november 2016 biedt tijd en ruimte om bij deze vragen stil te staan. Een dag vol inspiratie, workshops over o.a. designing strategy, leiderschap en volgerschap, mogelijkheden om mensen in soortgelijke rollen te ontmoeten en kennis en ervaring uit te wisselen. Voor iedereen die zich een secretaris noemt of voelt. Meer informatie volgt spoedig! Volg de ontwikkelingen via de site van De Secretarisvogel of via twitter: @dagvdsecretaris.
de secretarisvogel 