De dienstbare secretaris

Een (door mij) veelgehoord kenmerk van een secretaris is dat deze zich dienstbaar op moet stellen. Ik denk dan om de een of andere reden altijd direct aan een butler. En dan in het bijzonder aan de butler Jeeves uit de hilarische verhalen van P.G. Wodehouse. Wat houdt dat in, ‘diensbaar zijn’? Aan wie ben je precies dienstbaar? Hoever ga je daarin? In deze blog wat vrolijke inspiratie om je eens luchtig te bezinnen op hoe dienstbaar jij je opstelt (en in hoeverre je het daarin met jezelf eens bent).

Op mijn 19e reisde ik naar China, cover thank you jeevesmet tussendoor een korte stop in Hong Kong. Ik zou er kort blijven, maar ontdekte ergens in een boekhandel de boeken van P.G. Wodehouse over de welgestelde, vrolijke en wat naïeve vrijgezel Bertie Wooster en zijn geniale ‘gentleman’s personal gentleman’ Jeeves. De verhalen spelen zich af in de periode 1920-1940. Voor ik het wist bracht ik, gegrepen door de hilarische verhalen, vele dagen lezend door op de kade bij het operagebouw en in de stadsparken van Hong Kong – bijzondere oases van opmerkelijke stilte te midden van de hectiek van de stad. Terwijl ik het ene na het andere boek verslond en tussendoor met allerlei interessante mensen in gesprek raakte, stelde ik mij voor hoe het zou zijn om een ‘Jeeves’ te zijn… Zouden hier mijn ‘roots’ liggen voor mijn ontwikkeling en verdieping in het secretarisvak?

Dienstbaar zijn is. . .

… altijd klaar staan
Jeeves runt niet alleen het huishouden, maar zo’n beetje het hele leven van Bertie Wooster. Hij lijkt altijd aanwezig te zijn. De zeldzame momenten dat Bertie alleen is, bijvoorbeeld op de herenclub, krijgt hij het onmiddellijk voor elkaar om zich in een onmogelijke situatie te manoeuvreren. Jeeves wordt dan voor een voldongen feit gesteld. Met een ‘very good, sir’ beweegt hij mee in een of ander absurd plan, maar neemt alvast voorzorgsmaatregelen om de schade te beperken, die hij al van heinde en verre ziet aankomen.

… uitstekend geïnformeerd zijnjeeves knows everything
Jeeves is bijzonder slim en goed geïnformeerd: hij lijkt alles te weten en is zijn werkgever altijd een stap voor – maar laat dit vaak niet merken. Hij heeft oog voor de grote lijnen, de (betekenis van de) kleinste details en verreikende verbanden tussen oorzaken en gevolgen. Hij luistert en observeert goed en heeft toegang tot een uitstekend netwerk van ‘gentleman’s gentlemen’. Hierdoor is hij altijd op de hoogte van wat er allemaal speelt in de wereld van de welgestelden en kan hier gebruik van maken om zijn gentleman te ondersteunen, zonder bronnen en geheimen te hoeven onthullen.

… je werkgever altijd een stap voor zijn
Achter de schermen leidt Jeeves alles in goede banen – als lezer of kijker zie je wat hij op de achtergrond allemaal doet om Wooster te behoeden voor naderend onheil en om hem uit benarde situaties te redden, zoals een aanstaande verloving, een opdracht van een tante om een schilderij te stelen, of het geven van een speech. Jeeves is zijn werkgever altijd een stap voor: voor Wooster zelf concludeert dat een reis naar elders noodzakelijk is om naderend onheil af te wenden, blijken de tickets al geboekt en de koffers gepakt.

… optreden als geweten en altijd beleefd blijven
Jeeves attendeert Wooster erop wanneer hij over de kidnappingschreef dreigt te gaan en distantieert zich van plannen als het kidnappen van een kind, om een ruziënd stel weer bij elkaar te brengen. Verder treedt Jeeves op als ‘ons’ geweten met de nodige kritische kanttekeningen bij bijvoorbeeld een orkest van ‘black faces’. Een groep onnozele welgestelden smeren in deze aflevering hun gezicht in met schoensmeer om zo als ‘minstrels’ op te treden.

… de rots in de branding zijn
Ongeacht de omstandigheden: Jeeves blijft altijd kalm en pragmatisch. Wanneer Wooster achterna wordt gezeten door een woeste kennis, Sir Roderick Spode, staat Jeeves de situatie rustig te bekijken. In het voorbijgaan stopt hij Wooster een briefje toe met een effectieve tip om zijn achtervolger tot stilstand te brengen.

… voor lief nemen dat wat je allemaal doet niet altijd zichtbaar is
In een van de verhalen moet Wooster zich voordoen als een communist. Hij kan hij zich niet door Jeeves laten bedienen en moet alles zelf doen. Op dat moment wordt zichtbaar hoe afhankelijk hij is van Jeeves – hij heeft bijvoorbeeld geen idee hoe hij thee moet zetten. De afhankelijkheid wordt nog duidelijker in een aflevering waarin Jeeves en Wooster besluiten dat ze ieder hun eigen weg moeten gaan omdat Bertie zijn nieuwe hobby niet op wil geven – het bespelen van een schuiftrompet. De nieuwe butler is het tegenovergestelde van Jeeves en brengt Wooster in allerlei problemen. Eindigend in een afgebrand huis.

…loyaal zijn en doen wat je werkgever vraagt. Tot op zekere hoogte.
straw hatJeeves schroomt er niet voor om min of meer subtiel zijn mening te geven, maar legt zich er bij neer als Wooster een andere keuze maakt. Zo schrijft hij een kinderboek over vogels om Wooster uit een penibele situatie te halen (een lang verhaal – het beste is om de serie te bekijken als je wilt weten hoe dit zit). Maar er is een grens – deze ligt bij Jeeves bij zaken die in zijn ogen negatief op hem als professionele gentleman’s gentleman af kunnen stralen. Naast de eerdergenoemde kidnapping maakt Jeeves zich vooral druk wanneer Wooster een strohoed wil dragen in de stad of een snor laat groeien.

Om op te broeden

  • In hoeverre wil jij een ‘Jeeves’ zijn?
  • Wat betekent dienstbaar zijn voor jou? Waar ligt voor jou de grens in dienstbaarheid?
  • Wat zou je anders kunnen/willen doen?

BBC-Serie
De boeken van P.G. Wodehouse over Wooster en Jeeves zijn geweldig om te lezen, maar de vertaling naar de serie van de BBC is ook een aanrader. Hugh Laurie (als Bertie Wooster) en Stephen Fry (als Jeeves) spelen daarin de hoofdrollen – een betere casting kan ik mij niet voorstellen. Zelden heb ik de verfilming van een boek gezien dat het boek evenaart of zelfs overtreft, maar dat is hier wat mij betreft absoluut gelukt. Daarnaast is er veel oog voor detail waardoor je een mooi beeld krijgt van het leven van welgestelden in de periode 1920-1940.

De serie is te bekijken op YouTube door hier te klikken of de volgende link te gebruiken: https://www.youtube.com/playlist?list=PLI79LrGavcf3gZHX5Ggi1qjrKC-ndRMz7

 

In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel  of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Format voorbeeld werkdoc ZBGC

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

  • Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
  • Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
  • Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
  • Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek.  Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.