Maand: september 2015

‘How to be more creative’ – inzichten uit een workshop van The School of Life

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

‘Creativiteit is een wezenlijk element, een basisvaardigheid in ons leven.’

Deze stelling en hoe de creativiteit in jezelf te benutten en ontwikkelen, vormt de kern van de workshop ‘How to be more creative’ van The School of Life Amsterdam, waar ik 23 september 2015 aan deelnam. In de workshop daagt Frits Philips uit om anders te kijken en iets anders te doen dan wat je altijd deed. De workshop zit vol visies op creativiteit, inspiratie, oefeningen en tips, bijvoorbeeld om het creatieve proces bij jezelf en bij anderen te stimuleren, hoe je je onderbewuste aan het werk kan zetten, om je eigen muze te maken en om de omgeving te creëren die jou tot creativiteit prikkelt. Een paar inzichten die de workshop mij heeft opgeleverd in relatie tot de secretarisrol wil ik graag delen.*

Het werken in een strategisch complexe rol als secretaris vraagt heel wat creativiteit. Hoe ga je bijvoorbeeld om met grootschalige, ingrijpende veranderingen zoals nu in de zorg? Hoe leg je verbindingen, geef je processen vorm en hoe ga je om met de vertaling van de visie naar dagelijkse werkzaamheden? Welke formulering en vorm kies je voor een verslag of beleidsdocument? Dit zijn slechts enkele vragen waar je als secretaris mee te maken kunt krijgen.

Met deze vraagstukken kan je aan de slag volgens gangbare werkwijzen in jouw organisatie. Er zijn legio organisaties waar de jaarplannen, de beleids- en beheercyclus, overlegstructuren etc. jarenlang dezelfde vorm houden. Het werkt (of lijkt te werken) en een directe aanleiding om het eens anders aan te pakken wordt of niet gevoeld of alternatieven worden niet gezien, omdat de organisatie vastzit in zelfgecreëerde patronen. Reden om juist aan de slag te gaan met iets anders: het is goed voor je gezondheid om van de gebaande paden af te stappen, nieuwe inzichten te ontdekken en energie te genereren. Het brengt je verder!

Volgens filosoof Daniel Pink is creativiteit juist nu belangrijk. Wij bevinden ons volgens hem in een overgang van het informatietijdperk naar het conceptuele tijdperk: een tijdperk waar steeds meer belang wordt gehecht aan menselijke eigenschappen en vaardigheden zoals creativiteit, spel en empathie. Creativiteit is essentieel om ons te ontworstelen aan de systemen die we hebben gecreëerd en waarvan we nu gevangenen zijn, en te kunnen floreren.

Creativiteit brengt je dus vooruit. Als je, als individu maar ook als groep, vastzit in een discussie, dan kan het helpen om even iets heel anders te gaan doen, bijvoorbeeld om te gaan tekenen, knutselen en/of om te veranderen van omgeving. Terwijl je met iets anders bezig bent gaat je onderbewuste aan het werk met alles wat je tot dan toe hebt verzameld, onderzocht, gezien, gehoord etc. Dan komt het eureka!-moment vanzelf.

Wat bij mij goed werkt is om te gaan wandelen. Het is alsof de beweging van het wandelen en de verandering van omgeving mij helpen los te laten en mijn onderbewuste in beweging te brengen. Ik hoef alleen maar te wandelen, mijn omgeving te observeren en te vertrouwen op het proces. De ideeën komen dan vanzelf opborrelen, om te worden ‘gevangen’. Dat is overigens makkelijker gezegd dan gedaan. Ik kreeg de tip om ter inspiratie de TED-talk van Elizabeth Gilbert te bekijken.

Het proces is waar ‘the magic happens’. Maar al te vaak geven we hieraan geen ruimte en richten wij ons op het behalen van een bepaald doel in een bepaalde tijd, zoals het opleveren van een meerjarenplan. Het gezamenlijk doorleven van het proces om tot dit plan te komen wordt vaak onderschat. Als secretaris kan je vanuit jouw centrale en relatief neutrale rol een creatieve invulling van het proces stimuleren en faciliteren. Zo creëer je betrokkenheid en energie. Het proces maakt dat het document gaat leven, mensen voelen zich er onderdeel van en zullen ervoor zorgen dat ook de uitvoering ineens veel soepeler verloopt.

Om op te broeden

Koester verveling, want ‘verveling is de betoverde vogel die het ei van ervaring uitbroedt.’ (Walter Benjamin, filosoof)

 

* De workshop How to be more creative wordt nog gegeven, zie hiervoor de agenda van The School of Life Amsterdam.

Spin in het web (2): drie valkuilen en één tip

/ secretarisvogel / Een reactie plaatsen

De eerste spin-in-het-web-blog ging over een meerwaarde van deze rol: de unieke positie en het vermogen om het geheel te overzien en mensen, thema’s en processen te betrekken en verbinden. Daar heeft een organisatie op alle niveaus baat bij!

brain and heart 0714_spiderDe metafoor van de spin in het web kan ook negatieve associaties oproepen: lange poten die ver reiken, ogen die veel zien en een web waarin je verstrikt kan raken. Als je niet uitkijkt gaan mensen je eerder uit de weg dan dat ze je opzoeken. Hierna drie valkuilen en, aan het einde, één tip om ermee om te gaan.

De ‘PSU’ van de baas
Een bevriende secretaris vertelde mij dat ze eens werd begroet met ‘Ah! Daar heb je de PSU van de directeur!’. PSU betekent Persoonlijke Standaard Uitrusting van een militair. Oeps. Het was een grapje, maar toch. Voor haar was het een signaal dat ze (door sommigen) werd gezien als een instrument van de directie. En wat betekende dat voor wat mensen haar vertelden?

Deze valkuil kan er langzaam en ongemerkt insluipen. Herken je de volgende situatie? Je bent hard aan het werk voor (bijvoorbeeld) een bestuur en jouw eerste focus ligt op wat dat bestuur van je vraagt. Je voelt de druk om bepaalde zaken waar het bestuur op wacht eerst af te ronden. Het komt steeds vaker voor dat je andere afspraken en werkzaamheden uitstelt. ‘De rest’ van de organisatie komt steeds lager op jouw prioriteitenlijstje. Langzaam maar zeker raak je binding met deze ‘rest’ kwijt. Net als jouw ‘helicopter view’, want je laat jouw blik eenzijdig voeden door de focus op het bestuur. Collega’s zien je steeds meer als een onderdeel, woordvoerder, boodschapper of ‘PSU’ van het bestuur.

Terugtrekken
ilovemywebIn het verlengde van de vorige valkuil ligt het risico dat je je terugtrekt: je blijft hangen op het niveau van het management en/of je verdwijnt in je eigen kantoor waar je je tijd vult met allerlei schrijfwerk. Er is ten slotte altijd genoeg te doen en de druk om allerlei stukken op te leveren doorgaans hoog. Zo kan het ineens gebeuren dat je de aandacht voor de lijntjes en verbindingen uit het oog verliest en je niet goed meer doorhebt wat er in de organisatie speelt.

Kritische personen negeren
Sommige mensen lijken wel overal kritiek op te hebben. Het kan een uitdaging zijn om deze mensen serieus te nemen en te blijven betrekken (‘heb je hem weer’), helemaal als je het ook nog druk hebt en je wilt vaart maken. Dan kan het zomaar gebeuren dat je critici gaat ontwijken of negeren. (‘Chief of staff’ Sununu van Bush sr. ging nog wat verder – hij schoffeerde de critici en heeft in de drie jaar in deze functie meer vijanden dan vrienden gemaakt.)

Het is om twee redenen belangrijk om de kritische personen te betrekken: (1) ze vertegenwoordigen vaak iets dat breder in de organisatie leeft en (2) als ze hun kritiek niet bij jou kwijt kunnen, wordt het groter en kan het onderhuids gaan broeien.

Wat nu?
Wie de vorige blog heeft gelezen weet wellicht het antwoord al: schenk aandacht! Onderhoudt (interne) contacten met een grote verscheidenheid aan types en functies. Laat je voeden door mensen die vanuit een andere blik naar vraagstukken kijken en inzichten, ideeën, zorgen en kritiek uiten. Ga na wat zij nodig hebben om aangehaakt te blijven en hun werk goed te kunnen doen. Wissel uit en zorg dat je weet wat er speelt. Maak aandacht schenken onderdeel van je prioriteitenlijstje, iets waar je bewust bij stilstaat. Desnoods door er een moment voor in te plannen (bijv. iedere week een kop koffie drinken met iemand die je nog niet kent). Het zal je verrassende inzichten en draagvlak opleveren!

Om op te broeden

Hoe denk je dat collega’s jou zien in relatie tot jouw opdrachtgever?

Zijn er mensen die jij ontwijkt? Waarom?

Wie beschouw jij als de critici in de organisatie? Hoe ga je daarmee om?