De Eeuwige Secretaris – gastblog

Onlangs sprak ik een auteur van een nieuw boek over Noord-Korea. Zij vertelde mij dat ze daar ook een secretaris hebben. Leek mij interessant om daar een gastblog over te lezen! En zo geschiedde… Veel leesplezier met deze gastblog van Birgit Gruisen, coauteur van het vorig jaar verschenen boek ‘Noord-Korea unframed: observaties en achtergronden’. Onderaan de blog vind je zoals gebruikelijk enkele vragen om op te broeden én meer info over het boek. 

De Eeuwige Secretaris

Door: Birgit Gruisen

‘Ik weet niets van secretarissen, ik geef het onmiddellijk toe. Het woord ‘secretaris’ klinkt streng, vind ik. Dat komt misschien door mijn ervaringen als jonge ambtenaar op het ministerie van Economische Zaken onder Frans Rutte. Deze hoogste EZ-ambtenaar was ooit berucht om zijn vlijmscherpe Nieuwjaarsartikelen in het economenblaadje ESB. Minder bekend was zijn harde aanpak van jonge academici die hun eerste carrièrestappen zetten bij EZ. Maar ja, een secretaris-generaal is geen secretaris.

Ik dacht de functie van secretaris wel eens vaker te zijn tegengekomen bij beschrijvingen van de organisatiestructuur van communistische partijen in dito landen. De Sovjet-Unie schijnt lange tijd als voorbeeld te hebben gediend van hoe je zoiets moet aanpakken.

Bij het teruglezen van deze lectuur las ik dat de leiding van het partijapparaat inderdaad in handen is van Het Secretariaat. Maar de baas ervan heet niet ‘secretaris’, maar (ook hier weer) ‘secretaris-generaal’. Negen van de tien keer is deze SG ook baas der bazen: als baas van de Communistische Partij is hij lid van het Politbureau en de facto leider van het land.

Behalve het partijapparaat is ook het staatsapparaat van een communistische dictatuur onbekend met de functieaanduiding ’secretaris’. Er is geen secretaris te bekennen in de centrale comités of in Politbureau, Partijdag of Presidium. Dat valt bij nader inzien dus vies tegen.

Er is echter één lichtpuntje: Noord-Korea. In de Hermit Kingdom is alles nét een slag anders geregeld dan in collega-dictaturen. De Partij in Noord-Korea volgt weliswaar de organisatiestructuur van het Sovjet-voorbeeld, maar heeft niet het adjectief ‘communistisch’ (zoals in Sovjet-Unie, Tsjechoslowakije, Roemenië en China) of ‘socialistisch’ (zoals in DDR). Ze heet simpelweg De Partij van de Arbeid van Korea.

De PvdAK staat niet naast het staatsapparaat, de PvdAK ís de staat. Ze doordringt en controleert alle andere staatsorganen en instituties, inclusief het leger. Tegelijkertijd is De Partij de hoeder van de ideologie. Geen communisme-leninisme, socialisme of marxisme in Noord-Korea, maar een door de Vader des Vaderlands zelf ontwikkelde ideologie: Juche. En hier wordt het interessant. Een belangrijk onderdeel van de Juche-leer is de persoonscultus rondom de leiders. De persoonsverheerlijking gaat zó ver dat Kim Il Sung, zoon Kim Jong Il en kleinzoon Kim Jong Un als goden worden vereerd. En niemand staat boven God. Zo ontstond een praktisch dingetje toen aan Kim Il Sung als Vader des Vaderlands al de eretitels Grote Leider en Eeuwige President waren toebedeeld. Hoe moest dat nu met een passende eretitel voor de in 2011 overleden Kim Jong Il en zijn zoon en opvolger Kim Jong Un? Wellicht is aan dit probleem een kleine brainstormsessie gewijd. Want hergebruik van eretitels is uitgesloten en de ene God kan niet boven de andere staan. Bovendien moest men op zoek naar een  functieaanduiding die eveneens grootsheid uitdrukt.

Voor de Noord-Koreanen was het snel zo klaar als een klontje. Als het gaat om gezag en goddelijke uitstraling dan doet een secretaris niet onder voor een president. En zo geschiedde dat op het Partijcongres in april 2012 de oplossing werd gepresenteerd: Kim Jong Il kreeg als aanspreektitel Geliefde Generaal en werd postuum benoemd tot Eeuwige Secretaris. En voor de kersverse leider Kim Jong Un werd een nieuwe functie bedacht; die van Eerste Secretaris (van de Partij).

In Nederland kan een beetje secretaris nu denken: “Ik ben eigenlijk een god, al is het maar in het diepst van mijn gedachten”*.’

*Vrij naar het gedicht van Willem Kloos uit 1894

Kim Jong Il

De Eeuwige Secretaris

Om op te broeden

  • Volgens de auteur is een secretaris-generaal geen secretaris. Wat vind jij? Wat kenmerkt ‘een secretaris’ volgens jou? (In hoeverre) verschilt dit van wat een secretaris-generaal doet? 
  • Bij het zoeken naar afbeeldingen viel het mij op dat de Eeuwige Secretaris in ieder geval in beeld veel prominenter en imposanter aanwezig lijkt dan de Eerste Secretaris (de huidige Kim Jong Un). Hoe zou het voor de laatste zijn, om zo’n voorganger te hebben? Dat roept de volgende vraag op om op te broeden: (Hoe) wordt of werd jouw rol(invulling) beïnvloed door jouw voorganger? Hoe ging of ga je daarmee om?
  • Wat zijn jouw diepste – al dan niet goddelijke – gedachten over jouw rol en invloed?

 

flyer1

Meer weten? Boek bestellen?

Ga voor meer informatie naar www.noordkoreaunframed.nl. Bestellen van het boek is mogelijk via deze website en via de boekhandel.                           

De dienstbare secretaris

Een (door mij) veelgehoord kenmerk van een secretaris is dat deze zich dienstbaar op moet stellen. Ik denk dan om de een of andere reden altijd direct aan een butler. En dan in het bijzonder aan de butler Jeeves uit de hilarische verhalen van P.G. Wodehouse. Wat houdt dat in, ‘diensbaar zijn’? Aan wie ben je precies dienstbaar? Hoever ga je daarin? In deze blog wat vrolijke inspiratie om je eens luchtig te bezinnen op hoe dienstbaar jij je opstelt (en in hoeverre je het daarin met jezelf eens bent).

Op mijn 19e reisde ik naar China, cover thank you jeevesmet tussendoor een korte stop in Hong Kong. Ik zou er kort blijven, maar ontdekte ergens in een boekhandel de boeken van P.G. Wodehouse over de welgestelde, vrolijke en wat naïeve vrijgezel Bertie Wooster en zijn geniale ‘gentleman’s personal gentleman’ Jeeves. De verhalen spelen zich af in de periode 1920-1940. Voor ik het wist bracht ik, gegrepen door de hilarische verhalen, vele dagen lezend door op de kade bij het operagebouw en in de stadsparken van Hong Kong – bijzondere oases van opmerkelijke stilte te midden van de hectiek van de stad. Terwijl ik het ene na het andere boek verslond en tussendoor met allerlei interessante mensen in gesprek raakte, stelde ik mij voor hoe het zou zijn om een ‘Jeeves’ te zijn… Zouden hier mijn ‘roots’ liggen voor mijn ontwikkeling en verdieping in het secretarisvak?

Dienstbaar zijn is. . .

… altijd klaar staan
Jeeves runt niet alleen het huishouden, maar zo’n beetje het hele leven van Bertie Wooster. Hij lijkt altijd aanwezig te zijn. De zeldzame momenten dat Bertie alleen is, bijvoorbeeld op de herenclub, krijgt hij het onmiddellijk voor elkaar om zich in een onmogelijke situatie te manoeuvreren. Jeeves wordt dan voor een voldongen feit gesteld. Met een ‘very good, sir’ beweegt hij mee in een of ander absurd plan, maar neemt alvast voorzorgsmaatregelen om de schade te beperken, die hij al van heinde en verre ziet aankomen.

… uitstekend geïnformeerd zijnjeeves knows everything
Jeeves is bijzonder slim en goed geïnformeerd: hij lijkt alles te weten en is zijn werkgever altijd een stap voor – maar laat dit vaak niet merken. Hij heeft oog voor de grote lijnen, de (betekenis van de) kleinste details en verreikende verbanden tussen oorzaken en gevolgen. Hij luistert en observeert goed en heeft toegang tot een uitstekend netwerk van ‘gentleman’s gentlemen’. Hierdoor is hij altijd op de hoogte van wat er allemaal speelt in de wereld van de welgestelden en kan hier gebruik van maken om zijn gentleman te ondersteunen, zonder bronnen en geheimen te hoeven onthullen.

… je werkgever altijd een stap voor zijn
Achter de schermen leidt Jeeves alles in goede banen – als lezer of kijker zie je wat hij op de achtergrond allemaal doet om Wooster te behoeden voor naderend onheil en om hem uit benarde situaties te redden, zoals een aanstaande verloving, een opdracht van een tante om een schilderij te stelen, of het geven van een speech. Jeeves is zijn werkgever altijd een stap voor: voor Wooster zelf concludeert dat een reis naar elders noodzakelijk is om naderend onheil af te wenden, blijken de tickets al geboekt en de koffers gepakt.

… optreden als geweten en altijd beleefd blijven
Jeeves attendeert Wooster erop wanneer hij over de kidnappingschreef dreigt te gaan en distantieert zich van plannen als het kidnappen van een kind, om een ruziënd stel weer bij elkaar te brengen. Verder treedt Jeeves op als ‘ons’ geweten met de nodige kritische kanttekeningen bij bijvoorbeeld een orkest van ‘black faces’. Een groep onnozele welgestelden smeren in deze aflevering hun gezicht in met schoensmeer om zo als ‘minstrels’ op te treden.

… de rots in de branding zijn
Ongeacht de omstandigheden: Jeeves blijft altijd kalm en pragmatisch. Wanneer Wooster achterna wordt gezeten door een woeste kennis, Sir Roderick Spode, staat Jeeves de situatie rustig te bekijken. In het voorbijgaan stopt hij Wooster een briefje toe met een effectieve tip om zijn achtervolger tot stilstand te brengen.

… voor lief nemen dat wat je allemaal doet niet altijd zichtbaar is
In een van de verhalen moet Wooster zich voordoen als een communist. Hij kan hij zich niet door Jeeves laten bedienen en moet alles zelf doen. Op dat moment wordt zichtbaar hoe afhankelijk hij is van Jeeves – hij heeft bijvoorbeeld geen idee hoe hij thee moet zetten. De afhankelijkheid wordt nog duidelijker in een aflevering waarin Jeeves en Wooster besluiten dat ze ieder hun eigen weg moeten gaan omdat Bertie zijn nieuwe hobby niet op wil geven – het bespelen van een schuiftrompet. De nieuwe butler is het tegenovergestelde van Jeeves en brengt Wooster in allerlei problemen. Eindigend in een afgebrand huis.

…loyaal zijn en doen wat je werkgever vraagt. Tot op zekere hoogte.
straw hatJeeves schroomt er niet voor om min of meer subtiel zijn mening te geven, maar legt zich er bij neer als Wooster een andere keuze maakt. Zo schrijft hij een kinderboek over vogels om Wooster uit een penibele situatie te halen (een lang verhaal – het beste is om de serie te bekijken als je wilt weten hoe dit zit). Maar er is een grens – deze ligt bij Jeeves bij zaken die in zijn ogen negatief op hem als professionele gentleman’s gentleman af kunnen stralen. Naast de eerdergenoemde kidnapping maakt Jeeves zich vooral druk wanneer Wooster een strohoed wil dragen in de stad of een snor laat groeien.

Om op te broeden

  • In hoeverre wil jij een ‘Jeeves’ zijn?
  • Wat betekent dienstbaar zijn voor jou? Waar ligt voor jou de grens in dienstbaarheid?
  • Wat zou je anders kunnen/willen doen?

BBC-Serie
De boeken van P.G. Wodehouse over Wooster en Jeeves zijn geweldig om te lezen, maar de vertaling naar de serie van de BBC is ook een aanrader. Hugh Laurie (als Bertie Wooster) en Stephen Fry (als Jeeves) spelen daarin de hoofdrollen – een betere casting kan ik mij niet voorstellen. Zelden heb ik de verfilming van een boek gezien dat het boek evenaart of zelfs overtreft, maar dat is hier wat mij betreft absoluut gelukt. Daarnaast is er veel oog voor detail waardoor je een mooi beeld krijgt van het leven van welgestelden in de periode 1920-1940.

De serie is te bekijken op YouTube door hier te klikken of de volgende link te gebruiken: https://www.youtube.com/playlist?list=PLI79LrGavcf3gZHX5Ggi1qjrKC-ndRMz7

 

In het oog van de storm: hoe word ik een stoïcijnse secretaris?

“We raken niet verstoord door wat er om ons heen gebeurt

maar door onze gedachten erover”

Epictetus (50 AD – 138 AD)

In tegenstelling tot de associaties die men vaak lijkt te hebben bij stoïcijns gedrag (niet betrokken, ongeïnteresseerd), is de stoïcijn juist zeer betrokken en geïnteresseerd om positieve ontwikkelingen tot stand te brengen. Hij laat zich alleen niet gek maken en blijft ook onder hectische omstandigheden kalm, positief en constructief. In deze blog enige noties vanuit de stoïcijnse filosofie, voor wie zich wenst te ontwikkelen tot een stoïcijnse secretaris.

Spin in een web van oorzaak en gevolg
Volgens de oorspronkelijke stoïcijnen bestaat keep-calm-and-take-notes.jpgonze omgeving (het universum) uit een web van oorzaken en gevolgen. Deze vormen een rationele structuur, die de stoïcijnen logos noemde. Volgens de stoïcijnen hebben wij doorgaans weinig tot geen controle op deze rationale structuur van oorzaken en gevolgen.

De controle zit in de benadering
Waar we volgens hen wél controle over hebben is hoe we reageren op wat er gebeurt in dat web van oorzaken en gevolgen. In hoe we gebeurtenissen benaderen.

Het is dus de kunst om te accepteren dat wij weinig tot geen controle hebben over het web van oorzaken en gevolgen waarin we ons bewegen. Onze omgeving creëert zichzelf. Alhoewel het web niet van onze hand is, is het wél aan ons om er als een spin in mee te bewegen. Als er iets ingrijpends gebeurt, dan kan je kiezen hoe je hierop reageert: raak je in paniek, of benader en beschouw je de situatie met kalmte. Om de metafoor nog even door te trekken: het is een keuze of je als een dolle vlieg verstrikt raakt in het web, of dat je je opstelt als de spin en constructief handelt.

Maar hoe doe je dat dan? Hoe voorkom je dat je verstrikt raakt, kalm blijft en positief omgaat met chaotische omstandigheden? Volgens de stoïcijnen kan je je hierin oefenen door voortdurend jezelf te verbeteren.  

De kunst van zelfverbetering: vijf noties om mee aan de slag te gaan

1) Ontwikkel voortdurend praktische wijsheid: ga gewoon doen
Blijf niet hangen in denken: ontwikkel je vermogen om door complexe situaties te navigeren op een logische, geïnformeerde en kalme manier door het te doen. Volgens de stoïcijnen dienen de juiste antwoorden zich dan vanzelf aan. Wat er ook gebeurt: je kunt ervan leren.

2) Besef: het is natuurlijk en nuttig om te falen, spijt hebben is zinloos
Als je ergens in faalt, dan is dit een kans om jezelf te verbeteren. Op het moment dat je ergens spijt van hebt en daar energie in steekt, levert alleen maar frustratie en boosheid op. Waar zowel jij als je omgeving last van hebben. Richt je energie op iets waar je wél invloed op hebt: leren en jezelf verbeteren.

3) Beoefen zelfbeheersing
Om te voorkomen dat je je mee laat slepen in de waan van de dag, is het raadzaam om je te oefenen in zelfbeheersing. Dit doe je, volgens de stoïcijnen, door zelfbeheersing en matiging op alle gebieden van het leven te beoefenen – dus niet alleen in bijvoorbeeld het werk. De beste manier om dit te doen is volgens hen door middel van voedsel: eet om te leven, leef niet om te eten.

4) Weet dat je niets weet
Stoïcijnse filosoof Epititus zei dat het onmogelijk is om iets te leren als je denkt alles al te weten. Als je dat denkt, dan sta je niet open voor nieuwe dingen en kun je onmogelijk iets leren. Terwijl iemand je bijvoorbeeld iets nieuws probeert te vertellen ben jij vooral bezig met hoe je jouw eigen punt gaat verdedigen zodra de ander stopt met praten. Hierdoor luister je niet. Een gemiste kans om iets te leren! Zet je ego dus opzij, stel je open en besef: ‘ik weet dat ik niets weet’.

5) Treedt dagelijkse uitdagingen moedig, zuiver en integer tegemoet
Het succes van grootse daden, kan liggen in consistent handelen op kleine handelingen. Realiseer je dat alles het waard is om aandacht voor te hebben: de kleinste details kunnen de grootste gevolgen hebben. Heb daarom bijvoorbeeld ook aandacht voor degene die op het laatste moment met een ogenschijnlijk onbenullig punt lijkt te komen: het kan zomaar iets groots zijn. Het doet er in ieder geval toe om aandacht te schenken aan degene die jou benadert: hierin schuilt ook grootsheid. Haal je tevredenheid niet uit het behalen van grootse en meeslepende doelen, maar uit de kleinere, dagelijkse handelingen en/in de benadering van anderen. En als anderen falen of iets verkeerd hebben gedaan, behandel ze dan rechtvaardig.

Ten slotte
Meer ‘food for thought’? Op het kanaal van De Secretarisvogel op YouTube vind je afspeellijsten over uiteenlopende thema’s, zoals filosofie, geschiedenis, denken en gedrag en complexiteit. We zijn onlangs begonnen met deze lijsten en zullen voortdurend nieuwe filmpjes toevoegen.

Wil je je verder verdiepen en ontwikkelen in jouw secretarisrol? De Secretarisvogel biedt individuele coaching, een intervisieprogramma en een leergang aan. Via de verschillende tabs bovenaan vind je hierover meer informatie. Daarnaast vindt dit jaar op 17 november 2017 de jaarlijkse Dag voor de Secretaris plaats, voor mensen in uiteenlopende strategisch complexe rollen.

Om op te broeden

  • Welke notie van de stoïcijnen spreekt jou het meeste aan? Waarom?
  • Bij welke notie voel je de meeste weerstand of afkeer? Waarom?
  • Waar loop jij vooral tegenaan in het bewegen in het web? Wanneer voel je je balanceren als een spin? En wanneer raak je als een vlieg verstrikt?
  • Waar probeer je controle op uit te oefenen? Op oorzaken? Gevolgen? Jouw benadering? Wat kenmerkt jouw handelen in het uitoefenen van controle?

Bronnen:

Pas toe én leg uit: 5 tips voor een effectieve secretarisrol in governance (a.d.h.v. de Zorgbrede Governancecode)

Er is op het moment veel te doen rondom governance. Een interessante trend is de verschuiving naar meer reflectie en het werken volgens ‘de geest’ of ‘de bedoeling’ van een regel, artikel  of code, in plaats van deze op de letter uit te voeren. In de zorg is deze ontwikkeling bijvoorbeeld zichtbaar in het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en in de nieuwe Zorgbrede Governance Code 2017 (ZBGC). De ontwerper van de ZBGC, de Brancheorganisaties Zorg (BoZ), wil met de nieuwe code vooral discussie en reflectie initiëren binnen zorgorganisaties over wat goed bestuur en toezicht binnen hun zorgorganisatie inhoudt en af van de afvinklijstjes. Zowel bestuurders als toezichthouders uitgedaagd om meer te reflecteren en zij worden sterker aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dit roept interessante vragen op omtrent, bijvoorbeeld, wat de visie op toezicht is en over de grens tussen bestuur en toezicht. (Waar houdt het één op en begint het ander? Bestaat er risico dat toezichthouders – onbedoeld en onbewust – op de stoel van bestuurders gaan zitten?)

Wat kan jouw rol als secretaris zijn in deze dynamiek? Wat kan je als secretaris doen om bestuur en toezicht effectief te ondersteunen in governance? Hierna vijf tips voor een effectieve invulling van jouw secretarisrol in governance, aan de hand van de Zorgbrede Governancecode.

Tip 1. Stel vragen
Een belangrijke wijziging in de code ten opzichte van 2010 is de verschuiving van ‘pas toe óf leg uit’ naar ‘pas toe én leg uit’. Het idee hierachter is dat organisaties minder afvinken en beter nadenken over het waarom (de bedoeling) achter een bepaalde keuze. Een risico is dat reflectie als lastig en tijdrovend wordt ervaren en dat genoegen wordt genomen met een summiere, weinig concrete uitleg. Als er maar ‘iets’ wordt gezegd. Als secretaris kan je hier een betekenisvolle rol in vervullen door dóór te vragen bij bestuurders en toezichthouders. Door de juiste vragen te stellen en dóór te vragen kan je bestuurders en toezichthouders helpen uitleggen waarom ze doen wat ze doen. Het is een van de belangrijkste interventies die je kunt doen.

Dit vraagt van de secretaris een kritische houding en wellicht wat moed om door te vragen en van bestuurders en toezichthouders een open, reflectieve houding waarin ze hun secretaris de ruimte bieden om dit te doen.

Tip 2. Waak voor bureaucratische ‘oplossingen’
In het artikel ‘Nieuwe governance-code moet nog uitkristalliseren’[1] wordt de zorg geuit dat de code onbedoeld zou kunnen leiden tot bureaucratie omdat niet goed is uitgelegd wat ‘transparantie’ inhoudt. De zorg is dat organisaties bij gebrek aan een heldere definitie overal verslag van gaan leggen en van alles optuigen om deze verslagen openbaar beschikbaar te stellen.

Deze zorg kan terecht zijn en het is verstandig om je hiervan bewust te zijn. Tegelijk is deze wens of behoefte om uitgewerkte kaders en definities aangereikt te krijgen ook een voorbeeld van een oude manier van denken. Het proces om zélf tot een definitie te komen en de reflectie die dit teweeg kan brengen is soms namelijk juist waar het om gaat. Dat is veel belangrijker dan het tot op de letter volgen dan de definitie van een ander ‘omdat het nou eenmaal moet’. Het proces van definiëring kan helpen om iets eigen te maken. En als iets eigen is, dan is het veel logischer en gemakkelijker om in lijn ermee te denken en handelen. En om uit te leggen waarom je doet wat je doet. Door geen eenduidige definitie mee te geven worden organisaties uitgedaagd om te reflecteren: wanneer vind je zelf dat je als organisatie bijv. transparant bent? Hoe voldoe je daaraan?

Als secretaris kan je reflectie van bestuur en/of toezicht ondersteunen in de reflectie en discussie door hen bijvoorbeeld te voeden met verschillende mogelijke definities, welke ideeën er zijn over de invulling van ‘transparant zijn’ en hoe andere organisaties (sectoren) hiermee omgaan.

Aan de hand van dit soort reflecties is het ook mogelijk om eens na te denken over de wijze van verslaglegging en verantwoording. Waarom doe je wat je doet? Bereik je daarmee wat je wilt bereiken?

Tip 3. Biedt overzicht en inzicht: pas toe én leg uit
Voor bestuur en toezicht is het prettig als ze snel een overzicht hebben van de status van de ‘governance’: welke punten hebben aandacht nodig en is deze praktisch of reflectief van aard? Je kan hiervoor een overzicht maken aan de hand waarvan je bijvoorbeeld snel een selectie kunt maken van punten die als eerste aandacht behoeven en dat je jaarlijks kunt updaten. Het kan dan zowel dienen als handvat voor reflectie en om inzicht en overzicht te creëren, als voor verantwoording. Hieronder een voorbeeld van hoe zo’n werkdocument eruit kan zien.

Format voorbeeld werkdoc ZBGC

Dit voorbeeld is gebaseerd op een werkdocument m.b.t. uitvoering van de Zorgbrede Governancecode, dat De Secretarisvogel maakte voor een opdrachtgever. In dit werkdocument kan per principe en per artikel uit de code worden aangegeven of het een praktisch punt betreft, een punt van reflectie of beide, of het een punt is voor het bestuur en/of voor toezicht, in hoeverre het punt is gedekt in reglementen en/of statuten (in welke artikel), welke actie eventueel nodig is en op welke termijn. Het model nodigt uit om aan te geven wat volgens de organisatie wel/niet is geregeld – pas toe – en om dit kort en bondig per artikel toe te lichten – leg uit. Daarmee wordt direct reflectie gestimuleerd. De urgentie kan tevens worden aangegeven, zodat snel duidelijk is welke punten bijv. als eerste geagendeerd moeten worden.

Tip 4: Neem de tijd
Doordat het model ieder punt uit de code onder de loep neemt en in feite dwingt om hier iets over te zeggen, kan het bij aanvang een tijdsintensieve klus zijn en een confronterende oefening: juist wanneer je op het niveau van het detail gaat kijken, komen de knelpunten naar voren. Het kan verleidelijk zijn om dit te omzeilen en de principes meer op hoofdlijnen te bespreken. Dat lijkt sneller, maar daardoor zullen meer verborgen knelpunten niet aan het licht komen. En die zullen steeds processen blijven vertragen. Het vraagt wat lef om er écht mee aan de slag te gaan en gezamenlijk, als bestuur en toezicht, de tijd te nemen om de verdieping op te te zoeken. Wanneer de grootste verdiepingsslag gemaakt is, zal je hier nog jaren van kunnen profiteren.

Tip 5. Bespreek jouw rolinvulling in governance
Als secretaris kan je veel waarde toevoegen aan de kwaliteit van de governance in de organisatie aan en een goede uitvoering van de code. Het is aan te bevelen om in dit licht samen met bestuur en toezicht expliciet stil te staan bij de rollen van niet alleen bestuur en toezicht, maar ook van jou als secretaris in het zorgdragen van een goede uitvoering. Daarbij zeg ik overigens niet dat de rol expliciet vastgelegd zou moeten worden in de code. Het gaat er juist om als bestuur, toezicht en secretaris met elkaar na te gaan wat jouw secretarisrol in de specifieke situatie van deze organisatie kan bijdragen. Een van de voordelen van jouw rol is dat je dit zelf kunt agenderen.

Om op te broeden

  • Met welke dynamiek in governance heb jij in jouw organisatie/sector te maken?
  • Hoe draag je bij aan goede uitvoering/monitoring van governance?
  • Welke rol vul/pak jij hier in? Hoe zou je jouw rol en positionering omschrijven? Zien bestuur en toezicht deze rol net zo?
  • Wat zou je meer/minder/anders kunnen doen?

Op de hoogte blijven van activiteiten van De Secretarisvogel?

Klik hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief.

Overzicht kwijt? De Secretarisvogel helpt!

Bijvoorbeeld met advies, het uitwerken van handige werkdocumenten of een coachingsgesprek.  Vul hieronder het contactformulier in als je meer informatie wilt over de mogelijkheden.

Bronnen:

[1] Philip van de Poel, Skipr, 23 maart 2017.

Vijf tips om je zichtbaarheid in jouw secretarisrol te vergroten

vogel 6 Mensen in secretarisrollen werken veelal achter de schermen. We fungeren als een soort onzichtbare smeerolie en kunnen vanuit deze verbindende rol een cruciale bijdrage leveren aan een soepel functioneren van de organisatie. In deze ‘onzichtbaarheid’ zit een kracht: we helpen het bestuur om vanuit hun zichtbare rol goed leiding te kunnen geven. De keerzijde is dat het voor mensen in de organisatie niet altijd duidelijk is wat we nou eigenlijk doen. Dat is jammer, want wij hebben diezelfde mensen juist nodig voor informatie, verbinding, ideeën etc. Hoe beter wij in verbinding staan met collega’s op alle niveaus binnen de organisatie, hoe meer wij kunnen betekenen voor de organisatie.

Een zekere zichtbaarheid kan dus waarde toevoegen aan de kwaliteit van ons werk. Wil je jouw zichtbaarheid in jouw rol vergroten? Hieronder enkele tips waar je direct mee aan de slag kunt.

Schenk aandacht
Weet wat speelt in de organisatie, ook op individueel niveau. Schenk aandacht aan wat er bij mensen op persoonlijk vlak speelt; het zijn tenslotte individuen die de organisatie vormen. Jouw aandacht doet ertoe, zowel vanuit jouw rol, dichtbij de leiding, als vanuit jou als persoon. Het is belangrijk dat mensen zich gehoord voelen. Door te weten wat er speelt in de organisatie en wat mensen belangrijk vinden kan je tevens ontdekken waar op organisatieniveau meer aandacht voor nodig is. Vanuit jouw rol kan je hierop inzetten bij het bestuur. Jouw aandacht en interesse moeten natuurlijk wel oprecht zijn.

Ga aan de wandel
Om te weten wat er speelt helpt het om regelmatig een wandelingetje door de organisatie te maken en hier en daar een praatje te maken met collega’s. Vraag hoe het gaat, wat iemand bezighoudt. Ook al moet dat ene stuk nog af, ga toch even op pad. Een korte wandeling en een gesprekje met een collega kan veel opleveren voor verbinding, voor je zichtbaarheid én voor dat stuk, want na een korte pauze ben je scherper en efficiënter.

Vraag feedback
Vraag mensen op verschillende posities in de organisatie hoe ze jouw rol zien. Welk beeld hebben ze hiervan? Of leg eens een vraagstuk voor bij iemand in een hele andere functie in de organisatie. Dit kan zowel verfrissende inzichten opleveren, zowel bij jezelf, als bij de ander. Zo’n gesprek biedt direct de kans om te vertellen wat je doet en om uit te zoeken wat je volgens jouw gesprekspartner vanuit jouw rol voor de organisatie kan betekenen.

Schrijf een blog
Mensen krijgen een beter beeld van wat je doet als je deelt waar je zoal mee bezig bent en welke resultaten je hebt bereikt. De gemiddelde secretaris is in mijn beeld vrij bescheiden en vindt het niet zo nodig om zichzelf op die manier van veren te voorzien. Alhoewel er naar mijn idee niets mis is met jezelf af en toe een schouderklopje geven, is dat niet het idee achter de blog. Het doel is mensen te laten zien wat je doet en ze te betrekken (je kan de blog ook benutten om feedback te verzamelen) zodat ze weten waarvoor ze bij jou moeten zijn. Dat is voor alle betrokkenen waardevol.

Wees betrouwbaar
‘Last but not least’: zorg ervoor dat mensen weten dat je te vertrouwen bent. Als je iemand je iets vertelt over wat in de organisatie speelt waarvan jij denkt dat het bestuur er iets mee moet, formuleer dit dan zo dat je het zonder naam en toenaam onder de aandacht kan brengen. Wil je jouw bron toch noemen? Check dan bij de betreffende persoon of dat mag. Betrouwbaarheid is cruciaal.

Met welke tip ga jij aan de slag?
Leuk als je dit wilt delen in de reacties!

Wil je wel aan de slag, maar vind je het lastig? 
Neem gerust contact op om vrijblijvend te sparren; ik denk graag met je mee!

Smaken deze tips naar meer uitdaging en verdieping? Dan vind je de volgende activiteiten vast interessant:
De verdiepende leergang over effectief handelen in strategisch complexe rollen (e.g. beleidsmedewerkers, directiesecretarissen, bestuursadviseurs e.d.) Klik hier voor meer informatie.

De Dag voor de Secretaris 2016: een dag vol uitdagende workshops om je te ontwikkelen in jouw rol. Klik hier voor meer informatie.

 

Koers houden als secretaris – gastblog Denise van Poppel

Door: Denise van Poppel, secretaris Raad van Bestuur & Raad van Toezicht Koninklijke Auris Groep

Een straffe tegenwind doet het boegwater opspatten. Deinende golven halen de boot uit balans. We varen tegen de stroom in. En toch gaan we gestaag vooruit. Geconcentreerd. Gecontroleerd. Samen anticiperen we op de onstuimige weersomstandigheden. Ieder vanuit zijn eigen rol. De ander nauwlettend in de gaten houdend. We weten dat  we elkaar nodig hebben om vooruit te komen. Weer of geen weer.

Naast mijn werk als secretaris besteed ik tijd en aandacht aan het roeien. Ik zie veel parallellen tussen mijn werk en mijn hobby. Om de boot goed “te laten lopen”, zoals dat in roeitermen heet, is het nodig dat de roeier overzicht houdt en doorzettingsvermogen heeft om op koers te blijven. Het resultaat wordt niet alleen bepaald door beheersing van de techniek, maar ook door het vermogen om op de omstandigheden in te spelen. En te allen tijden ontspannen te blijven om je balans te bewaren.

Een spectaculair en inspirerend voorbeeld hiervan is de befaamde wedstrijd tussen Oxford en Cambridge op een onstuimige Theems dit jaar. Terwijl het Oxford-team in de relatieve beschutting  langs de oever roeide en de wedstrijd won, maakte de andere boot zoveel water dat hij bijna zonk. Prachtige beelden, waarbij de samenwerking en het collectieve doorzettingsvermogen van het Cambridge-team bewonderingswaardig is te noemen. Het gaat het er in mijn werk niet om dat je wint, maar dat je samen de boot beheerst en koers houdt. (Klik hier of op de foto voor een fragment uit de wedstrijd.)

Boat races 2016

Women’s boat races 2016 (Foto: Daily Mail)

Net als in mijn werk houd ik ook tijdens het roeien constant oog voor risico’s en oplossingen. De windkracht, lucht- en watertemperatuur en het type vaarwater doen ertoe. Zodra je met meerdere roeiers in een boot stapt, gelden er duidelijke regels en afspraken over wie het tempo bepaalt en wie er stuurt. Cruciaal daarbij is onderlinge communicatie en het vertrouwen op de ander(en). Roei je bijvoorbeeld met zijn tweeën, dan bepaalt de slag het tempo en bewaakt de boeg de koers. Samen kom je in beweging. Letterlijk.

In de boot zit ik op boeg, houd ik constant oog voor mijn omgeving en volg ik de slag nauwgezet.  Als de boot uit koers dreigt te raken, stuur ik de boot subtiel bij. Als dat niet genoeg is, dan geef ik aan wat ik van de ander nodig heb om op koers te blijven. In onstuimig vaarwater zoek ik de (relatieve) luwte op, blijf ik oog houden voor een ontspannen houding en behoud ik zodoende de balans. Gecontroleerd en geconcentreerd kom ik iedere keer tot bezinning in de boot. Al mijn zintuigen staan op scherp. Vaar ik soms met de stroom mee en soms er tegenin. Ultieme ontspanning door inspanning. Genietend.

Om op te broeden

  • Welke parallellen zie jij in jouw secretarisrol en de hobby die je beoefent?
  • Hoe stel jij je op naar anderen als het onstuimig wordt?
  • Wanneer en hoe stuur je subtiel bij om op koers te blijven? Vind je die rol passen bij een secretaris? Waarom?

De secretaris van het jaar

Het jaar van het jaar
Op radio 1 worden de gemoederen al een tijdje beziggehouden door de hoeveelheid lijstjes en ‘… van het jaar’-verkiezingen. De lijst lijkt ieder jaar langer te worden: het woord van het jaar, kapsalon van het jaar, sportploeg, -man en -vrouw van het jaar, politicus van het jaar en zelfs de leukste verkiezing van het jaar.* Wat is toch die behoefte aan lijstjes en verkiezingen? Misschien heeft het iets te maken met een poging om orde te scheppen in onoverzichtelijke situaties. Gezien de huidige, ongrijpbare maatschappelijke ontwikkelingen niet zo vreemd dat het aantal verkiezingen en lijstjes toeneemt.

Mijn favoriete verkiezing van dit jaar werd van de week gehouden bij De Nieuws BV door ‘Roelof van de redactie’: de verkiezing van het jaar van het jaar. Roelof vraagt zich af: wat is nou het beste jaartal uit de Nederlandse geschiedenis? In de column van vijf minuten worden vijf jaartallen voorgedragen – 1648, 1848, 1959, 1998 en 2001 – én er wordt een keuze gemaakt. (Luister hier de column terug voor een toelichting op de jaartallen.)

And the winner is…
1848: het jaar van de grondwet van Thorbecke. Om tegenwicht te bieden tegen de keuze voor Wilders als politicus van het jaar. Eerlijk gezegd vond ik het in eerste instantie een beetje een saaie, té voor de hand liggende keuze, maar enige verdieping in het proces roept House of Cards-achtige beelden op en maakt het bepaald geen saai verhaal. Is de huidige grondwet deels het resultaat van een secretaris die de ontwikkeling en interpretatie van de nieuwe grondwet naar zijn hand zette in het belang van zijn eigen status en macht?

Grondwet1848

In 1848 werd Koning Willem II, naar eigen zeggen, onder invloed van revoluties is in andere landen in één nacht van ‘zeer conservatief tot zeer liberaal’. Hij gaf opdracht aan een commissie om de grondwet te herzien. Johan Rudolph Thorbecke was secretaris van deze commissie en bedacht de nieuwe grondwet, waarin het parlement meer bevoegdheden en diverse wetgevende en controlerende instrumenten kreeg.**

Als secretaris van de commissie en bedenker van de grondwet had Thorbecke opmerkelijk veel invloed. Zo nam (en kreeg) hij veel ruimte bij de interpretatie van regels. Hij maakte hier slim gebruik van en speelde een spel waarin hij bijvoorbeeld een ministersploeg ten val bracht. Vervolgens werd hij zelf minister en gaf vanuit die rol geheel nieuwe interpretaties aan bepaalde regels, al naar gelang het hem paste:

‘Als minister had Thorbecke weer andere interpretaties van de regels nodig om zijn gezag te beschermen. In 1862 poogde hij elke vorm van Johan_Rudolf_Thorbeckedebat over de regels in de kiem te smoren. Waar hij als Kamerlid ieder ander die zoiets probeerde van inconstitutioneel gedrag had beschuldigd, wees hij nu zelf alle kritiek van de hand. Want: “Aan wie is men onze tegenwoordige Grondwet meer dan aan mij verschuldigd? En zou ik dan mijn eigen werk verstoren?“’**

De manier waarop Thorbecke zijn functies invulde lijkt niet bepaald zuiver. Zou dit van het begin af aan zo zijn geweest of zijn de grenzen langzaam maar zeker vervaagd, zelfs door hemzelf onopgemerkt? Het is denk ik een van de grootste risico’s van de secretaris: te worden verleid door macht en status en ongemerkt verschuiven van een focus op de beste invulling van het vak naar de inzet van de rol als middel om meer macht of status te bereiken.

Secretaris van het jaar
Als er in 1848 een verkiezing voor de meest invloedrijke secretaris van het jaar was gehouden, dan het Thorbecke die vast gewonnen. Met al die lijstjes en verkiezingen zou ik zo’n verkiezing bijna in het leven roepen! Een snelle zoektocht op ‘secretaris van het jaar’ op Google levert geen resultaten. Gelukkig maar, want het laatste dat past bij deze rol is om deze in de spot lights te plaatsen. Toch?

Het lijkt mij wél interessant om een soort top 10 van meest invloedrijke secretarissen in de geschiedenis op te stellen. Waaraan moet iemand voldoen om daarin terecht te komen? Misschien iets voor komend jaar….

De subtiele taal van macht

De subtiele taal van macht in organisaties

‘Achter de wereld van de rede werkt een hele subtiele macht die in onze taal doorwerkt. Daarom moeten we de bewuste rede wantrouwen en kijken naar het machtsspel, naar het onderbewuste, onder de oppervlakte van de rede.’

dr Haroon Sheikh*

Als secretaris ben je voortdurend bezig met taal. In het spreken, denken en schrijven, als gebruiker en ontvanger. Je hebt daarin ook dagelijks te maken met de strategische, subtielere kant van taal waarmee je voortdurend kunt spelen: hoe is iets beschreven, op welke manieren kan je dit opvatten en erop reageren, hoe wil je iets juist wel of juist niet formuleren, etc. En je bent een soort vertaler: tussen verschillende organisatieonderdelen (met name in grotere organisaties) en tussen de interne en externe omgeving.

Interessant is de subtiele taal van macht (politiek handelen) in organisaties. De subtiele taal van macht gaat over taaluitingen waarmee indirect een bepaalde machtsverhouding in stand wordt gehouden of impliciet een keuze wordt doorgedrukt. Zowel degene die de taal bezigt als de ontvanger kunnen zich hier niet of nauwelijks van bewust zijn, maar de gebruiker kan de subtiele taal ook bewust inzetten.

Onbewuste associaties

Filosoof Edward Said beschrijft in zijn boek ‘Orientalism’ hoe de subtiele taal van macht kan doorwerken in de onbewuste blik van het Westen naar het Oosten. Door synoniemen voor de Oriënt als irrationeel, primitief en overdreven en voor het Westen als rationeel, democratisch en beheerst, werd een verhouding geschetst waarin de Westerse landen er altijd het sterkste uitkwamen. Dat rechtvaardigde vervolgens het kolonialisme (‘zij’ hebben ‘ons’ nodig). De synoniemen en de bijbehorende de associaties zijn inmiddels diepgeworteld. Dit is een belangrijk gegeven: zelfs als je het ergens op het bewuste niveau van de rede niet mee eens bent, kan het zijn dat je onbewust tóch bepaalde associaties hebt die ongewenste patronen bevestigen.

Soortgelijke processen en patronen doen zich overal voor waar mensen bij elkaar komen. Terwijl je denkt op bewust niveau een discussie te voeren, wordt je beïnvloed door dieperliggende associaties bij bepaalde woorden. Deze houden onbewust bepaalde beelden, normen, waarden, aannames, (voor)oordelen e.d. in stand. De zorg wordt bijvoorbeeld nog steeds als feminien beschouwd en techniek als masculien, secretariaten zijn feminien, management is masculien. Het is zinvol om dit soort patronen in het denken te herkennen en je bewust te zijn van taalgebruik waarin een machtsverhouding zit die subtiel doorwerkt. Denk bijvoorbeeld aan het consequent hanteren van ‘hij’, waar het ook ‘zij’ kan zijn, functiebenamingen als junior en senior beleidsmedewerker, termen als ‘de werkvloer’, ‘verantwoording afleggen’ en ‘ondergeschikten’. Hieruit spreekt een machtsverhouding die wel of niet wenselijk kan zijn. In ieder geval is het goed om je daarvan bewust te zijn, want de associaties die mensen bij deze termen hebben zijn van invloed op hun denken en handelen en kunnen iemand bijvoorbeeld uitdagen of juist demotiveren.

Bewuste beïnvloeding en manipulatie

Zoals gezegd kunnen subtiele taaluitingen van macht ook bewust worden ingezet. In een organisatie kan een  bestuurder impliciet dreigen met sancties om besluitvorming te sturen: “Iemand die niet instemt met een plan krijgt in zo’n geval bijvoorbeeld van zijn baas te horen dat ‘overplaatsing altijd nog kan’ of dat ‘de functioneringsgesprekken er alweer bijna aankomen’.”**

Beïnvloeding kan gemakkelijk overgaan in manipulatie.  Zowel onbewust als bewust gebruik zie je bijvoorbeeld terug in reclame en in de politiek, wanneer bepaalde archetypes of vooroordelen worden bevestigd. De ontvanger van de (doorgaans beperkte) informatie kan onbewust worden beïnvloed tot het doen van bepaalde aankopen of het innemen van een bepaald standpunt.

Wantrouw de bewuste rede

De bewuste rede wordt beïnvloed door de subtiele taal van macht en onbewuste associaties. Deze taal kan zowel bewust als onbewust worden ingezet. Daarom is het goed en getuigt het van zorgvuldigheid om de rede te wantrouwen. Als secretaris kan je een interessante rol spelen in de duiding en bewustwording van bepaald taalgebruik, de effecten daarvan en het vinden van taaluitingen die passen bij wat bijvoorbeeld een bestuur wil uitdragen. Hoe beter je de subtiele taal van macht herkent, spreekt en kunt vertalen, hoe gerichter en effectiever je jouw rol kunt uitoefenen.

Om op te broeden

* Luister eens met aandacht de taal die wordt gebruikt in een overleg. Welke woorden vallen op? Welke (onbewuste) associaties kunnen hier achter schuilgaan? Zouden die associaties voor iedereen hetzelfde zijn?


 

Ter illustratie: Chief Whip Urquhart

Wie de subtiele taal van macht als geen ander kent is de hoofdpersoon Francis Urquhart in de Britse BBC-serie House of Cards.  Als ‘Chief Whip’ – letterlijk vertaald ‘Hoofd Zweep’, over de taal van macht gesproken – bevind hij zich in het centrum van de macht. Urquhart omschrijft zijn rol als die van een functionaris wiens taak het is om de troepen van zijn partij in het gareel te houden: ‘I put a bit of stick about, I make them jump’*** Hij heeft ambities om minister te worden en probeert zichzelf in het nieuw te vormen kabinet te plaatsen. De Prime Minister heeft hier andere ideeën over. Het gesprek tussen de twee is een mooie illustratie van het bewust inzetten van de (subtiele) taal van macht en manipulatie.

Bronnen:

* dr Haroon Sheikh, college ‘De Taal van Macht’ van de College Club, 26-11-2015

** Hetebrij, Martin. 2008:8. ‘Macht en politiek handelen in organisaties: Iedereen speelt mee.’ Van Gorcum, derde druk.

*** BBC, TV-serie House of Cards. 1990. Gebaseerd op het gelijknamige boek van Michael Dobbs.

John McTernan. The Telegraph.17-7-2014. Chief Whips: They’re not as nice as they look.